13 avgjørende for et effektivt kommunikasjonssystem

Ved å utvikle et effektivt kommunikasjonssystem bør ledelsen vurdere følgende grunnleggende for effektiv kommunikasjon:

(1) Klarhet av informasjon:

Kommentering på kommunikasjonsrealismen sier Terry at det første essensen av effektiv kommunikasjon er å "informere deg fullt ut". Det innebærer at først og fremst kommunikatoren må være klar i tankene med informasjonen han ønsker å kommunisere. Kommunikasjon bør alltid være felles og lettforståelig språk, slik at det ikke blir misforstått av de personer som mottar det.

(2) Tilfredsstillelse av melding:

Meldingen som skal kommuniseres, skal være tilstrekkelig og fullstendig i alle henseender, siden ufullstendig informasjon viser seg å være farlig ut fra forretningsområdet. Tilstrekkelig informasjon som overføres, avhenger av de berørte partiets intellektuelle evner.

(3) Samhold av melding:

Meldingen som skal kommuniseres, bør ikke være gjensidig motstridende, men det bør være i tråd med de overordnede målene, retningslinjene, programmene og prosedyrene i organisasjonen. Selvmodsigende meldinger skaper alltid kaos og forvirring i organisasjonen som er svært skadelig for effektiv drift av bedriften. Hvis meldingen er endret fra den forrige, bør faktum klart angis slik at risikoen for forvirring kan reduseres.

(4) Tilbakemelding:

Tilbakemelding er en viktig metode for å sikre effektiv kommunikasjon. Det refererer til bekreftelsen av ideen kommunisert om meldingen har blitt forstått av mottakeren i samme forstand som avsenderen gjør, eller om mottakeren er enig eller uenig i kommunikasjonsforslagets forslag, gjør det avgjørende for den delen av avsender for å bekrefte det fra mottakeren.

I tilfelle kommunikasjon fra ansikt til ansikt er det lettere å få tilbakemeldingsinformasjon i forhold til følelser og uttrykk på mottakerens ansikt. Men for skriftlig kommunikasjon bør ledelsen utforme eller utvikle egnede midler og måter for å gjøre kommunikasjonen mer effektiv.

(5) Forstå mottakeren:

Forståelse er hovedformålet med kommunikasjon. Kommunikasjonen må skape riktig forståelse i mottakerens sinn. Killian rådet, "kommunisere med en bevissthet om den totale fysiske og menneskelige omgivelser der informasjonen vil bli mottatt.

Bilde arbeidsstedet; bestemme mottakernes mottakelighet og forståelsesnivå være oppmerksom på sosialt klima og skikker, spør informasjonens aktualitet. Spør hva, når og på hvilken måte du vil bli kommunisert med hvis du var i et lignende miljø og stilling. "

(6) Konsultasjon:

Det er generelt ønskelig å konsultere andre i planlegging av kommunikasjon. Dette vil gi mer innsikt og objektivitet til meldingen. En viktig fordel med konsultasjon vil være at de som har blitt tatt i trygghet mens de planlegger kommunikasjon, vil gi aktiv støtte.

(7) Bestem medium:

Etter å ha bestemt emnet, bør det bestemmes om hvor godt denne meldingen skal formidles. Alle aspekter ved muntlig eller skriftlig kommunikasjon må undersøkes nøye.

(8) Ton og innhold:

Kommunikatoren må være forsiktig med språket han bruker mens han snakker eller skriver. Hans tone, uttrykk og følelser vil ha en bestemt innvirkning på effektiviteten eller på annen måte av det han prøver å kommunisere.

(9) Timing og aktualitet:

Riktig oppmerksomhet bør gis til tidspunktet og aktualiteten til kommunikasjonen. Den samme meldingen vil bli mottatt eller svart på forskjellige måter av forskjellige personer og grupper på en gang og annerledes av de samme individer og grupper på forskjellige tidspunkter.

Selv i en nødsituasjon tør man ikke overse situasjonell, psykologisk og teknisk aspekt av timingen. Videre er det også nødvendig at informasjonen skal gis i tide da utdatert informasjon er like ille eller verre enn ingen i det hele tatt.

(10) Støtte med handling :

Det er svært nødvendig at kommunikasjonens handlinger skal støtte sin kommunikasjon. Dette skyldes at handling snakker høyere enn ord. Den mest overbevisende kommunikasjon, det bør bemerkes, er ikke hva man sier, men hva man gjør.

(11) Lytting:

Et svært viktig aspekt ved effektiv kommunikasjon er at ledere og veiledere bør være gode lyttere. Det er farlig å være uoppmerksom eller likegyldig når andre forsøker å kommunisere. De ti budene fra American Management Association sier: "Lytting er en av de viktigste, vanskeligste og mest forsømte Ferdigheter M-kommunikasjon.

Det krever at vi ikke bare konsentrerer oss om de eksplisitte betydninger en annen person uttrykker, men på de implisitte betydninger, uuttalte ord og undertoner som kan være langt mer signifikante. Dermed må vi lære å lytte med indre øret hvis vi skal kjenne den indre mannen. ”

(12) Miljø av tillit og tillit:

FE Fischer har påpekt at 'kommunikasjon vokser best i et klima av tillit og tillit'. All innsats bør derfor gjøres for å vinne tillit ved å rapportere fakta ærlig. Ansatte må være overbevist og føler at selskapet er sannferdig og oppriktig i sine kontakter.

Paul Arnold, president for Arnold Bakeries: "Hvis din ansattes relasjonsprogram er en lyd, hvis din hensikt er sant, hvis ditt folk tror på den hensikten, og i den sannheten, da og bare da kommuniserer du med suksess."

(13) Å holde systemet alltid i live:

Kommunikasjonssystemet skal holdes åpent og levende hele året rundt. Det er bare ved ærlige forsøk at gode kommunikasjonsforhold kan utvikles.