16 Hurtige tips for å gjennomføre et effektivt møte (med sjekkliste)

Et effektivt møte er alles barn, ikke bare formannen eller sammendraget. Vi høster det vi så.

1. Klarhet av formål:

Formålet med møtet bør være klart og tilnærmingen bør være godt skissert. Da kan diskusjonen være målrettet.

2. Egnet leder:

Styremannen bør passe til anledningen. England valgte Churchill som krigstidsminister, men da fred ble etablert.

3. God orientering:

Alle medlemmer bør ha en god orientering og oppmuntring til å bidra til møtet.

4. Sikre punktlighet:

Siden alliansens tid er involvert, bør formannen ta tiltak for å sikre punktlighet. Det bør være belønninger for det og straffene (selv om de er subtile) for ikke å opprettholde det ut av ren vane.

5. Tidshåndtering:

For å starte og avslutte på tide og å gjøre orden på dagsordenen, bør formannen planlegge tiden godt. De enkelte elementene på dagsordenen kan tildeles fast tid for å balansere tidspunktet tildeling.

6. ha en strategi:

Siden en dag cricket har kommet, har vi hørt om strategi mye. En møtedirektør bør ha en forhåndsplanlagt strategi for hvordan man skal takle enkelte mennesker, visse problemer og visse forventede situasjoner.

7. Klare beslutninger:

Beslutningene skal være klare og tildeling av plikter etter evne og vilje. Det bør være en klar forpliktelse fra medlemmene.

8. Demokratisk ånd:

Demokrati er for alles rettferdige utvikling. La alle bidra, være representert, bli adressert i beslutningen om møtet.

9. Oppmuntre til å lytte:

Lytting oppfordres når ting er av interesse for alle. Men forskjellige motiver appellerer til forskjellige mennesker. Ikke-lyttere står overfor muligheten for avvisning og censur.

10. Løse konflikter:

Et sammenstøt av visninger bør løses. I stedet for skjørtproblemer kan man møte dem med forsiden.

11. Forklar positive og negative sider:

Formannen eller en kunnskapsrik talsmann bør forklare det gode i en ide så vel som den dårlige. Problembasert politikk er den beste. En rasjonell og kritisk, kunnskapsrik og ikke-følelsesmessig tilnærming skal oppfordres.

12. Bruk uenigheter:

Hvis en uenighet oppstår i saken, kan det være en kilde til en bedre ide.

13. Ikke-personlige kommentarer:

Medlemmet trenger ikke å gå inn i det personlige livet til andre når møtet handler om problemer, ikke noen personers personlige liv.

14. Gi flere valg:

For å gi medlemmene følelsen av å ha valgt og bestemt, er det nyttig å gi dem ulike muligheter og komme til det beste.

15. Selvoppfyllelse:

Møtet skal oppfylle når det gjelder kvaliteten på beslutninger og kvaliteten på deltakelsen. I en vennlig atmosfære, med upartisk formannskap, er denne følelsen lettere å utvikle. Medlemmene må ha sin følelsesmessige tilfredshet.

16. Få sluttløsninger:

I stedet for halvveisløsninger eller kompromisser, må avgjørende løsninger tas.

Fallgruver:

Ved gjennomføringen av et møte må vi vakt mot:

(a) En forsinket start

(b) Bogging ned i mindre problemer

(c) Overskridelse av fristen

(d) Avbrudd

(e) Monopolisering av et medlem eller en undergruppe

(f) Cross-talk

(g) Tangentiell snakk

(h) Emosjonelle oppblåsninger

(i) Svak eller partisk forankring

(j) Manglende nøkkelaktører

(k) En altfor ambisiøs dagsorden

(l) Møte som en erstatning for tenkning og handling (en slags helling av problemer på en gruppe og å finne en syndebøtte)

Sjekkliste for gjennomføring av gode møter:

Som møte arrangør kan du finne denne sjekklisten nyttig.

1. Stolene, bordene, etc. skal ordnes godt.

2. Hvis medlemmene skal ha navneskilt, merker etc., bør disse ordnes.

3. Papirvarer som pins, klips, fastspenningsbånd, papir, penner, etc. skal gis.

4. Det offentlige adressesystemet bør testes.

5. For visuell projeksjon skal apparatet testes.

6. Visningselementene skal være klare og, når det er nødvendig, fastsatt.

7. Hallen skal være pen og fri for enkel bevegelse. Ingen ledninger på gulvet der man kan reise.

8. Arrangementer må være der for snacks, vann, etc., om nødvendig. Noen mener at "Ingen møter uten å spise".

9. Sørg for at medlemmene har mottatt varsel. Sørg for at de kommer forberedt. Tidspunktet for telefonen til dem er viktig.

10. Utenfor eksperter trenger spesiell håndtering. Arrangement må gjøres for å motta og eskorte dem.

11. Man må se til belysning, ventilasjon, akustikk (lydspredning) og temperatur på møtestedet.

12. Organisering av et stort møte er selv en komitejobb. Man må se at medarrangørene er godt orienterte og kommunikasjonslinjer er åpne med dem.

13. Etter møtet skal oppfølgingsaksjonen være rask. Suksessen til et møte og ros for det kan gjøre oss så selvfornøyde at vi kan bli inaktiv.

14. Man må forfølge handlingsplanen ved å danne en veiledningskjede. Dette ville ta bort den viktigste kritikken som gjelder selv til godt gjennomførte møter - alt snakk og ingen handling.