3 Komponenter til et forretningsmøte: Merknad, dagsorden og protokoll

Noen av hovedkomponentene i et forretningsmøte er: 1. Meldingsmelding, 2. Møtelogg og 3. Protokoll fra møtet

Innkalling til et møte:

Når et møte skal innkalles, må det sendes en melding til alle som skal delta.

Det skal tilfredsstille disse betingelsene:

1. Det bør være under forsvarlig myndighet

2. Det skal oppgi organisasjonens navn

3. Det skal angi dato, dato, klokkeslett og sted. Også, noen ganger, hvordan du kommer til stedet

4. Det bør være i god tid. Noen krever syv dager varsel, ca 48 timer '

5. Det skal angi formålet og, om mulig, dagsordenen

6. Den skal ha dato for sirkulasjon og samtaler / sekretærs underskrift

7. Det skal gå til alle personer som kreves på møtet

8. Det bør nevne TA / DA etc. betales og ordningene for dette

I praksis er det nødvendig å sørge for at varselet har nådd i tide. Dette kan gjøres telefonisk. Dispatch-delen og innlegget er utsatt for forsinkelser

Vi finner ofte at mellom datoen for et brev fra en stor offentlig organisasjon og poststemplet på brevet, er det et gap på 10-12 dager. En melding som skal nå syv dager før møtet, bør ikke nå syv dager etter møtet.

Dagsorden:

Som nevnt er en agenda en liste over ting som skal behandles på et møte. Det kalles også forretning eller forretningsorden. Den kommer fra det latinske ordet agendum (entall) som betyr "ting å gjøre." Men agendaen (det latinske flertallet) brukes som et enslig substantiv.

Det er rutekartet til møtet. Eksemplet på eksemplene ovenfor inneholder allerede et snev av hvordan det er skrevet. Dagboken kan være en del av innkallingen eller kan vedlegges som vedlegg. Samboeren / sekretæren forbereder den i samråd med formannen og får sin godkjenning.

Dagens saker skal dekke alt som er nødvendig for å bli vurdert på den tiden. Møter tar tid og krefter å arrangere; Derfor må dagsorden være godt gjennomtenkt.

Elementene kan utarbeides fra:

(a) Tidligere minutter

(b) Forslag mottatt

(d) Korrespondanse av organisasjonen

Dagsorden inneholder rutinemessige elementer samt spesielle.

Her er noen retningslinjer for oppføring av elementene:

1. Unnskyldninger fra fraværende medlemmer (trenger ikke skrives tidligere)

2. Condolences hvis noen (kanskje eller kanskje ikke skrevet tidligere)

3. Lesing og godkjenning av minutter fra siste møte

4. Saker som oppstår ut fra tidligere møtes minutter (dette trenger ikke alltid å bli nevnt)

5. Urgent og ikke-kontroversielle elementer

6. Saker som krever nærmere diskusjon og debatter

7. Eventuelle nye, stedlige gjenstander med godkjennelse av formannen

8. Dato for neste møte.

Det siste elementet i et møte er en takknemlighet til formannen, men dette må nevnes. Varene nevnes kort eller detaljert i henhold til praksis eller behov.

Stilen som brukes er som følger:

(i) Valg av revisorer

(ii) Induksjon av nye medlemmer

(iii) Lesing av minutter

(iv) Gratulerer så og så på tildeling av Padmashri til ham / henne

ELLER

(i) For å lese og godkjenne minuttene fra det foregående møtet

(ii) For å vurdere annonsetrykket

(iii) Å organisere en bloddonasjonsleir

(iv) Utnevne underkomiteer for idrettskonkurranse og musikkonkurranse

Dagsordenen skal kunne håndteres innen tiden som er tilgjengelig. Noen klubber har en tidsbegrensning for varigheten av et møte (f.eks. 90 minutter), som automatisk dikterer omfanget av diskusjonen.

Protokoll fra møtet:

Referatene til et møte er oversikten over diskusjonene / avgjørelsene deri. De har en offisiell status; de er nyttige i loven, og i noen tilfeller kreves av loven å bli skrevet. Minutter er endelige når de er godkjent av gruppens medlemmer som de forholder seg til, vanligvis i det neste møtet, og undertegnet av formannen.

Selv om det er emosjonelle øyeblikk i et møte, er protokollen skrevet på en unemotional måte, er kult, faktum, upersonlig og upartisk. Videre er slike krav til tid på de fleste at minuttene skal være konsise, kokt ned til de viktigste.

Bare noen organisasjoner krever at de også registrerer detaljerte diskusjoner (dvs. hvem sa hva og hva var reaksjonene ... til beslutningen ble nådd). Vanligvis er kroppen til minuttets poster.

(a) Forslagene og endringene derav

(b) Forslagsstiller og utstasjon av bevegelser

(d) Anbefalinger

(e) Beslutninger / vedtak

(f) Oppgaver tildelt enkeltpersoner, underkomiteer

De samlede minuttene skal gi:

1. Navnet på organisasjonen / enheten

2. Dag, dato, klokkeslett og sted

3. Antall i rekkefølge (f.eks. 33. møte i ...)

4. Navn på leder og sekretær

5. Navn på medlemmer tilstede

6. Navn på fraværende

7. Deltakere ved spesiell invitasjon, f.eks. Revisor, cateringfirma, etc.

8. Registrering av transaksjonene (på retningslinjene ovenfor)

9. Underskrift av sekretær og etter godkjenning fra styrets leder.

Tips for å skrive minutter:

Protokollen skrives generelt av sekretæren fra notatene tatt under møtet. Han / hun kan bruke dagsordenen som ramme for å skrive dem og bruke korte skjemaer, stenografi etc. for å ta raske og nøyaktige notater. Han må kanskje be medlemmer om å gjenta ordene sine for å få dem riktig.

Han bør legge ned alle opplysninger som trengs for rettferdig kopi av minutter. Protokollene kan skrives under korte overskrifter som brukes på agendaen.

(Som for å lese dem, sirkulerer noen komiteer på forhånd og tar dem som lest. Ellers bør leseren lese dem høyt, tydelig og raskt.)

Stilvis, de bruker en av disse konstruksjonene:

en. Det ble vedtatt at protokollen fra det foregående møtet ble godkjent.

b. Det ble bestemt at en underkomité skulle settes opp til å vurdere

c. Løst at en bloddonasjonslære holdes 15. august. (Verbet brukes i subjunctive humør: "gjøres, bli utnevnt", etc.)

Alternativt er beskrivelsen gitt i den siste tid:

1. Protokoll for siste møtes:

Sekretæren leste ut protokollen fra møtet datert ... og de ble godkjent.

2. Bidrag mottatt:

Formannen informerte om at han hadde mottatt en donasjon av Rs. 50.000 fra ex-medlem Mr. Gopal Rathi.

På godkjennelsestidspunktet spør formannen: "Accepterer du protokollen når de står?" ELLER "Eventuelle saker som kommer opp av protokollen?"

Din evne til å skrive gode minutter kan tjene deg til en premieposisjon i en organisasjon. Også, hvis du holder en stilling og ikke vet hvordan du skriver minutter, kan du få forlegenhet.

konferanser:

Å gi midler til å konsultere og en forretningskonferanse er å komme sammen av folk som har et felles forretningsmål med sikte på å konsultere, råd eller anbefale. Sammenlignet med et møte, er en konferanse uformell og ofte mye større. Dens formål er mindre veldefinert enn møtet.

En organisasjon kan holde regelmessige konferanser (si årlig) hvor delegatene møtes for å utveksle sine synspunkter, diskutere sine erfaringer og samle sine ideer sammen. Deling er den fremtredende funksjonen til en konferanse.

Eksempler på konferanser er - livsforsikringsrådgiverkonferanse, scooterforhandlerkonferanse, små forretningsmenns konferanse, malingprodusenters konferanse mv.

Delegasjonene er beriket av presentasjoner av formelle høyttalere, også ved de uformelle diskusjonene. For at en komité skal være effektiv, bør den ha om lag syv medlemmer mens en konferanse kan ha 15-20 deltakere eller mer.

Fordeler med konferanser:

(i) Utsikt og erfaringer utveksles

(ii) Ulike sider av et vanlig problem er presentert.

(iii) Ledelsen kan møte og konsultere spesialgrupper som forhandlere, klienter, fagforeningsledere.

(iv) Eksperthøyttalere kan gi råd og belyser delegatene.

(v) Nye utviklinger og nye strategier kan presenteres.

(vi) Tvil kan ryddes.

(vii) Ansatte får motivasjon gjennom deltakelse.

Ulemper ved konferanser:

(i) Når ansatte blir invitert til en konferanse, kan deres selvbetydning overskride og ledelsen kan virke avhengig av deres synspunkter.

(ii) Hvis en ansatt blir kalt til en konferanse over hans forståelsesnivå, kan han føle seg ute av sted.

(iii) Hvis konferansens leder er dårlig forberedt, kan han ikke rettferdiggjøre problemene.

Typer konferanser:

På grunnlag av formålet kan konferanser klassifiseres således:

1. Informasjonskonferanse:

I denne typen konferanse er målet å gi informasjon til juniorene. Nye retningslinjer, ny teknologi, omorganisering etc. kan formidles nedover linjen. Dette er en form for nedadgående kommunikasjon.

2. Konferanse om en foreslått løsning:

Et problem eller en situasjon som står over for selskapet diskuteres med en mulig løsning. Ledelsen genererer en diskusjon om forslaget for å kjenne sine fordeler.

3. Problemløsende konferanse:

Her er det ingen klar løsning, men ideer inviteres fra deltakerne og kastes åpent for diskusjon.

4. Konferanse for budsjettering / prognose / estimat:

Når et selskap ønsker å sette et mål og ønsker medarbeidernes samarbeid, kalles en slik konferanse. Med tanke på selskapets overordnede mål diskuteres budsjettet / prognosen / estimatet.

Siden de ansatte er involvert i prognosen, kan de snakke om deres respektive miljøer. Det er også lettere å få sitt samarbeid og engasjement etter en slik konferanse.

5. Konferanse for trening:

Opplæring er en pågående aktivitet i en progressiv organisasjon. Konferanser kalles for å trene ledere i nye kompetanseområder. En bank kan ordne opplæringskonferanse om industriell rehabilitering for sine feltoffiserer.