5 trinn for å etablere et effektivt inventareguleringssystem

Noen av trinnene som er involvert i etableringen av et effektivt lagerstyringssystem i en organisasjon er: A. Klassifisering og kodifisering av inventar. B. Vedlikehold av lagerregistreringer. C. Kontroll av den sykliske strømmen av materialer. D. Kontroll av verktøy. og E. Store rom ledelse.

(A) Klassifisering og kodifisering av inventar:

Et godt system for klassifisering og kodifisering av lager er viktig for å forhindre blanding av en type inventar med den andre.

Lagerbeholdningen skal klassifiseres etter deres natur i egnede kategorier. For eksempel kan inventar av en ingeniørvurdering klassifiseres som mildt stål, verktøy, bronse, kobber etc., og hver av disse kategoriene kan videre klassifiseres på riktig måte. For å spare tid og forenkle identifikasjon og kontroll, bør ulike kategorier av beholdning gis et kodenummer.

Ulike metoder for kodifisering av materialer er i bruk, og noen få viktige diskuteres nedenfor:

(a) Mnemonisk metode:

I denne metoden er bestemte grupper av materialer betegnet med spesifiserte bokstaver. Her brukes første bokstav i hvert ord av materialene til koding. For eksempel er kodeordet for stålskruer SS, jernskruer er IS osv. Dette hjelper i lett memorisering av ulike koder.

(b) Enkel Numerisk Metode:

Under denne metoden er spesifikke numre tilordnet å betegne bestemte materialklasser. Hvis et nytt materiale legges til, vil neste høyere tall i rekkefølge bli tildelt for det samme.

(c) Numerisk metode:

I denne metoden er et bestemt nummer tildelt bestemte klasser av lager med påfølgende sifre for å indikere den andre spesifikasjonen. Hvis for eksempel sifferet 30 er tilordnet stålrør, vil 2 "x 9" stålrør bli indikert med 3029. På samme måte, hvis 50 er tildelt messingskrue, vil 2 "x 3" messeskrue betegnes med 5023 .

(d) kombinert metode:

Noen ganger kan noen av metodene ovenfor kombineres for å oppnå maksimale fordeler. For eksempel kan messingskrue på 2 "x 5" betegnes av BS25, Jernskrue på 1/2 "x 1" kan betegnes av IS 121 etc.

(B) Vedlikehold av inventar:

Følgende er de to viktige metodene for å opprettholde lagerregistre:

(i) Periodisk lagringssystem,

(ii) Perpetual Inventory System.

(i) Periodisk beholdningssystem:

Under dette systemet er kvantum og verdi av lager kun funnet ut ved slutten av regnskapsperioden etter å ha fysisk verifisering av enhetene i hånden. Dette systemet gir ikke informasjon om mengden og verdien av beholdningen på en kontinuerlig basis.

I dette systemet gjøres ingen regnskap for tap, sløsing, krymping, tyveri etc. Det antas her at varelagerene som ikke er på lager, har blitt brukt. Det er derfor kostnadene for forbruket som forbrukes, bestemmes her ved å legge til den totale verdien av beholdningen pr verdien av beholdningen i hånden som åpningslager, og fradrag verdien av beholdningen på slutten som sluttlager.

(ii) Perpetual Inventory System:

Ifølge regnskapsføring er perpetual inventar et system av poster som vedlikeholdes av kontrollerende avdeling som gjenspeiler den fysiske bevegelsen av aksjer og deres nåværende balanse. "Perpetual inventar tar sikte på å utarbeide systemet med poster hvor kvitteringer og utstedelser av butikker kan registreres umiddelbart ved Tiden for hver transaksjon og balansen kan bli brakt ut for å vise den oppdaterte posisjonen.

Rekordene som vanligvis brukes til evigvarende beholdning er:

1. Bin-kort.

2. Lagre Ledger-kontoer eller lagre Ledger-kort.

3. Vedtak av Kontinuerlig aksjeopptak.

1. Buntekort:

Et bin-kort er et kort som viser kvantitative oppføringer av kvitteringer, utstedelser og sluttbalanser av materialet som er lagret i den tilhørende boksen. Boks betyr en stativ, hylle, beholder eller plass hvor materialene holdes.

Bin-kortet er plassert i esken. Separate bin-kort er utarbeidet for hver varebutikk, og hvis to forskjellige materialer holdes i en hylle, er to bøller kort en for hver, forberedt på å behandle hyllen som to hyller.

Følgende prøveform av Bin-kort vil hjelpe til med riktig forståelse av innholdet på bin-kortet.

Kvitteringene er oppgitt i henhold til GRN, problemene vises på grunnlag av butikkrekvisisjoner og sluttbeløpet vises etter at hver oppføring er gjort der. I bin-kort er alle oppføringer, dvs. kvitteringer, utstedelser og balanser av materialer kun uttrykt kvantitativt.

2. Butikker Ledger:

Butikker Ledger er en rekord av butikker, både i antall og verdi. Det vedlikeholdes av butikkregnskapsføreren. Det ligner nesten på bin-kort med en viktig forskjell at det også vises i butikkbokserverdien av materialer.

Det er i butikkboksen alle oppføringene uttrykkes kvantitativt og kvalitativt. Disse ledgers er vanligvis i løs bladform og for separate klasser av materialer brukes separate bindemidler. I noen bekymringer opprettholdes disse ledgers i bundet volumer for å unngå tap av løse folios.

Prøveformen av butikkboksen er gitt nedenfor:

3. Vedtak om kontinuerlig aksjeopptak:

Kontinuerlig aksjeopptak er en viktig del av evigvarende varesystem. Dette gjøres ved å sammenligne den fysiske mengden med mengdene som vises i bin-kortet og butikkboksen. Dette gjøres vanligvis av et uavhengig internt revisjonspersonale.

Avvik mellom balansen vist av butikkboksen og de faktiske butikkbalansene kan være på grunn av følgende to årsaker:

(a) Unngå årsaker:

Disse inkluderer over-over problemer eller under problemer, klager feil, brudd, pilferage, plassering av materialer i feil bin etc.

(b) Uunngåelige årsaker:

Den inneholder fordampning, krymping etc., av lagerbeholdning, som bryter bulk, dvs. utstedelse av inventar i små partier, klimatiske forhold som forårsaker forverring etc.

Bruk av evigvarende varesystem:

1. Det letter produksjonsplanleggingen. Butikkjournalen er et middel for å tildele materiale til produksjonsordrer, og det muliggjør planlegging og utgivelse av bestillinger med full forsikring om at materialer vil være tilgjengelige når det er nødvendig.

2. Det muliggjør rettidig anskaffelse av materialer med nøyaktige spesifikasjoner for "hvor mye" og "når".

3. Det letter tildeling av materialkostnader til produksjonsordrer eller produksjonsavdelinger som bruker elementene.

4. Det gjør det mulig å utarbeide regnskap uten å ta opp fysisk beholdning.

5. Det etablerer grunnlag for å ta fysisk inventar og for å kontrollere feilallokering, avfall, forældelse og tyveri av materialer.

(C) Kontroll av stoffets syklusflyt:

Et effektivt system må utformes for å kontrollere materialet fra tidspunktet for rekvisisjon av kjøp til lagring av ferdige varer.

Ifølge John A. Shubin er følgende trinnene i materialkontrollsyklusen:

1. Butikkpostklienter lager innkjøpsrekvisisjoner for anskaffelse av nødvendige materialer, deler, forsyninger og verktøy og overfører skjemaene til innkjøpskontoret; og de arkiverer "forespørsler om produksjon" med planleggingskontoret for de delene og verktøyene som skal produseres i anlegget for å fylle opp aksjer.

2. Innkjøpskontoret anskaffer rekvirerte varer ved å plassere ordrer med leverandører og ved å følge opp leveranser.

3. Mottakingsavdelingen laster inn innkommende varer og kontrollerer materialene mot innkjøpsordre for kvantitet og tilstand.

4. Innkjøpskontoret reviderer fakturaer og (når det er nødvendig) tar opp med leverandørjusteringer for uoverensstemmelser.

5. Håndtering av menn, flytt materialer mottatt og deler produsert til lagerområder. Clerks gjør passende oppføringer på butikkoppføringer, bin-kort eller butikkbokser for varer som er plassert i butikken.

6. Butikk-rekrutterer på planleggerkontoret utarbeider materialrekvisisjoner allokere materialer til produksjonsordrer og foreta passende oppføringer på evigvarende lagerregistreringer.

7. Oppbevar romskonsulent utsted materialer og deler som angitt på rekvisitionsskjemaer mottatt fra planleggerkontoret. Kontorene gjør oppføringer på bin-kort og sender en oversikt over materialer som er utstedt til regnskapskontoret for kostnadsregnskapsmessige formål.

8. Anleggsleverandørene kontrollerer varestrømmen i prosessen ved hjelp av ruteark (produksjonsordre) og "flyttordre" som styrer arbeidets reise gjennom anleggsstyrene i planleggingskontoret og viser arbeidets fremdrift i anlegget .

9. Leverandører returnerer ubrukt materiale og deler til lagerlokaler. Clerks (på grunnlag av "butikker-returlister") gjør passende oppføringer på bin-kort, evigvarende lagerregistre og kostnadsregnskapsark.

10. Despatchers leder bevegelsen av ferdige varer til butikklokaler og (på grunnlag av arbeidsmessige utfylte skjemaer mottatt fra anlegget, gjør kontorskollegemer relevante oppføringer på ferdige lagerrekorder.

(D) Kontroll av verktøy:

Verktøy er av fire kategorier nemlig:

1. Holdingsverktøy:

Disse verktøyene er arbeidsholdende og arbeidsstyrende enheter som brukes i forbindelse med maskinoperasjoner. Eksempler: Jigs, fixtures etc.

2. Skjæreverktøy og skjæreverktøy:

Disse verktøyene brukes med maskiner for å endre form eller form av materiale. Eksempler er-dør, fresemaskiner, øvelser etc.

3. Måleverktøy:

Disse typer verktøy er enhetene for å kontrollere samsvaren mellom arbeid og standarder. Eksempler er guages, mikrometer etc.

4. Hjælpeverktøy:

Det er enhetene som brukes til å bygge opp eller rive ned produkter eller maskiner. Eksempler er skrutrekker, skiftenøkler, søyler etc.

Prosedyre for verktøy og retooling:

Verktøy betyr planlegging og oppkjøp av verktøy. Verktøy er nødvendig når et nytt produkt skal produseres. Retooling kreves når produktdesign skal endres eller en ny modell skal produseres.

Trinn i verktøyet:

Det er seks trinn i verktøy, de er:

1. Bryte produktet ned i underenhetene og delene og analysere regningen av materialer, tegninger og andre spesifikasjoner for å bestemme hvor mye verktøy som trengs.

2. Velge og studere prosesseringsmetode og i henhold til mengden varer som skal produseres, bestemme hvilken type verktøy som skal brukes for hver operasjon.

3. Designe nødvendige spesialverktøy for spesifikke operasjoner og velge standardverktøy som trengs for produksjon.

4. Fremstilling eller fabrikasjon av verktøyene i henhold til deres tegningstegninger.

5. Inspisere verktøyene for å overholde spesifikasjonene.

6. Følg oppførelsen av verktøy i produksjonen, Holde de nødvendige oversikten over kostnadene for verktøy, utgangsnivå oppnådd for hver verktøymetode og bruk informasjonen for å forbedre utformingen av verktøyene som allerede er laget.