9 Viktige tiltak for å overvinne kommunikasjonsbarrierer

For å fjerne hindringer i vei for kommunikasjon er følgende trinn verdt å vurdere:

(1) Forklar ideer før kommunikasjon:

Personen som sender kommunikasjonen, skal være veldig klar i tankene om hva han vil si. Han burde vite målet om hans budskap, og derfor bør han ordne sine tanker i en ordentlig rekkefølge.

Image Courtesy: 2.bp.blogspot.com/-6LWrpXAM_DU/UIoQUtjFfHI/speaker.jpg

(2) Kommuniser i henhold til mottakerens behov:

Avsenderen av kommunikasjonen skal forberede strukturen til meldingen, ikke i henhold til eget nivå eller evne, men han bør huske nivået, forståelsen eller miljøet til mottakeren.

(3) Kontakt andre før kommunikasjon:

Ved planlegging av kommunikasjonen bør forslag inviteres fra alle berørte personer. Dens viktigste fordel vil være at alle de som blir konsultert på tidspunktet for utarbeidelsen av kommunikasjonsplanen, vil bidra til kommunikasjonssystemets suksess.

(4) Vær oppmerksom på språk, tone og innhold av meldingen:

Avsenderen skal passe på at meldingen skal være innrammet i klart og vakkert språk. Tonen i meldingen skal ikke skade mottakerens følelser. Innholdet i meldingen skal så langt som mulig være kort og overdreven bruk av tekniske ord bør unngås.

(5) Gi hjelp og lyder til lytteren:

Emnet for meldingen skal være nyttig for mottakeren. Behovet og interessen til mottakeren bør spesielt holdes i tankene. Kommunikasjon er mer effektiv i en slik situasjon.

(6) Sørg for riktig tilbakemelding:

Formålet med tilbakemelding er å finne ut om mottakeren har forstått meningen med mottatt informasjon. I ansikt til ansiktskommunikasjon kan reaksjonen på mottakers ansikt forstås.

Men i tilfelle skriftlig kommunikasjon eller annen form for kommunikasjon, bør noen av de riktige metodene for tilbakemelding vedtas av avsenderen.

(7) Samhold av melding:

Informasjonen som sendes til mottakeren, bør ikke være selvmodsigende. Det skal være i samsvar med organisasjonens mål, retningslinjer, programmer og teknikker. Når en ny melding skal sendes i stedet for den gamle, bør den alltid nevne endringen, ellers kan det oppstå tvil.

(8) Oppfølging Kommunikasjon:

For å gjøre kommunikasjon effektiv bør ledelsen regelmessig prøve å kjenne svakhetene i kommunikasjonssystemet. I denne sammenheng kan det gjøres innsats for å vite om det skal legges mer stress på den formelle eller den uformelle kommunikasjonen vil være hensiktsmessig.

På samme måte kan forslag bli invitert med hensyn til kommunikasjonsmediet (muntlig, skriftlig og gestural) for å vite hvilke medier som ville være mer effektive og hensiktsmessige.

(9) Vær en god lytter:

Det er essensen av kommunikasjon at både avsender og mottaker skal være gode lyttere. Begge bør lytte til hverandres synspunkt med oppmerksomhet, tålmodighet og positiv holdning. En avsender kan motta mye relevant informasjon ved å være en god lytter.