Kommunikasjonskanaler: Formelle og uformelle kanaler

Ulike kommunikasjons kanaler er: 1. Formell kommunikasjonskanal 2. Informal kommunikasjons kanal / Grapevine!

Kommunikasjon kan også klassifiseres i henhold til graden av seremoni eller formalitet den har.

Dermed kan vi dele kommunikasjon i to brede kategorier:

1. Formell kanal for kommunikasjon:

En formell kommunikasjonskanal er kommunikasjonsmidlet som normalt kontrolleres av personer i myndighetsstillinger i en organisasjon. Derfor har det også blitt referert til som en organisasjons hovedlinje av operasjonell kommunikasjon.

Alle rapporter, poster og andre former som leverer arbeidsinformasjon til ulike deler av en organisasjon inngår i den formelle kommunikasjonskanalen. Disse kanalene for kommunikasjon fungerer ikke automatisk. En god bedriftsorganisasjon vil sørge for at disse er nøye planlagt og utformet for sine behov.

Fordeler:

(i) Effektiv:

Formelle kanaler betraktes som mer effektive av kommunikasjonskanaler. Med organisasjoner som stadig vokser i størrelse, bidrar formelle kanaler til å bygge bro over gapet i kommunikasjonsprosessen. Det er en lett tilgjengelig måte å nå gjennom til hvert hjørne av en organisasjon, som ellers ville være vanskelig.

(ii) Forhindre bøyning:

I formelle kanaler er reglene godt lagt. For eksempel kommuniserer en arbeidstaker med veileder, veileder med leder, og så videre. Dermed blir bare nødvendig informasjon filtrert og sendt til toppen. Det forhindrer toppledelsen i å bli presset ned med de irrelevante, nitty-gritty (praktiske detaljene) av informasjonen og gir den fri for større beslutninger og overordnet ledelse.

(iii) Bedre overvåking:

En organisasjon kan designe formelle kanaler som passer til de spesifikke behovene. Dette kan bidra til å overvåke organisatoriske aktiviteter. Det kan sikre at problemer løses uten for mye forsinkelse.

iv) god atmosfære:

Gode formelle kommunikasjons kanaler gjenspeiler profesjonalitet. De hjelper konsolidere organisasjonen. De holder også ledelsespersonalet i kontroll.

ulemper:

(i) Gjøre fri strøm av informasjon:

Formelle kanaler avskrekker en fri strøm av informasjon. Formalitet krever at informasjonsflyten kun tar en bestemt rute. Dette hemmer den naturlige strømmen av informasjon.

(ii) Tidkrevende:

Formelle kommunikasjonskanaler fører ofte til forsinkelser. Informasjonen kan ikke direkte nå personen som den er ment for. Det må ofte ta en formell rute hvor de mellomliggende linkene kan være meningsløse. Som et resultat kan formelle kommunikasjons kanaler bli tidkrevende.

(iii) Påvirker beslutningstaking:

Filtrering og overvåking av informasjon på lavere nivåer er et dobbeltkantet sverd. Mens det har sine fordeler, kan det også hindre viktig informasjon fra å nå toppledelsen. Dette kan endre perspektivet mens du tar beslutninger.

2. Informal kommunikasjons kanal / Grapevine:

Den uformelle kanal for kommunikasjon blir ofte motløs eller sett ned i en "organisasjon, og er ikke offisielt sanksjonert. Det er populært referert til som grapevine. Dette skyldes at det går i alle retninger uavhengig av formell struktur.

Opprinnelsen til begrepet grapevine kan spores til hvordan det botaniske vintreet vokste over telegrafiske ledninger, noe som gjorde telegrafiske meldinger i utilsiktede retninger. I forretningslivet skylder vinranken sin eksistens til menneskets sladderlige natur.

Mennesker har en tendens til å snakke løst eller lett med sine medarbeidere hvor de måtte være. Til tider føler de behovet for å bli frigjort fra nødvendigheten av å holde seg til logikk eller sannhet.

Som folk går om sitt arbeid, har de uformell samtale med sine venner på kontoret. Disse samtalene omhandler både personlige og forretningsmessige forhold. Dette resulterer i generering av en ryktemølle, som er en vinrank.

Grapevine er klassifisert i fire kategorier:

Enkeltstreng : Hver og en forteller en annen.

Gruppe eller sladderkjede: En forteller alle personer i sin gruppe.

Sannsynlighetskjede: Hver tilfeldig forteller en rekke personer.

Klusterkjede: Noen forteller utvalgte andre.

Grapevine tilfredsstiller medlemmernes sosiale behov, fører til mer avslappede menneskelige relasjoner (delvis gjennom frigjøring av fantasi), tjener til å fylle de mulige hullene i den formelle kommunikasjonen og kobler til og med de menneskene som ikke faller i den offisielle kommandokjeden.

Andre egenskaper av vinranken er:

(i) Det er mer folksorientert og deretter problemorientert.

(ii) Kan ikke være helt autentisk og pålitelig.

(iii) Grapevine overføring strømmer i alle retninger i en organisasjon.

(iv) Grapevine-informasjon reiser veldig fort.

(v) Dets ansvar kan ikke løses.

Faktorer som fører til drue:

En ryktemølle blir aktiv når følgende faktorer eksisterer i en organisasjon:

(i) Manglende følelse av retning, spesielt i krisetider. Jo mer usikkerheten er, desto større er ryktet.

(ii) Dannelsen av foretrukne grupper av ansatte av ledelsen. Dette øker usikkerheten blant andre ansatte som fører til rykter.

(iii) Manglende selvtillit blant ansatte fører til dannelsen av grupper. Disse gruppene kjører ofte ryktemøller.

Fordeler:

(i) Hastighet:

Hastighet er den mest bemerkelsesverdige egenskapen til denne kommunikasjonskanalen. Det er mulig å overføre informasjon bemerkelsesverdig fort siden det ikke er noen formelle barrierer og ingen stopp. En ryktet kan således spre seg som et brann.

(ii) Tilbakemelding:

Tilbakemeldingen gjennom denne kanalen er mye raskere enn en formell kommunikasjons kanal. Kanalen er som puls av en organisasjon. Reaksjonen på beslutninger, retningslinjer, retningslinjer og retninger når ofte ledere raskere gjennom denne kanalen enn gjennom den formelle.

(iii) Parallell funksjon:

Den uformelle kanalen har ingen offisiell sanksjon, men er en uunngåelig parallell med den formelle kanalen. Det fungerer som en tilleggskanal for kommunikasjon i en organisasjon. Gode ledere har vært kjent for å bruke den uformelle kanalen til fordel for overføring av informasjon ellers uegnet til formelle kanaler.

(iv) Støttesystem:

En vinrank er et uformelt støttesystem utviklet av ansatte i en organisasjon. Det bringer dem nærmere og gir dem stor tilfredshet.

ulemper:

(i) Mindre troverdig:

En vinrank er mindre troverdig enn en formell kommunikasjons kanal. Det kan ikke tas alvorlig, da det bare involverer ordet til munn. Det er derfor sannsynlig å bli motsagt.

(ii) Selektiv informasjon:

Uformelle kanaler mislykkes vanligvis ikke med å gjennomføre den komplette informasjonen. Som et resultat får mottakeren ikke kjernen i hele meldingen. Mischief mongers eller interesserte interesser kan bruke kanalen til å overføre selektiv informasjon.

(iii) Skaper problemer:

En vinranken kan føre til problemer i en organisasjon, da det ikke er kontroll over informasjonen som sendes, mottas, dens skildring og oppfatninger. Informasjon blir forvrengt. En vinrank kan være synonymt med spredning av falske eller ville historier.

(iv) Lekkasje:

Informasjon kan bli lekket på feil tidspunkt. Begrepet "åpen hemmelighet" i en organisasjon kan ofte tilskrives slike lekkasjer.