Kostnadsstyring: En komplett guide til kostnadsstyring

Mange bedrifter var uforberedte. Som bedriftseiere prognostiserer budsjetter for de neste årene, må de tillate slike stigende kostnader og se etter måter å "administrere de håndterbare kostnadene" av å drive forretninger. Ved å tilby de riktige løsningene til kundene dine - som deres kontorteknologeleverandør - kan du spille en viktig rolle for å hjelpe bedrifter med å administrere kostnader. Du vil også styrke relasjoner og skape salgsmuligheter for forhandleren din.

Det er viktig for kundene dine å innse at en betydelig, men sjelden målt kostnad for en bedrift, er kontorproduktiviteten. Med effektive metoder for kontorkostnadsadministrasjon kan de bedre minimere risikoen forbundet med å tåle pågående og uforutsigbare økonomiske konsekvenser fra hendelser som 2005s naturkatastrofer.

Som de ser måter å spare penger, har du mulighet til å hjelpe kundene dine til å forstå at dagens kontorsteknologi gir verktøy for bedre å betjene produktivitetsbehov. Ved å modernisere dagens kontorutstyr, integrere og tilpasse multifunksjonsenheter til arbeidsflyt og maksimere sine evner, vil kundene oppnå nye nivåer av langsiktige kostnadsbesparelser og produktivitet.

Økende effektivitet:

Administrere de håndterbare kostnadene begynner med en arbeidsflytanalyse av kontorproduktivitet og effektivitet. Forståelse av teknologiforbruk og relaterte kostnader gir et utgangspunkt for best mulig utnyttelse av nettverkskontorteknologi. Det har vært vanlig å supplere eksisterende kontormaskiner strengt på en "stigende" basis. På et visst tidspunkt må imidlertid en arbeidsflytanalyse som utføres av forhandleren din, finne sted innenfor hver enkelt kundes virksomhet for å fastslå den mest kostnadseffektive konfigurasjonen av kontorteknologi fremover.

Gjør kundene dine beskjed om at bedrifter har redusert kostnadene med så mye som 20-30 prosent gjennom bedre bruk av eksisterende utstyrsressurser og vedtak av nyere multifunksjonskopimaskiner og utskriftsenheter? En besparelse på 30 prosent er signifikant når man vurderer at forskning tyder på at selskaper bruker rundt 10 prosent av inntektene til dokumentproduksjon, -administrasjon og -distribusjon. Fastsettelse av dokumenthåndteringsbehov kan gi flere muligheter til effektivt å integrere elektroniske dokumenter i den samlede virksomhetsbehandlingsflyten i stedet for å bare skrive ut dokumentene som kostbar hardkopiutgang.

Disse skjulte besparelsene er signifikante når du vurderer at enkelte personer skriver ut tusenvis av sider per år. En dokument-arbeidsflytanalyse er en verdifull investering for kunden din for å bestemme potensielle besparelser. I tillegg til å finne måter å håndtere kostnadene forbundet med å skrive ut store mengder hardcopy-dokumenter, er det faktoren av kostnaden for utstyret selv.

Som du vet, har enhetskostnaden for nye multifunksjonskontorutstyr de siste årene fortsatt å redusere mens antall funksjoner på enhetene har fortsatt å øke. Når det er sagt, må kundene dine forstå at bare oppgradering til nye multifunksjonsenheter ikke er den komplette løsningen.

Multifunksjonsenheter tilbyr nå flere funksjoner enn den gjennomsnittlige brukeren bruker eller er til og med klar over. For eksempel, mens nettverkstilkoblingen til et kontorets utstyr kan være oppdatert etter dagens standarder, blir nyere muligheter som skanning underutnyttet som betydelige kostnadsbesparende. En profesjonell anbefaling og tilpasset opplæring basert på unike forretningsbehov kan spare tusenvis av dollar over mange år.

Bedrifter kan også oppnå nye nivåer av produktivitet gjennom riktig utstyrsopplæring. Som forhandlere er vi godt klar over at kopiering, skanning og deling av oppgaver - lange prosesser som pleide å kreve flere enheter - har blitt redusert til enkeltoperasjoner. Underutnyttelsen av disse evnene blant kundene dine er ofte et direkte resultat av mangel på trening og bevissthet. De trenger å vite hvordan man bedre kan bruke funksjonene til multifunksjonsenhetene i sine kontorer.

Lønnskostnader:

Lønnskostnader, som er en kombinasjon av kontorkostnader og tilsyn, er en stor del i en postavdelingens budsjett. Arbeidskostnadene avhenger av aktivitetsnivå, gjenfinningsprosedyre, volum og typer forsyninger og utstyr som brukes. Volum og aktivitetsnivå er gitt faktorer som ikke kan endres, men rekordleder har litt innflytelse over gjenfinningsprosedyren. Også forsyninger, for eksempel filmapper og dokumentbeholdere, velges av registerbehandleren, hvem bør vurdere at ulike typer beholdere vil påvirke tidsmessig arkivering og / eller henting av dokumenter.

Arbeidskostnadene er i direkte forhold til effektivitetsnivåer, for hvilke forsyninger og utstyr er hovedkomponenter.

For å analysere lønnskostnaden for dokumentbeholdere og utstyr, må vi bryte kostnadene ned i følgende elementer:

(1) Utstyrs tilgangstid;

(2) Dokumentbeholder tilgangstid;

(3) Dokumentinnføringstid

(4) Dokument gjenoppretting av tid og

(5) Utstyr som gjenoppretter tiden.

Lagringskostnader:

Det ene området der vi kan utvikle generelle kostnadsformler som gjelder for alle typer utstyr eller installasjoner, er lagring. Her vurderer vi kostnadene ved lagring av dokumenter i dokumentbeholdere for en gitt oppbevaringsperiode.

Rekord lagringskostnader avhenger av:

(1) Utstyr og utstyr,

(2) plass okkupert, og

(3) Kostnad for plass.

Til sammenligning er det nyttig å beregne kostnaden LFF per år, som kan gjøres i tre trinn:

Trinn 1: Kostnad på alt fyllutstyr + Kostnader for forsyninger = Kostnad på materialer:

For å bestemme kostnadene for materialer må vi vite kostnadene ved utstyr g fot (LFF). Hvordan kan vi få kostnadene og forsyningene per lineær arkiveringsutstyr per LFF? Hvis nytt utstyr er kjøpt bør anførsel fra en potensiell leverandør angi kostnadene i form av LFFs. Noen ganger er det oppgitt som kostnad per LFI, som kan konverteres til kostnad per LFF ved å multiplisere dataene med 12.

For eksempel kan kjøpesummen på en fire skuffeskab, som har en kapasitet på 100 LFI, være $ 100, så kostnaden for utstyr per LFI er 100: 100 eller $ 1. Ved å multiplisere tallet med 12 kommer vi til $ 12 som kostnaden per LFF. For å beregne kostnaden for eksisterende utstyr som kjøpesummen er ukjent, ta 3040 prosent av kostnaden for et nytt system som grunnlag for denne beregningen.

Når du har kostnaden for boligen per LFF, vil du ønske å etablere kostnaden for forsyninger per LFF. Finn først ut hvor mange mapper, bindemidler / containere det finnes i systemet ditt per LFF. Den beste måten å få disse dataene på er å telle antall bindelapper eller lommer du har i en skuff eller på en hylle.

Velg en skuff eller hylle med typisk mappe / bindemiddel / beholdertykkelse og gjennomsnittlige lastningsforhold. Deltall deretter antall containere med antall LFIer og multipliser resultatet med for antall poster per LFF. Hvis det for eksempel er det; 0 poster i en 25-tommers skuff, så er det 24 poster per LFF (50:25 = 2, 2 x 12 = 24). Eller hvis du har 90 poster på en 3 fot bred sokkel, så er det 30 poster per LFF (90/3 = 30).

Deretter må vi fastslå kostnadene ved arkivering av forsyninger per LFF, det vil si kostnaden for mapper, bindemidler, lommer og andre typer dokumentbeholdere, inkludert divider ark, etiketter, festemidler, innvendige lommer og spesielle vedlegg. For å gjøre dette skal du bestemme prisen på forsyninger per 1.000 poster og deretter multiplisere det antallet med antall poster per LFF, som angitt ovenfor:

Kostnad på enhet x Antall poster = Kostnad for materialethet

hvis vi antar at kostnadene for forsyninger er $ 400 per $ 1000 poster og at det er 50 poster per LFF så er prisen på forsyninger per LFF $ 20.

Ved å legge til kostnaden for utstyr per LFF til kostnaden for forsyninger per LFF, kan vi beregne materialkostnaden per LFF. Således, hvis kostnaden for utstyr er $ 12 per LFF og kostnaden for forsyninger er $ 20 per LFF, så koster materialet $ 32 per LFF.

Trinn 2: (Rom-Effektivitetsfaktor x Kostnad på eiendom) + Kostnad for fast eiendom = Mellomkostnad per LFF per år:

Det koster penger å okkupere plass, og eiendomsutgifter øker hvert år. Selv om organisasjonen eier bygningen din, bør du være oppmerksom på regnskapskostnadene for plassen okkupert av platesystemet. Tross alt, hvis ikke denne plassen ble brukt til poster, kunne den brukes til en annen hensikt eller leid.

Mengden plass okkupert avhenger av utformingen, volumet og utstyret. Opptaksbehandling kan vanligvis ikke gjøre mye om volumet, da dette er opprettet av organisasjonen. Den eneste måten å påvirke volumene ved å endre retensjonsplanen, som kan være vanskelig, om ikke umulig. Området hvor rekordleder kan overvåke arealet som opptas av platesystemet, er utstyrsvalg.

Ulike utstyr har forskjellige plasseffektiviteter. Dette betyr at ved lagring av en gitt kapasitet bruker en type arkiveringsutstyr mer plass enn en annen. Lavt utstyr, som skuffeskaper og mothøy skap og hyller, har lav ytelseseffektivitet. Tre kategorier av romverkningsgrad kan identifiseres: lav, middels og høy.

Lav ytelseseffektivitet dekker utstyr med faktorer over 1, 0. Utvalget av utstyr i denne kategorien er fra to-skuffskapet til den tre-tier-laterale filstørrelsen i bokstavstørrelse, som er mot høy og har en romffektivitetsfaktor på 1. 17. Mellomromseffektivitet tilskrives fem skuffen bokstavstørrelseskapasitet med en faktor på .98 til den syv-lags bokstavstørrelsesfilen med en faktor på 50. Høy effektivitet i rommet starter under .50 og topper rundt og under .20, med den laveste figuren for vertikale mobile hyller, åtte tier høy, med 12 meter dype seksjoner og fire seksjoner per gang. Denne faktoren kan reduseres ved å legge flere deler til systemet per gang og utvide lengden på seksjonene. ' Som du kan se, jo lavere plasseffektivitetsfaktoren desto bedre er romeffektiviteten.

Mellomrom er en stor del av plasskostnadene, så det er en forskjell om kabinetter eller filer deler en felles midtgang. Derfor er rom-effektivitetsfaktoren alltid høyere for filer plassert enkeltvis. Filer som er plassert mot hverandre, deler en felles midtgang mellom dem, har en lavere plasseffektivitetsfaktor, som vist ovenfor i høyre kolonne. For sammenligningsformål er det vanligvis greit å bruke faktoren for singelt plassert riller. Når utformingen av det potensielle utstyret er kjent, er det tilrådelig å bruke riktig plasseffektivitetsfaktor. For enkelte typer utstyr kan dette til og med være en kombinasjon av enkeltstående og delingsutstyr, av frittstående og tilleggsutstyr.

For å fastslå kostnadene for plass okkupert av platesystemet, må du fastslå verdien av plass okkupert, det er den årlige kostnaden for å okkupere plass ved torget. Selvfølgelig varierer disse dataene sterkt i henhold til tilstanden og verdien av bygningen og også plasseringen. Forskjeller i årlige plasskostnader per kvadratmeter mellom by og landlige områder er også betydelige. Du bør imidlertid få kostnadene for plass til ditt område eller, enda bedre, for din bygning fra husledelse, regnskap, budsjettering eller eiendomsavdeling.

Tar den årlige eiendomsprisen per kvadratmeter og multipliserer den med rom-effektivitetsfaktoren, gir grunnkostnaden for plass per LFF. For eksempel, hvis de årlige fast eiendomskostnadene er $ 10 per kvadratmeter, og du bruker syv tier åpne hyller, er romkostnadene per LFF $ 5. Men for å fange plasskostnadene må vi inkludere kostnadene for tjenester i tillegg til eiendomsmeglingskostnadene.

Kostnader for tjenester er de løpende kostnadene for belysning, rengjøring, air condition, oppvarming, maling og reparasjoner til dette rommet. Dessverre er det ingen detaljerte retningslinjer for å etablere kostnadene for tjenester, og hvert opptaksrom har forskjellige krav til disse tjenestene, slik at kostnadsfaktoren vil være annerledes: Erfaring har vist at disse kostnadene for tjenester varierer fra 10 prosent til 50 prosent av årlige fast eiendomskostnader.

Kostnadsområdet 30-50 prosent av fast eiendomskostnadene gjelder kun for poster som holdes i "kontorforhold", det vil si når tepper, klimaanlegg og andre "luksuskontorforhold" brukes i det området der postene holdes. De fleste opptaksrom er i kjelleren på 1.030 prosent for servicekostnader. Et rekordrom i kjelleren betjenes bare ved belysning og rengjøring, er vanligvis i 5-20 prosent rekkevidde. Klimaanlegg legger til ytterligere 10-30 prosent. Opptaksforvalteren må ha et utdannet gjetning av servicekostnader for området okkupert av rekordlagringsutstyr.

For å beregne kostnadene for plass, ta denne prosentdelen av de årlige fast eiendomskostnadene per kvadratmeter, som representerer kostnaden for tjenester, og legg den til årlige fast eiendomskostnader. For eksempel, hvis eiendomsmeglingskostnadene er $ 10 per år per kvadratmeter, og kostnadene for tjenester er beregnet til 25 prosent, er plasskostnadene $ 12, 50 ($ 10 + [25% X 10] = $ 12, 50). Nå kan vi gå videre til beregningen av årlige lagerkostnader per LFF

Trinn 3: Materialkostnader / Lagerår + Mellomkostnader = Lagerkostnader:

Kostnaden for rekordlagring per år per LFF bestemmes ved å dividere materialkostnaden etter antall lagringsår og legger til at mellomromskostnadene. Ved å multiplisere kostnadene ved lagring av det totale antall LFFs i et arkiveringssystem, kan du beregne de totale kostnadene for lagring. Dette tallet inkluderer ikke noen gjenfinningskostnad. Det er imidlertid svært nyttig å sammenligne ulike typer utstyr og ulike lagringsalternativer med hensyn til kostnadene. Hver rekordleder bør vite kostnadene for lagring for hennes eller hans arkiveringssystem.

Det neste spørsmålet er hvor lenge rekord; skal holdes i dette området. Dette skal ikke forveksles med oppbevaringsperioden. Snarere kan det være lurt å beregne 'kostnaden for et aktivt filområde. Da må bare perioden for lagring i denne bestemte filen vurderes for beregningen. Når arkiver holdes i mindre enn sju år, overgår utstyret opptegnelsene. For å oppnå årlige kostnader for kort og mellomlang lagring når det gjelder LFFs), antas at utstyret varer ti år og tiden som er lagret er mindre enn sju år, har vi følgende formel:

Kostnad på utstyr / 10 + Kostnader for rekvisita / års lagring = Lagerutgifter

Husk at kostnadene ved lagring gir kostnadsstall på utstyr, forsyninger og plass, men gir ikke klient-, tilsyns- eller hentingskostnader. Det er bare kostnaden for lagring av poster i bestemt utstyr over en viss tid. Også arkiveringskostnader er ikke inkludert i kostnadene for lagring.

La oss se på to eksempler på å beregne kostnadene ved lagring:

Øvelse 1:

Rekordavdelingen har åpne sidehyller med 7 tier. Hyllene har en 50 prosent kjøpsverdi. Nye hyller av samme type ville koste SI per LFI. Det er 30 poster på en hylle, og hver hylle er 3 meter lang, så det er 10 poster per fot. Filmapper koster $ 380 per tusen. Kostnaden for plass er $ 6 per kvadratmeter per år. Tjenester er beregnet til 15 prosent av kostnaden for plass. Rekord skal holdes i dette rommet i 20 år.

For det første å konvertere kostnadene for hyller fra kostnad per LFI til kostnad per LFF, multipliserer 0.40 med 12, som er 4, 80. Deretter beregner kostnadene for materialer per LFF, ved å legge til kostnadene for hyller og forsyninger:

4, 80 + 3, 80 = 8, 60

Nå, for å beregne de årlige plassgebyrene, multipliserer den årlige eiendomsprisen per kvadratfot av rom-effektivitetsfaktoren, som for denne typen utstyr er .50, og til det legger 15 prosent av tallet:

(.50 x 6) + .15 x (.50 x 6) = 3, 45

Dermed er den totale årlige plasskostnaden per LFF $ 3, 45. Til slutt, for å fullføre årlige lagringsutgifter:

8, 60 + 3, 45 = 3, 88 20

Den totale lagerkostnaden per LFF per år i dette tilfellet er da $ 3, 88.

Øvelse 2:

Avdelingen har de samme dataene som i Øvelse 1. Den løper tom for plass, men er lovlig plikt til å holde rekord i tre år. Det ønsker å etablere kostnadene ved å holde registreringer på de eksisterende hyllene i tre år. Det har også blitt fastslått at hvis det ikke ble oppført plater i dette rommet, kunne de eksisterende hyllene ikke brukes et annet sted.

Hva koster lagringen per LFF per år? For dette tilfellet skal det ikke kjøpes nye hyller, og heller ikke de gamle hyllene kan brukes et annet sted. Filmapper har vært i bruk og kan ikke brukes til et annet program. Det er praktisk talt ingen kostnader for materialer. Kostnaden for lagring er begrenset til kostnaden for plass, som er $ 3, 45.

Velger arkiveringsutstyr:

Selv om kostnaden ikke bør være den eneste faktoren som vurderes ved valg av arkiveringsutstyr, er det i virkeligheten oftest den viktigste faktoren. Enhver leverandørs anslag eller anførselstegn skal angi kostnaden for utstyret per LFI eller per LFF. Dette er imidlertid ikke hele bildet. Vi bør alltid legge til kostnaden for plass til kostnaden for utstyr. Det ville være wonderbil for prospextive kjøpere hvis leverandørene oppgav plass effektivitet faktor på hvert stykke litteratur. Dette ville eliminere mye forvirring. Den virkelige prisen på arkiveringsutstyr er summen av kostnaden for utstyr per LFF og kostnaden for plass per LFF.

For eksempel vurderer registerlederen fire skuffeskaper versus laterale arkivskap med seks låsbare tiers (ingen uttrekk, dører som kan trekkes inn). En gjennomsnittspris for skuffeskapet er SI 75; for det laterale arkivskapet er det $ 380. Den årlige eiendomsprisen på kontoret er i dette tilfellet SI6 per kvadratmeter. Tjenestene er beregnet til ytterligere 25 prosent, eller $ 4 per kvadratfot. Totale kostnader for plass er da $ 20 per kvadratmeter. Hvordan ser prissammenligningen ut? Rymdeffektivitetsfaktoren for skuffeskuffen er 1, 62; for sideskapet, .66.

Det er 8, 33 LFF i de fire skuffeskabinettene. Kostnaden for utstyret er 21 dollar per LFF (175: 8.33). Kostnaden for plass er $ 20 x 1, 62 = $ 32, 40. Den totale kostnaden for disse skapene er $ 21 + $ 32, 40 = $ 53, 40 per LFF. Kjøpesummen på S380 delt med IS er 21, 11 dollar. Kostnaden per LFF for materiale. Det er åpenbart ikke stor forskjell i prisen på utstyr mellom skuffeskapet og det laterale arkivskapet. Men når vi tok på plass kostnader og inkludere de i kostnaden, endres bildet. Multiplikasjon av fast eiendomskostnader på $ 20 ganger romfaktorfaktoren, vi får plasskostnaden på $ 13, 20 per LFF (20 x .66).

Off-site Storage:

Det er vanligvis rombrist som tvinger en organisasjon til å revurdere, er planer for et rekordlagringssystem. Det finnes flere måter å øke lagringskapasiteten ved hjelp av annet utstyr. I tillegg har rekordlederen valg av to muligheter utenfor.

Lagring på stedet er et av disse alternativene. Det betyr å utnytte lavprisplassen fra Site og deretter bruke det mest kostnadseffektive utstyret og forsyningene, særlig siden gjenvinningsgraden skal være svært lav. Den gjennomsnittlige prisen for offsite-lagring bør være rundt $ 2 per år per LFF, men i enkelte tilfeller kan disse kostnadene gå opp til S4 per år per LFF. Igjen, inkluderer dette ikke hentingskostnader.

Kommersielle offsite lagringsselskaper belaster mellom $ 1 og $ 10 per henting, avhengig av avstand involvert, henting tidsplan og haster. En fersk undersøkelse angav kostnaden for et invasivt lagringsanlegg som $ 0, 02 til $ 1, 00 per kubikkmeter per år. ' Bare på, rapporterte respondent betydelig høyere kostnader. Dessverre var det ingen forskjell i undersøkelsen mellom offsite lagring og stedet lagring. Undersøkelsen omfattet over 55 prosent av inaktive anlegg som lagrer poster på stedet.

mikrofilm:

Det andre utenforalternativet reduserer plater til mikrofilm. Når vi ser på muligheten for mikrofilm, bør vi ikke bare se på lagringsverdien. Mikrografikkfeltet tilbyr et helt annet informasjonshåndteringsverktøy. Dens fordeler er innen informasjonshåndtering og distribusjon, samt i lagringsområdet.

Mikrofilmkostnadene må deles inn i konverteringskostnader og lagringskostnader. Omregningskostnader for mikrofilming i husholdningen inneholder kostnader for utstyr, materiale og arbeidskraft. Ved bruk av et eksternt tjenestebureau for omdanning til mikrofilm er det vanligvis en total kostnad for hele jobben, unntatt når det er i husarbeidet, dvs. sortering, pakking, forberedelse må gjøres av avdelingen.

Lagringskostnader inneholder utstyr, plass og mulige bevaringskostnader. Sistnevnte blir ofte oversett som en stor del av mikrofilming. Dessverre er riktig lagring av mikrofilm under kontrollerte forhold ikke vanlig hos mange mikrofilmbrukere. En skikkelig bevaringspolitikk bør etableres av alle rekordleder for lagring av mikrofilm.

I mange tilfeller er mikrofilmtjenestebyråer spesialisert på å behandle stort volum og kan være mer økonomiske enn en intern drift. Denne studien foreslo bare svært grunnleggende utstyr for husfilm, nemlig ett roterende kamera, en leserprinter og en leser. Kostnadsstallene ble basert på følgende data: 80.000 filmbilder filmet per år; sekvenseringshastighet på 1000 bilder / sider per time; fjerning / korrigering av hindringer ved 800 bilder i timen; plassering av ID

For de 80.000 bildene var følgende kostnader sikret:

Jeg. Forberedelse sekvens 80 man timer

ii. Impediments '100 man-timer

iii. ID-målet er 80 man timer

iv. Filming 100 man timer

v. Inspeksjon av film, kvalitetskontroll 80 man-timer

vi. Totalt 440 mannstimer

Den gjennomsnittlige kostnaden per mann-time er her antatt som $ 8. Dette tallet inkluderer frie ytelser, generelle kostnader og tilsynskostnader og overheadkostnader. Dermed er den totale lønnskostnaden $ 3.520 (440 x S8). Selvfølgelig varierer disse dataene etter plassering fordi lønn, skala, lokale forhold og nivået på frynsegoder kan variere. Opptaksadministratoren bør gjerne legge inn nummeret som gjelder for henne eller hans operasjon. Den andre kostnaden komponenten er kostnaden for forsyninger og behandling. Dette omfatter kostnaden av materialer, inkludert film- og behandlingskemikalier, og også avskrivning av mikrofilmutstyr.

I den første applikasjonen vil de åpenbare forskjellene mellom hard copy og microfilm bli forstørret av enda høyere hentingskostnader for mikrofilm (reproduksjon av hard copy). I hentingskostnader oppveier noen av de høye konverteringsprisene, og den tredje applikasjonen gjør det bedre enn å bryte selv, noe som betyr faktiske besparelser for mikrofilmsystemet. I den fjerde applikasjonen er bildet nesten reversert: det er enorme kostnadsbesparelser for mikrofilm.

Henting av hard copy er vanligvis dyrere enn henting av mikrofilm når ledere er villige til å bruke original mikrofilm. I sistnevnte situasjon er det mikrofilmlesere fordelt over hele organisasjonen, og mikrofilminformasjon er vanligvis ikke konvertert tilbake til hard copy. Som dette viser, er nøkkelen til den økonomiske bruk av mikrofilm rekordlederens evne til å overbevise ledelsen om å bruke mikrofilmlesere som gjenfinningsverktøy. Imidlertid, i mange anvendelser av rekordlagring, er mikrofilm kun brukt som et lagringsmedium. Når noen ønsker informasjon om denne platen, skrives det ut som et "arbeidspapir." I dette tilfellet er mikrofilm dyrere enn hard copy.

Datastyrt lagring av informasjon:

Mange kontoreksperter forutslo at papirløs kontorteknologi ville styre informasjonslagring på 1980-tallet, men det kom ikke så fort som mange forventet. Det papirløse kontorslogoet ble knyttet til et kall for mindre enn mer papir. Papirproducerende industri sier at det ikke var så stor etterspørsel etter papir som i begynnelsen av 1980-tallet.

Datakostnadene har blitt redusert konsekvent. Utseendet til bobleminne syntes å være gjennombruddet for økonomisk magnetisk lagring av informasjon. Det skjedde ikke. Databehandlingen (avdelingen holdt seg trofast mot navnet sitt: databehandling er datamaskinens virksomhet, ikke datalagring. Men deler av datamaskinindustrien og tilknyttede næringer jobber hardt for en forandring. I 1977 ble det antatt at elektronisk lagring av informasjon var 200 ganger dyrere enn mikrofilm. Dette har endret seg drastisk og fortsetter å endres.

I 1982 og 1983 kunne de første tegnene til en ny teknologi ses på rekordlagringshorisonten: optiske datamaskinkabler. Optiske disk systemer er fortsatt alle dyre som nye. En stor, høy ytelsesdrift for optiske disker koster i 1982, 83 SW80, 000, en disk i DRAW (Direct Read after Write) -modus starter på $ 1000 eller mer. Eksperter forutsier imidlertid en salgspris på $ 200 for optiske disker som lagrer 50.000 dokumenter, eller fjortende av en krone per dokument.

I alle tilfeller av å beregne kostnadene ved lagring må vi skille lagringsplass påført kostnader og omregningskostnader. Omregningskostnader er utgifter, i overgang av informasjon fra ett medium til et annet. Alle tegn synes å indikere at optiske disker vil spille en stor rolle i informativ lagring ettersom de blir økonomiske og gir ekte konkurranse om konvensjonell lagring.