Viktige typer organisatorisk kommunikasjon (med diagram)

Viktige typer organisatorisk kommunikasjon!

A. Kommunikasjon i henhold til organisasjonsstruktur:

1. Formell kommunikasjon:

En slik kommunikasjon er det som er knyttet til den formelle organisasjonsstrukturen og den offisielle statusen eller stillingen til kommunikatoren og mottakeren. Den beveger seg gjennom de formelle kanalene offisielt anerkjente stillinger i organisasjonskartet. Formell kommunikasjon er for det meste i svart og hvitt.

Dermed er det et bevisst forsøk på å regulere kommunikasjonsflyten for å sikre at informasjonen flyter jevnt, nøyaktig og rettidig. Formell kommunikasjon er et bevisst forsøk på å regulere kommunikasjonsflyten for å sikre at informasjonen flyter jevnt, nøyaktig og rettidig.

Vi kommer ofte over setningen "gjennom riktig kanal". Det understreker essensen av formell kommunikasjons kanal. For eksempel, når daglig leder utsteder instruksjoner (på grunn av sin senior stilling i organisasjonen), er det formell kommunikasjon.

Formell formell kommunikasjon er som under:

(i) Instituttsmøter,

(ii) Konferanse,

(iii) telefonsamtaler,

(iv) Selskapets nyhetsbulletiner,

(v) Spesielle intervjuer og spesielle formål publikasjoner og meldinger.

Den viktigste fordelen med den formelle kommunikasjonen er at de offisielle kanalene gjør det mulig å passere rutinemessig og standardisert informasjon uten å kreve mye av ledelsesmessig oppmerksomhet. I hovedsak kan ledere og ledere tilbringe mesteparten av deres dyrebare tid på saker av største betydning.

Men samtidig bør svakheten i formell kommunikasjon ikke gå uklart. Kommunikasjon gjennom kommandokanalen hindrer sterkt fri og uavbrutt informasjonsstrøm.

2. Informell kommunikasjon:

Informell kommunikasjon er også kjent som 'Grapevine'. Det er fri for alle slags formaliteter fordi den brukes på uformelle forhold mellom partene, for eksempel vennskap, medlemskap i samme klubb eller forening.

Personer på utøvende nivå bruker også uformell kommunikasjon når de finner det vanskelig å samle inn informasjon fra arbeidstakere. Slike kommunikasjoner inkluderer kommentarer, forslag etc. Det kan overføres med et enkelt blikk, gest, smil eller blotte stil.

Ledere og ledere støtter også veksten og utviklingen av uformelt kommunikasjonsnettverk av og til. Denne prosessen tjener faktisk en veldig nyttig hensikt ved å formidle viss informasjon som, i allmennhetens interesse, ikke kan overføres gjennom de offisielle kanalene.

Bortsett fra det, tilbyr det også de høye og høyere ups et tydeligere innblikk i hva underordnede tenker og føler. Men samtidig er svakhetene i den uformelle kommunikasjonen også verdt å merke seg. Det kan nevnes at denne prosessen svært ofte har en tendens til å passere forvrengt, feilfortolket og unøyaktig og halv sannhetsinformasjon og fakta, avhengig av omstendighetene og meldingen. Men likevel kan ledere og ledere ikke gjøre unna med uformell kommunikasjon.

B. Kommunikasjon i henhold til retning:

1. Nedadgående kommunikasjon:

Kommunikasjon som strømmer fra overordnede til underordnede refereres til som nedadgående kommunikasjon. I en organisasjonsstruktur må ledelsen utøve sine krefter for å oppnå de ønskede målene som innebærer at de kan være forpliktet til å utstede ordrer, instruksjoner og retningslinjer til personer på lavere nivåer. Dette kan kalles nedovergående kommunikasjon. Under nedadgående kommunikasjon forventes en umiddelbar ytelse av en jobb.

Katz og Kahn har identifisert levende elementer av nedadgående kommunikasjon:

1. Spesifikke oppgavedirektiver Jobbinstruksjoner.

2. Informasjon utformet for å gi forståelse for oppgaven og dens forhold til andre organisatoriske oppgaver; jobb begrunnelse.

3. Informasjon om organisatoriske prosedyrer og praksis.

4. Tilbakemelding til underordnet om hans ytelse.

5. Informasjon om en ideologisk karakter for å inkludere en følelse av oppdrag, indoktrinering av mål.

Kommunikasjon fra overordnet til underordnet kan være ansikt til ansikt, samt gjennom skriftlige notater, ordre, stillingsbeskrivelser etc.

2. Oppadgående kommunikasjon:

I en oppadgående kommunikasjon forventes personer fra lavere nivå å ha kommunikasjon med de som er over dem. Det er bare omvendt av nedadgående kommunikasjon. Denne form for kommunikasjon inkluderer reaksjoner og forslag fra arbeidere, deres klager etc. Innholdet i oppadgående kommunikasjon er rapporter, reaksjon, forslagssagn og forslag utarbeidet for innsending til sjefen.

Oppadgående kommunikasjon kan deles inn i fire kategorier på grunnlag av hvilken ansatt sier:

(i) om seg selv, hans prestasjoner og problemer,

(ii) om andre og deres problemer,

(iii) om organisasjonspolitikk og praksis, og

(iv) om hva som må gjøres og hvordan det kan gjøres.

Hovedtrekkene ved oppadgående kommunikasjon er:

(1) det er kondensert og oppsummert ettersom det går gjennom ulike nivåer i hierarkiet. Det gir tilbakemelding om omfanget av effektiviteten av nedadgående kommunikasjon. Denne tilbakemeldingen brukes til å forbedre kommunikasjonseffektiviteten.

(2) Det gir ledelsen om synspunkter, reaksjoner, holdninger, følelser og moral av ansatte.

(3) Det gir kontrollmiddel.

(4) Endelig gir den informasjon og dato for beslutningstaking.

Oppadgående kommunikasjon kan bli forvrengt på grunn av overordnede underordnede forhold. En ansatt er ikke sannsynlig å gi noen informasjon som kan påvirke ham negativt. Dessuten kan han overføre feil informasjon for å imponere overordnede. Det flyter gjennom mange medier, f.eks. Kommandokjeden, forslagskasser, personlige kontakter, holdninger og moralundersøkelser, klageprosedyre, private linjer, fagforeninger etc.

3. Horisontell kommunikasjon:

Når kommunikasjonen foregår mellom to eller flere personer som er underordnede av samme person eller de som jobber på samme organisasjonsnivå, er kommunikasjonen kjent som horisontal (lateral) kommunikasjon.

Kommunikasjonen mellom funksjonelle ledere eller blant underordnede arbeidere under en sjef, kommunikasjonen mellom ledere av ulike fabrikker, er eksemplene på slik kommunikasjon. Horisontal kommunikasjon kan være muntlig og skriftlig.

Horisontal kommunikasjon tilfredsstiller folks behov for å vite fra sine egne jevnaldrende uten å ta hensyn til andre nivåer i organisasjonen. Det er veldig vanskelig for en organisasjon å fungere effektivt uten slike horisontale kommunikasjonsflyt. Selv om formell organisasjonsdesign ikke sørger for slike kommunikasjonsflyter, er det nødvendig for koordinering og integrering av ulike organisatoriske funksjoner.

Siden organisatorisk horisontal kommunikasjon vanligvis ikke finnes i tilrettelegging, blir overlatt til individuelle ledere. Peer-to-peer-kommunikasjon som er nødvendig for koordinering og kan også gi samfunnsbehov tilfredsstillelse.

C. I henhold til uttrykksform:

1. Muntlig eller muntlig kommunikasjon:

Muntlig kommunikasjon er en direkte kommunikasjon mellom to personer. Ved muntlig kommunikasjon bytter partene, dvs. avsenderen og mottakeren sine ideer gjennom muntlige ord, enten i ansikt til ansikt, samt via mekanisk eller elektrisk utstyr som telefon, telekonferanse etc. Når det er ansikt til ansikt, kan den person som kommuniserer stille spørsmål eller forklaringer eller noen ganger når kommunikasjonen ikke forstås riktig, kan han klargjøre betydningen.

Muntlig kommunikasjon er generelt mulig hvor det kan være enten en direkte kontakt eller en melding som skal formidles, ikke er av permanent karakter. Møter og konferanser, forelesninger og intervjuer er andre medier av slik kommunikasjon.

Muntlig kommunikasjon har visse fordeler kommunikasjon som kan oppregnes som følger:

(i) Muntlig kommunikasjon har den utmerkede fordelen av å være rask og rask. Det gir mulighet for både senderen og mottakeren av meldingen å reagere direkte.

(ii) Muntlig kommunikasjon letter nær kontakt og dermed fremmer felles utveksling av ideer, fakta, forståelse og samarbeid.

(iii) Oral kommunikasjon gjennom direkte kontakt utvilsomt forkaster underordnede en følelse av selvbetydning som igjen virker som en motiverende faktor.

(iv) Muntlig kommunikasjon gjør det også mulig for den overordnede å foreta en rask vurdering av underordnet handling og reaksjon på enhver overført melding. Dette hjelper åpenbart overlegen å minimere og avverge konflikter, redesign planer og programmer i henhold til behovet for tid og omstendigheter.

(v) Kommunikasjonens personlighet blir båret i kommunikasjonsprosessen. Dette har god effekt på underordnede og de forstår kommunikasjonen riktig.

(vi) Det kan gi en vennlig og samarbeidende lagånd.

Imidlertid er følgende ulemper ved den muntlige kommunikasjonen:

(i) Det er en mulighet for at de talte ordene kanskje ikke blir tydelig hørt eller forstått.

(ii) Det er ikke bra for langvarig kommunikasjon.

(iii) Det krever kunsten å uttrykke seg nøyaktig og hensiktsmessig, og lytte til andre ettertrykk.

(iv) Det er utilstrekkelig der det er behov for spesifikk utførelse av retningslinjer og regler.

(v) De uerfarne underordnede følger ikke ansiktsuttrykkene og tonen i lederens stemme.

2. Skriftlig kommunikasjon:

Når kommunikasjonen reduseres til svart-hvitt (skriving), kalles den skriftlig kommunikasjon. Dette inkluderer skriftlige ord, grafer, diagrammer, bilder, etc. Skriftlig kommunikasjon er mye brukt i organisasjoner.

Noen ganger blir denne form for kommunikasjon uunnværlig som i tilfelle av regler, ordrer, tidsplaner eller policy saker etc. Sirkulærene, blader, notater og manualer er noen vanlige former for skriftlig kommunikasjon.

Det kan hevdes fra generelle observasjoner at både muntlig og skriftlig kommunikasjon i alle typer organisasjoner er i praksis. Hvilken form skal brukes og brukes? Mye avhenger av meldingen, dens betydning for mottakeren og implikasjon til funksjonelle aspekter av organisasjonen.

Følgende liste presenterer noen vanlige brukte kommunikasjonsformer i ulike retninger:

Muntlig

skriftlig

(1) Personlige instruksjoner.

(2) Forelesninger, konferanser, møter.

(3) Grapevine rykter.

(4) Intervjuer.

(5) Ansikt til ansikt samtale.

(6) Telefon etc.

(7) Unionskanaler.

(1) Regler og instruksjonshåndbok.

(2) Bokstaver, rundskrivelser og notater.

(3) Plakater.

(4) Bulletin og varselstyret.

(5) Håndbøker og håndbøker.

(6) Årsrapporter.

(7) House Magazines.

(8) Union Publikasjoner.

(9) Personlige brev og forslag.

(10) Klagerprosedyre.