Formell kommunikasjon: Betydning, egenskaper, fordeler Begrensninger og typer

Formell kommunikasjon refererer til informasjonsutveksling offisielt. Kommunikasjonsflyten styres og er en bevisst innsats. Dette gjør det mulig for informasjonen å nå ønsket sted uten noen hindring, til en liten kostnad og på en forsvarlig måte. Dette kalles også "gjennom riktig kanalkommunikasjon."

Kjennetegn

Følgende er de viktigste egenskapene til den formelle kommunikasjonen:

(1) Skriftlig og muntlig:

Formell kommunikasjon kan både skrives og muntlig. Daglige arbeider håndteres gjennom muntlig kommunikasjon, mens politikkene krever skriftlig kommunikasjon.

Image Courtesy: iisd.ca/biodiv/cop5/pix/6education.jpg

(2) Formelle forhold:

Denne kommunikasjonen er vedtatt blant de ansatte hvor formelle relasjoner er etablert av organisasjonen. Avsenderen og mottakeren har noen form for organisatoriske forhold.

(3) Foreskrevet sti:

Kommunikasjonen må passere gjennom en bestemt kanal mens du flytter fra en person til en annen. For eksempel å formidle en arbeiders følelser til sjefen, må foremanens hjelp søktes.

(4) Organisasjonsmelding:

Denne kanalen er bare opptatt av autoriserte organisasjonsmeldinger, og de personlige meldingene er utenfor sin jurisdiksjon.

(5) bevisst innsats:

Denne kommunikasjonskanalen er ikke etablert automatisk, men det må gjøres en innsats for å opprette. Det er besluttet å holde målene for organisasjonen sikret.

Fordeler

Den formelle kommunikasjonen har følgende fordeler:

(1) Vedlikehold av myndighetens myndigheter:

Formell kommunikasjon opprettholder konstante relasjoner mellom overordnede og underordnede som følge av hvem lederskapets verdighet opprettholdes. Det er derfor praktisk å kontrollere underordnede og løse deres ansvar som er absolutt nødvendig for effektiv og vellykket kontroll.

(2) Klar og effektiv kommunikasjon:

I formell kommunikasjon er det en direkte kontakt mellom ledere og underordnede. Begge forstår evnen, vaner, følelser, etc. av hverandre. Ledere vet når og under hvilke forhold deres underordnede trenger informasjon. På denne måten er denne kommunikasjonen i stand til å gjøre tilgjengelig rettidig informasjon. Derfor er det klart og effektivt.

(3) Ordnet strøm av informasjon:

Informasjonen må passere gjennom en bestemt rute fra en person til en annen. Dermed er informasjonsflyten systematisk.

(4) Enkel kunnskap om informasjonskilde:

I denne typen kommunikasjon kan kilden til hver enkelt informasjon lett plasseres.

begrensninger

Følgende er ulemper eller begrensninger av den formelle kommunikasjonen:

(1) Overbelastning av arbeid:

I en moderne bedriftsorganisasjon må mye informasjon, mange meldinger og andre ting kommuniseres. Under formell kommunikasjon blir de dirigert gjennom en bestemt kanal, og dette forbruker mye av overordnernes tid og dermed blir andre viktige verker overlatt uten tilsyn.

(2) Forvrengning av informasjon:

Denne metoden kan være en hindring i informasjonsflyten. Noen ganger er avstanden mellom avsenderen og mottakeren så stor at informasjonen må passere gjennom mange hender, og når den når mottakeren, blir den forvrengt. Dermed unnlater det å tjene sin hensikt.

(3) Likegyldige Offiserer:

Offiserene betaler ikke mye oppmerksomhet til underordnede forslag og klager. I et slikt tilfelle kan en underordnet miste sin tro på kommunikasjonens effektivitet.

Typer formell kommunikasjon

Formell kommunikasjon er av to typer:

(1) Vertikal kommunikasjon:

(i) Nedadgående kommunikasjon

(ii) Oppadgående kommunikasjon

(2) Horisontell kommunikasjon. Alle disse typene er avklart i følgende diagram:

(Nedadgående kommunikasjon) (horisontal kommunikasjon) (oppadgående kommunikasjon)

(1) Vertikal kommunikasjon

Vertikal kommunikasjon er av følgende to typer:

(i) Nedadgående kommunikasjon:

Kommunikasjonen ved topphierarki med sine underordnede kalles nedadgående kommunikasjon. Denne kommunikasjonen inkluderer ordre, regler, informasjon, retningslinjer, instruksjoner, etc. Hovedfordelen ved den nedadgående kommunikasjonen er at underordnede får nyttig, rettidig informasjon som hjelper dem i arbeidets ytelse,

(ii) Oppadgående kommunikasjon:

Dette er ganske bakover i nedadgående kommunikasjon. Dette flyter fra underordnede til overordnede. Emnet for denne kommunikasjonen inneholder forslag, reaksjoner, rapporter, klager, etc. Denne typen kommunikasjon hjelper overordnede til å ta beslutninger.

(2) Horisontell kommunikasjon

Horisontal kommunikasjon finner sted når to personer på samme nivå utveksler informasjon. Horisontal kommunikasjon brukes av de samme nivåoffisererne til å løse problemene av lignende natur og profitt av opplevelsen av andre mennesker. Hensikten med horisontal kommunikasjon inkluderer informasjon, forespørsler, forslag, gjensidig problemer og koordinasjonsrelatert informasjon.

Formelt kommunikasjonsnettverk

Måten formell kommunikasjon er gjort på, er kjent som formell kommunikasjonsnettverk. Formell kommunikasjon kan gjøres på forskjellige måter - det kan være vertikal kommunikasjon eller horisontal kommunikasjon. De ulike formene for formell kommunikasjonsnettverk har blitt vist i følgende diagram:

(1) Kjedekommunikasjon:

Kjedekommunikasjon refererer til kommunikasjonen mellom en overordnet og en underordnet. Alle menneskene i en organisasjon fra topp til bunn er knyttet ved hjelp av en skalarkjede som vist i diagram (1). A er plassert på høyeste rang, B er en underordnet A, C er underordnet B, D er underordnet C og E er underordnet D.

(2) Hjulkommunikasjon:

I denne form for kommunikasjon snakker alle underordnede av en overordnet med hverandre gjennom sitt medium. Overordnet fungerer som hjulnav. I diagrammet (2) er A den overlegne og B, C, D og E er underordnede. Alle de fire underordnede kommuniserer gjennom A-mediumet.

(3) Sirkulær kommunikasjon:

Denne kommunikasjonen foregår blant medlemmene i en gruppe. Hvert medlem av en gruppe kan kommunisere med de nærmeste to medlemmene. I diagrammet (3) kan A ha kommunikasjon med B og E. På samme måte kan B ha kommunikasjon med A og C. Det samme gjelder alle gruppens medlemmer. I dette tilfellet beveger kommunikasjonen seg langsomt.

(4) Fri flyt kommunikasjon:

Denne form for kommunikasjon foregår også blant de ulike medlemmene av gruppen. Den spesielle funksjonen er at hvert medlem av gruppen kan snakke med alle de andre i gruppen.

Dette har blitt avklart i diagram (4). A kan snakke direkte med B, C, D, E. På samme måte kan B snakke direkte med A, C, D og E. Det samme gjelder alle gruppens medlemmer. I dette tilfellet beveger kommunikasjonen seg i et raskt tempo.

(5) Invertert 'V' Kommunikasjon:

I denne form for kommunikasjon er det underordnet å kommunisere med sjefen til sjefen sin. I denne form for kommunikasjon beveger meldingene seg raskt, fn diagrammet (5), C og D er underordnet B som i sin tur er underordnet A. Her kan C og D snakke direkte med A som skjer å være sjef for B.