Hvordan forbedre kommunikasjonen i organisasjonen din? (17 måter)

Noen av måtene å forbedre kommunikasjonen i organisasjonen din er som følger:

1. Klarhet av formål:

For det første må vi være tydelige om hva vi vil kommunisere. Dette krever nøye planlegging. Noen har veldig hensiktsmessig sagt, "Den store feilen i kommunikasjon er å tro at det skjer". Det bør holdes oppmerksom på at all kommunikasjon er et resultat av å tenke på forhånd og planlegge hva som skal formidles til hvem, på hvilken måte og når. Ingen meningsfylt kommunikasjon foregår offhand eller tilfeldig.

2. Ta vare på hodet og hjertet:

Følelsesmessig engasjement er like viktig som informasjon når det gjelder å tiltrekke et publikum og motiverende lytterens å forandre seg. En følelsesmessig respons vil øke tid og energi som en lytter tilbringer å tenke på meldingen. Videre styrkes de beslutninger som nås logisk, dersom vedtaket også er følelsesmessig givende. Fokuset skal være på mottakerens behov.

3. Deling av aktivitet:

Effektiv kommunikasjon er ansvaret for alle personer i organisasjonen. De kan være på et hvilket som helst nivå-ledelsesmessig eller ikke-ledelsesmessig. Alle må arbeide for et felles mål. Det betyr derfor at alle av dem på ulike måter har en del i kommunikasjonsprosessen. Derfor anbefales ledere å konsultere andre når det er nødvendig. En nyttig praksis er å huske overskriftene "For Action" og "For Information" når kommunikasjon planlegges.

4. Bruk av symboler:

Det har blitt gjentatte ganger sagt at kommunikasjon er gjennomført gjennom et gjensidig forstått sett med symboler. Det betyr at både koding og dekoding skal gjøres gjennom symboler som er kjent for avsenderen og mottakeren.

Det anbefales derfor at ledere, og spesielt spesialistpersonalet, unngår å bruke høyt teknisk ordforråd eller jargong som bare forstås innenfor en strengt begrenset gruppe. De bør huske at utover deres tekniske ordforråd finnes et vanlig språk som ikke skaper noe kommunikasjonsproblem.

5. Fokusere på mottakerens behov:

Når vi kommuniserer, må vi huske på mottakerens behov for meldingen eller informasjonen. Det bør være vår innsats for å se at hvilken melding eller informasjon vi sender over må være av verdi for mottakeren. Denne bevisstheten fra vår side vil gjøre ham mer mottakelig.

6. Bruk av tilbakemelding:

En kjent autoritet om organisatorisk oppførsel sier "Bruk tilbakemelding". Kommunikasjonen er fullført bare når meldingen forstås av mottakeren. Vi kan aldri vite om han har forstått meldingen, med mindre vi får tilbakemelding.

Mange kommunikasjonsproblemer oppstår på grunn av misforståelser og unøyaktigheter. Vi kan unngå disse problemene ved å stille spørsmål, be om et svar på brevet, og oppfordre mottakeren til å gi sine reaksjoner på meldingen.

7. Lytting:

Kommunikasjon kan ikke fungere med mindre mottakeren lytter med behørig oppmerksomhet eller forventning. Det viser videre at kommunikasjon er et felles ansvar for både avsender og mottaker. Deltakende lytting er en viktig betingelse for effektiv kommunikasjon.

8. Kontroll av følelser:

Det er ganske trist å merke seg at vi ikke alltid kommuniserer på en fullstendig rasjonell måte. Vår begrunnelse er ofte overskyet av negative følelser eller følelser. Resultatet er at alle slags misforståelser kommer opp på grunn av følelsesbelastet koding av meldingen eller feilfortolkning av den innkommende meldingen ved dekoding. Det er derfor moderne ledelseseksperter anbefaler oss å utøve selvkontroll. Følelser, spesielt negative følelser, kan rett og slett føre til kommunikasjon.

9. høflighet av Manners:

I kommunikasjon påvirker stemmenes stemme, valg av språk og kongruens eller -logisk forbindelse mellom det som er sagt og hvordan det sies, mottakerens reaksjon. Derfor anbefales ledere i dag å unngå autoritarisme eller med andre ord å utøve autoritet med nåde. Politeness hevder høflig og oppfordrer deltakende kommunikasjon som involverer mennesker på alle nivåer. Virkelig effektiv kommunikasjon er basert på høflighet og finesse.

10. Eliminering av støy:

Alle mulige anstrengelser må gjøres for å eliminere støyelementet som forvrenger kommunikasjon ved overføringstrinnet. Alt som går galt med lydutstyret eller forstyrrelser i overføringslinjen, er bundet til å ødelegge kommunikasjonen.

11. Klarering av antagelser:

Ingen effektiv kommunikasjon kan baseres på forutsetninger. Alt må gjøres for å klargjøre forutsetninger og ha et klart, positivt bilde av mottakeren av meldingen vår. På samme måte må mottakeren også kvitte seg med alle antagelser om avsenderen.

12. Unngå tvetydigheter:

Koblinger og tvetydigheter fører til semantiske problemer. Avsenderen av meldingen bør være forsiktig med å se at mottakeren ikke trenger å gå utover teksten i meldingen. Det er derfor tilrådelig å bruke eksakte ord og uttrykk. Og ord som har dobbel betydning, bør også unngås.

13. Sosialpsykologisk bakgrunn for kommunikatører:

Alle effektive kommunikatører tar vare på å forstå den sosio-psykologiske bakgrunnen til mottakerne av sine meldinger. Den gylne regelen er "Forstå forstår, da bli forstått".

14. Fullstendig melding:

En effektiv melding er en komplett melding. Mottakeren bør ikke la seg gjette. Det kan føre til misforståelse. En komplett melding inneholder alle nødvendige fakta og figurer.

15. Kortfattet uttrykk:

Fullstendighet betyr ikke inkludering av unødvendige detaljer eller avvik. En effektiv melding er kortfattet og skarp. For dette formålet må avsenderen være klarhodet og riktig fokusert på hans syn.

16. Cordial kroppsspråk:

Dette punktet er spesielt viktig for muntlig kommunikasjon fra ansikt til ansikt. Vi må være forsiktige med å se at vi opprettholder riktig holdning, inkludert selvtillit og høflighet, øyekontakt og, så langt som mulig, behagelig bevegelser. Og positivt kroppsspråk er basert på positive følelser.

17. Kommandoer Oppmerksomhet:

Ved å demonstrere hvor relevant meldingen er for mottakeren og få ham til å realisere sin brukbarhet ved å skoen at den er kompatibel med lytternes tro, kan kommunikasjonen være effektiv. Oppmerksomhet er svært nødvendig for å sikre at alle relevante detaljer er inkludert på korrekt og tydelig måte.