Human Resource Information System (HRIS)

Les denne artikkelen for å lære om konseptet, fordelene og infrastrukturen til Human Resource Information System (HRIS)!

Konsept:

Informasjonssystemet for menneskelige ressurser har blitt en del av alle store organisasjoner. Det er et datastyrt system som hjelper til med behandling av informasjon knyttet til human resource management. Det er en enhet, design for å oppfylle behovet for arbeidskraft i organisasjonen. Organisasjonen må ha et lite beløp for å installere dette systemet. Informasjonssystemet for menneskelige ressurser gjør det mulig for organisasjonen å lagre informasjon om ferdigheter, kunnskaper, evner, potensialer, kvalifikasjoner som kreves for å utføre jobber og er tilgjengelig blant ansatte som gjøres tilgjengelige ved ledelsen av ledere gjennom datanettverk.

HRIS skiller seg fra det manuelle systemet når det bruker informasjonsteknologi eller datamaskiner. HRIS er en del av ledelsesinformasjonssystemet som inkluderer informasjon knyttet til økonomi, eiendeler, regnskap, salg, markedsføring, produksjon mm HRIS ment for innsamling og analyse av data knyttet til menneskelige ressurser i organisasjonen.

Det hjelper ledere i beslutningsprosesser med hensyn til forfremmelse, lønnsfastsetting, rekruttering, opplæring og utvikling. På denne måten fungerer HRIS som en beslutningsstøttesystem enhet. Inngangene til HRIS inkluderer informasjon om ansatte, deres evner, kvalifikasjoner, potensialer, kreative instinkter, alder, lønnsskalaer, ulike arbeidsplasser i organisasjonen, deres nødvendige ferdigheter og kvalifikasjoner for å gjøre dem, antall ansatte og ledere bemanning ulike stillinger, organisasjonsmål, retningslinjer og prosedyrer mv.

Denne informasjonen er lastet inn i systemet. Disse dataene analyseres i den mest nyttige informasjonen som ledere krever. Dette er transformasjonen av inngangsdata. Informasjonsteknologien etter transformasjon gir utdata i flere former som utskrifter og andre enheter. HRIS er enheten som brukes mye av bedriftens organer fordi den gir betydelig, nøyaktig, relevant og omfattende databasinformasjon med hensyn til menneskelige ressurser som kreves av organisasjonen.

Det er mange private firmaer som beholder og vedlikeholder databasen, og utfordrer menneskelige ressurser i rådgivningstjenester med hensyn til rekruttering av ledende og annet personell som kreves av selskapene. Disse konsulentfirmaene er viktige eksterne kilder til rekruttering av alle typer og typer personell til selskapene i India og utlandet. HRIS kan ikke bare utarbeides for en industriell, forretnings-, tjeneste-, pedagogisk, govt. organisasjon, men også for hele byen, distriktet, staten eller landet, kan utarbeides og brukes når det oppstår behov for en spesiell type personell.

For å eliminere menneskelige ressursproblemer av noe slag, kommer HRIS til å redde og yte tjenester for å ansette menneskelige ressurser, og opprettholde fullstendig rekord av menneskelige ressurser. Det kan når som helst vise tilveksten av menneskelige ressurser tilgjengelig.

HRIS fungerer som følger:

innganger:

Innspillet til menneskelige ressursinformasjonssystem inkluderer informasjon relatert til ansatte som utdanning, alder, erfaring, trening, nåværende status, nåværende lønn, enten fremmet eller ikke, organisasjonens politikk fortid og nåtid, prosedyrer fortid og nåtid, og annen nødvendig detaljert informasjon om til menneskelige ressurser i organisasjonen. Dette er de rå dataene som er samlet inn fra kontorfilene og inngått datamaskinsterminal koblet til hoveddatamaskinen. Denne informasjonen er sjekket og kontrollert og skannet for å sikre korrektheten.

Det datastyrt informasjonssystemet for menneskelige ressurser er i alle henseender en overlegne en til det manuelle systemet, som er tidkrevende og ikke så kostnadseffektivt. Tvert imot er HRIS tidsbesparende og billig, og det er ingen mulighet for feil. Feil kan elimineres. Den viktigste fordelen med systemet er informasjonen som er tilgjengelig umiddelbart etter behov.

Transformation:

Informasjonen som mates til datamaskinen, kan omdannes til mer meningsfylt og nødvendig informasjon som akkurat kreves av organisasjonen. Dette er konverteringsstadiet av datastyrt HRIS. Transformasjonene av HRIS er nært knyttet til dataprogramvaren. Dette er instruksjonene eller kommandoene for at datamaskinen skal gjøre det nødvendige.

Organisasjoner kan ha funksjonell HRIS som passer til deres behov. De kan ha HRIS for markedsføring salg, reklame, produksjon, økonomi, regnskap, materialer etc. Disse er de ulike typer HRIS kan enkelt forberedes og vedlikeholdes.

Informasjonen omdannet til meningsfylt beregning er også nyttig for ledere og organisasjoner. Dette fungerer som et beslutningsstøttesystem. Sammenligningsopplysninger ukentlig, månedlig, kvartalsvis, årlig kan lett bli ledet av ledere som bidrar til å ta de riktige beslutninger. Statistisk analyse og driftsteknikk kan brukes.

Produksjon:

Det transformerte materialet kan utnyttes potensielt. Utgang referert til utskriftene av det transformerte materialet fra dataskriveren, for eksempel lønnsoppgaven, kontroller som skal utstedes til partene, rapportere om ytelse av en ansatt, budsjettmessige estimater, gjennomsnittlig kostnad for produksjon av varer etc. Alt dette kan fås i form av utskrifter, terminalskjermer etc. En godt strikket HRIS fungerer som et verdig beslutningsstøttesystem av meget høy kvalitet. Den høye kvaliteten må være nøyaktig, relevant, konsistent, lesbar og omfattende, ikke delvis.

Tilbakemelding og kontroll:

Den oppnådde produksjonen er relevant og nyttig eller ikke, må være kjent. Metoden for å sikre det er kjent som tilbakemelding. Tilbakemelding etablerer kontroll over systemet.

Fordeler med HRIS:

1. Det gir nøyaktig informasjon.

2. Det gjør rask behandling.

3. Det fungerer som et verdifullt verktøy for strategisk planlegging og implementering.

4. Den gir øyeblikkelig informasjon om eksisterende menneskelige ressurser, ferdigheter, kategorier, lønnsstrukturer, kvalifikasjoner, alder, spesialisering, opplæring og utvikling, erfaring, etc.

5. Det fungerer som et beslutningsstøttesystem.

6. Det er et ekspert system.

7. Det er tidseffektivt og ikke mye dyrt.

8. Det letter pålitelig informasjon.

9. Informasjon om menneskelige ressurser gjøres lett tilgjengelig gjennom HRIS.

10. Det etablerer sterk styringskontroll.

11. Det muliggjør konfigurasjoner av ulike konstruksjoner, som for eksempel flere systemer, blanding av systemdesign, sentralisert datautstyr. Den forteller om holdningen til organisasjonen om menneskelige ressurser.

Infrastruktur Kreves av HRIS:

Datastyrt informasjonssystem for menneskelige ressurser er engangsinvestering. Initial investering er veldig høy. Installasjon av hele nettverket av datamaskiner, programvare, spesialisert personale trenger svært tung investering. Men i det lange løp er det svært kostnadseffektivt. Det er ganske billig. For bruk er det bare nødvendig med datamaskinforbruksvarer.

HRIS er systemet som muliggjør rask beslutningsprosess for menneskelige ressurser. Men det har visse ulemper. Denne informasjonen er lett tilgjengelig for alle, og derfor er det all sannsynlighet for misbruk eller underbruk. Det krever at medlemmene av organisasjonen som bruker HRIS må følge visse etikk og avstå fra å avsløre vitale opplysninger til enhver uautorisert person.

Det er et strategisk verktøy i hånden av ledelsen for effektiv planlegging for fremtiden. Derfor skal hemmeligheten til informasjonen opprettholdes til enhver pris. De ansatte i organisasjonen trenger å bli opplært på visse etikk som skal følges av alle.