Human Resource Records: Typer, mål, grunnleggende og forholdsregler

Human Resource Records: Typer, mål, grunnleggende og forholdsregler!

Human resource records refererer til informasjonsdokumentene som benyttes av en organisasjon for å utføre sine funksjoner. Det representerer minnet om organisasjonen. Rekordene gir informasjon om organisasjonen som opprettholdes i konkret form, dvs. skrevet, bilde, diagrammer etc.

De er derfor konkrete bevis på organisasjonens aktiviteter. Personaldokumenter gir informasjon om stillingen til HR i organisasjonen, for eksempel - poster knyttet til opplæring, ytelse, fravær, lønn, arbeidsmessig omsetning, produktivitet, moralundersøkelser, jobbtilfredshet, sosial sikkerhet, ansattes velferd etc. Konvensjonelle poster lagres i form av papirer, kort, filer, diagrammer, blåtrykk osv. Men i moderne tid lagres arkene i C.Ds, videofilmer, lydkassetter etc.

Typer informasjon:

Rekordene er utarbeidet av rapporter, protokollmøter, ordre etc. De inneholder informasjon om ansatte, fagforeninger, arbeidsgiver, regjeringen, stillingsbeskrivelse, jobbanalyse, rekruttering, valg, forfremmelse, overføring, avslutning, omplassering, opplæring og utvikling, legg off, streiker, PF-bidrag, ytelser til ansatte, lønn, klageforhold osv.

Formål med personopplysninger:

Hovedformålet med rekord i ikke lagring, men å ha informasjon for å gjøre analyse av ulike problemer. Effektivt lagrede poster muliggjør bedre analyse av problemene.

Rekord tjener følgende formål.

(1) Hjelp ledere til å identifisere, forberede og gjennomføre opplæringsprogrammer for ansatte og lederutvikling for ledere.

(2) Tilrettelegger i beslutningsprosessen med hensyn til overføring, forfremmelse, nedturering, omplassering etc.

(3) Hjelper med å utarbeide lønnskort.

(4) Gjør det mulig å gi opplysninger om ulykker, fravær, arbeidsomsetning, lønn til statlige organer.

(5) Tilrettelegger revisjon av menneskelige ressurser.

(6) Aktiver forskning i menneskelige relasjoner.

(7) Gi kunnskap om gyldigheten av ansettelsesprøver og intervjuer.

(8) Opprettholde data med hensyn til blader, opplæring, forfremmelse, overføring, permitteringer, avskedigelser, utgifter knyttet til ytelser til ansatte mv.

Essentials of a Good Record:

For å oppnå de ovennevnte målene må en god rekord inneholde følgende funksjoner:

(1) Det skal være objektivt. Det bør opprettholdes for å oppfylle de oppgitte målene.

(2) Opptakshåndtering bør være enkel og lett å forstå.

(3) Det bør være nøyaktig uten noen sjanse for feil eller svindel.

(4) Det skal være i samsvar med behovene.

(5) Det skal være lett å spore eller tilgjengelig.

(6) Ved å opprettholde regnskapsprinsippet bør økonomien følges. Vedlikehold av poster bør ikke være dyrt.

(7) Det bør være nyttig for bedre styring av virksomheten. Unødvendige papirer bør ikke lagres i poster.

(8) Det bør være lett tilgang til nødvendig informasjon, og derfor bør opprettholdes tilsvarende.

(9) Ulike poster bør lett differensieres.

(10) Det bør ikke bli duplisert.

(11) Opptaksholder skal deputeres for å ivareta vedlikehold av poster.

Forholdsregler ved vedlikehold av poster:

Rekordene tjener mange formål. Rekordene til personellene skal opprettholdes fra inntaksdatoen til tidspunktet for pensjonering eller forlater organisasjonen. Ifølge Jucius Michael er visse forholdsregler avgjørende for å opprettholde personopplysningene.

De er:

(1) All ansettelsesinformasjon for hver ansatt kan oppbevares i en mappe. Øvrig informasjon om arbeidstakeren som prestasjonsevaluering, pedagogiske kvalifikasjoner, opplæring, disiplinære tiltak, om noen, mot personell etc. er plassert i mappen.

(2) I tillegg til mappen kan et kort som inneholder viktig informasjon, arkiveres i mappen slik at det blir enkelt å få tilgang til ansattsposten når som helst.

(3) I enkelte tilfeller, hvor antall ansatte er svært store, kan databehandlingsutstyr brukes til å opprettholde registre.

Typer av personopplysninger:

Grunnlagene for personell i industrielle foretak er følgende: -

Individuell tjenestepost:

Denne posten inneholder navn og adresse, kjønn, alder, pedagogiske kvalifikasjoner, erfaring, avdeling og seksjon, dato for avtale, dato for overannonsering, lønn, økning, promotering mottatt, overføring etc. av ansatt.

Prestasjonsopptak:

Vurderinger gitt til hver ansatt på grunnlag av årlig ytelsesvurdering er inkludert i denne posten.

Legg igjen poster:

Den inkluderer de forskjellige typer blader tatt av de ansatte og bladbalansen.

Opplæringsopptak:

Dette inkluderer opplæringsprogrammene som ansatte har med dato og tidsperioder.

Helse og sikkerhet Records:

Disse postene inkluderer informasjon om ulykker, medisinske rapporter, forsikringsopptegnelser etc.