Gjør din virksomhets regnskapsinformasjonssystem mer effektivt

Gjør din virksomhets regnskapsinformasjonssystem mer effektivt!

Behovet for å utvikle et effektivt regnskapsinformasjonssystem i et næringsliv kan ikke overbelastes. Siden bruk og kontroll av økonomiske ressurser er knyttet til regnskapsinformasjonssystemer, blir det enda viktigere å planlegge, designe og implementere regnskapsinformasjonssystemet nøye.

Image Courtesy: undercdn.under30media.netdna-cdn.com/wp-content/uploads/2013/Accounting.jpg

Hva gjør et regnskapsinformasjonssystem effektivt? Svaret på dette spørsmålet kan gis i form av følgende kritiske suksessfaktorer:

1. Effektivitet

2. Enkelhet

3. Fleksibilitet

4. Pålitelighet

5. Brukerens aksept

1. Effektivitet:

Regnskapsinformasjonssystemer faller mellom kategoriene av fabrikksystemer og støttesystemer. Generelt er drivkraften bak utviklingen av disse, den sannsynlige forbedringen i effektiviteten til de konkrete oppgaver og lovbestemt forpliktelse til å generere nøyaktig og rettidig informasjon for rapportering til ulike eksterne brukere. Slike systemer må derfor arbeide med lavest mulige budsjetter og tjene formålet.

Volumet av informasjon generert av regnskapsinformasjonssystemene har økt vesentlig. Som et resultat har kostnadseffektiviteten blitt en kritisk suksessfaktor for regnskapsinformasjonssystemer.

2. Fleksibilitet:

Regnskapssystemer er nå gjenstand for hyppigere endringer enn noensinne. Endringene er generelt nødvendiggjort av endringer i regelverk for virksomheten, omstilling av organisasjonen, reprosessering av forretningsprosesser etc.

Regnskapsinformasjonssystemet kan endres for å dra nytte av endringen i informasjonsteknologi. Derfor må et regnskapsinformasjonssystem være fleksibelt og i stand til å tilpasse seg endringene i næringslivet og informasjonsteknologien.

3. Enkelhet:

Regnskapsinformasjonssystemer brukes av en rekke brukere, både interne og eksterne. Disse brukerne har ulike nivåer av forståelse av informasjonssystemer og teknologi. Det er derfor viktig å sikre at systemet er enkelt og brukervennlig.

Et regnskapsinformasjonssystem bør være enkelt å betjene, vedlikeholde og revidere. Det bør unngå uønskede funksjoner, da de bare legger til kompleksitet i systemet. Det er imidlertid avstand mellom enkelhet og fleksibilitet, og en riktig balanse mellom de to må opprettholdes i systemet.

4. Pålitelighet:

Siden regnskapsinformasjonssystemene relaterer seg til den daglige driften av virksomheten, må de være svært pålitelige systemer. Påliteligheten kan måles når det gjelder lav vedlikehold, kvaliteten på informasjonen og evnen til å håndtere unntak. Regnskapsinformasjonssystemer må utformes for å sikre at de ikke godtar feilaktige data, og de gir heller ikke feil eller ufullstendige rapporter.

5. Brukeravtale:

Bruken av regnskapsinformasjonssystemer er gjennomgripende i næringslivet, da nesten alle avdelinger bruker den. På grunn av det store antall brukere blir sikring av brukerne vanskelig. Uten brukernes aksept kan ikke regnskapsinformasjonssystemene lykkes.

Feil av regnskapsinformasjonssystemer i nasjonaliserte indiske banker i begynnelsen er et klassisk eksempel på viktigheten av at brukeren aksepterer regnskapsinformasjonssystemer.

Brukerens aksept kommer når systemet gjør brukerens jobb lettere og løser sine problemer uten å legge til sin elendighet. Dermed er brukernes engasjement i utviklings- og implementeringsfasen avgjørende for suksessen til regnskapsinformasjonssystemer.