Moderne kommunikasjonsformer - Faks, e-post og videokonferanse

Moderne kommunikasjonsformer - Faks, Email og Videokonferanse!

De teknologiske fremskrittene de siste tiårene har gjort det mulig å overføre trykte meldinger, bilder og til og med liveopptredener til alle kommende i verden med fart.

Med et enkelt trykk kan du sende kommunikasjon til en rekke destinasjoner. Ikke bare store forretningshuse, men også mellomstore og små, bruker dem i deres daglige arbeid. Blant slike midler er faks, internett / e-post og videokonferanse.

Fax:

Akkurat som den konvensjonelle telefonen bærer stemme, har en faks- eller telefaksmaskin utskriftstegn (ord og bilder i fotokopi) fra avsenderinstrumentet til mottakerinstrumentet.

Avsenderen av en faksmelding forbereder kopien på et ark (vanligvis ikke større enn A4-størrelse) som kan mates inn i faksmaskinen. Han ringer målnummeret, får fakstonen og sender meldingen inn i maskinen.

Den utskrevne meldingen konverteres til elektroniske signaler når papiret ruller gjennom faksmaskinen. Denne meldingen mottas i samme form i den andre enden på papirrullen som er festet til maskinen.

Faksmaskiner kan ha disse tilleggsfunksjonene:

(A) Fjern aktivering:

Eieren kan bruke en fjernkontrollenhet til å betjene maskinen.

Til tross for strømbrudd:

(B) Faksmaskinen kan bli laget for å fungere selv under strømbrudd.

(C) Minne:

Meldingen som sendes, kan lagres i maskinens minne. Ved mottaksenden, i mangel av papir, kan meldingen bli registrert i maskinen for å utvikle en utskrift etterpå.

(D) telefonsvarer:

Ved mottakeren, trenger det ikke være en operatør for å motta innkommende meldinger. De mottas automatisk.

Fordeler:

(A) Faks muliggjør en nøyaktig overføring av et dokument, inkludert bilder og håndskrift. Fargefakser er også en mulighet.

(B) Faks kan sendes via en datamaskin, i så fall er det begrenset til meldingene som er opprettet på datamaskinen.

(C) En faksmelding kan bekreftes på telefon for å sikre sin autentisitet.

(D) Fakser er tillatt som bevis i retten. I dette henseende er de bedre enn e-post.

(E) Med gjentatte oppringningsanlegg, kan et opptatt nummer nås så snart det blir ledig.

ulemper:

(a) Det er dyrt i forhold til e-post og post.

(b) Noen ganger er mottaket uskarpt på grunn av kanalfeil eller mekanisk svikt i hver ende.

(c) På senderen eller mottakers ende kan dokumentet til feilpersoner bli utsatt. Derfor er det ofte vanskelig å opprettholde hemmelighold ved sending og mottak av en faksmelding.

(d) På mottakersiden skrives meldingen ut til mottakerens pris. I tilfelle uønskede meldinger fyller i, må mottakeren bære kostnadene.

Prøvefaksmeldinger:

Det er nye konvensjoner om utarbeidelse og legging av en faksmelding. Det er en tendens til å minimere bokstavets vertikale plass.

Hvis et forretningsbrev skal sendes per faks, er det formatert på en av følgende måter:

Eksempel på faksnr. 1:

ABC Corporation:

1, MG Road, Nagpur

Faksmelding:

Til LMN Inc., Mumbai

Fra Joseph De Cunha

Emne mangel i sendingen din

Dato 4. juli 2011

Side / s 1

Vi ønsker at du tar øyeblikkelig oppmerksom på mangelen i sendingen datert 1. juli 2011 til oss som skulle inneholde 40 rustfritt stålbeholdere, men inneholder kun 30. Vi stoler på at du vil sjekke opp med forsendelsesdelen og gjøre det bra for mangelen tidligst. Vennligst bekreft med faks.

Joseph De Cunha

Innkjøpssjef

Eksempel på faksnr. 2

Apex Importører-Eksportører:

1244 Dock Yard Street, Mumbai.

Faksmelding:

Til Kiran Jhaver Inc. Fra Raj Desai

Faksnr. AIE / 233 Emneutvidelse av L / C

Dato 30. juni 2011 Sider 2, inkludert denne

Som ønsket av deg, har vi arrangert å utvide L / C datert 1. januar 2011, som skulle forfalle 30. juni til 31. juli 2011. En kopi av den sendes ved siden av. Vi håper du vil dra nytte av dette og sende klærne innen denne datoen. I tilfelle du ikke klarer å gjøre det, vil vi bli tvunget til å kansellere bestillingen. Vennligst hold kontakten og informer om fremdriften når du sender bestillingen.

Raj Desai

Dy. Administrerende direktør

Internett og e-post:

Internett er et internasjonalt datanettverk som kobler datamaskiner fra sektorer som statlige byråer, forretningshus, utdanningsinstitusjoner og enkeltpersoner. Den mottar informasjon, lagrer den og lar den leses på tilfredsstillende betingelser.

Internettleverandører (ISPer) tillater en å lage e-post-IDen gratis, i håp om å gjenopprette kostnadene gjennom annonsene som brukeren blir utsatt for under bruk av e-post. En typisk e-postadresse leser [e-postbeskyttet]. Noen andre Internett-leverandører er bsnl, yahoo, hotmail og Gmail.

Merk bruk av bare små bokstaver (små) alfabeter e-post i ID-er.

Hver gang brukeren ønsker å sende meldinger eller sjekke innkommende post, kan han nå sin ID ved å skrive inn et passord som gjør e-postkontoen privat. Men når du har sendt inn til e-postmekanismen, vet du ikke hvem som kan lese denne "private" informasjonen langt unna. Som sådan e-post garanterer ikke 100% hemmelighold.

Fordeler:

(a) E-post er uten tvil den billigste og raskeste måten å sende trykt informasjon (verbalt og ikke-verbalt). Med ett klikk på knappen kan hundrevis av e-postadresser sendes til hundrevis av e-postadresser over hele verden (for å bli notert av mottakere ved å sjekke innkommende post eller innboks).

(b) Ingen papir er nødvendig. Meldinger kan opprettes direkte på datamaskinen, og legges til fra forskjellige datafiler, CDer, disketter, etc.

(c) Dette anlegget er nå tilgjengelig på mange regionale språk i India.

(d) Det er uformelt og lar avsenderen være anonym (siden han kan bruke noe navn som e-post-ID. For eksempel kan JK Singh bruke utankhatola som e-postnavn).

(e) Organisasjoner og forlag tar kunnskap om meldinger som kommer via e-post. Aviser og blader skrive ut bokstaver som kommer via e-post.

(f) Så lenge du har passordet ditt med deg, kan du åpne din e-postkonto på hvilken som helst datamaskin i verden som har dette anlegget. Du forblir ubesværet selv med et mobilt håndsett. Du kan bare skrive inn en internettkafé, betale leien og bruke e-posten. E-post er ekstraordinært bærbar.

(g) Du kan ha en adressebok i din e-postkonto, registrere innkommende mails og redigere dem og så videre.

(h) Når du svarer på en e-postmelding, sendes avsenderens melding automatisk til ham for klar referanse.

(i) Som menneskelig behov og fantasi guide, er det flere innovasjoner mulig.

(j) Email kan aktivere en pågående elektronisk konferanse. Mennesker over hele verden kan "møte" på internett og gi et tema av felles interesse.

(k) Mottakeren trenger ikke å svare på en gang som på telefonen, men kan ta seg tid. Emailing bidrar til å unngå et direkte grensesnitt.

(l) I en organisasjon kan en underordnet raskt og direkte nå en overlegen på e-post. E-post gjør en organisasjon mer demokratisk (som enkeltpersoner har større sjanse til å bli hørt av den rette personen selv om han er flere nivåer høyere).

Ulempe:

(i) Email, på grunn av den potensielle anonymiteten, forblir en uformell kommunikasjons kanal.

(ii) Overdreven bruk og oversvømmelse av uønskede meldinger (spesielt fra annonsører) er en stor ulempe ved dette systemet. Med mindre man tar vare på å blokkere uønskede annonser, finner man en innboks full av tilbud som kanskje er tvilsomme og uoppfattelige. Wading gjennom biter av e-post er et av de største problemene for de som er avhengige av e-post for deres kommunikasjonsbehov.

(iii) Man kan ikke være privat mens du bruker datamaskinen til e-post. I den grad er hemmeligheten tapt.

(iv) Hvis mottakeren ikke kan åpne e-postkontoen sin så snart en melding er mottatt, kan meldingen ikke virke for ham.

Retningslinjer for bruk av e-post:

E-post er et nytt og særegent kommunikasjonsmiddel, med sine egne konvensjoner:

(1) Din e-postmelding kan leses av flere personer enn beregnet. Så du må ta vare på det.

(2) Ved e-postmelding må alle elementene av god sammensetning som korthet, klarhet, høflighet.

(3) Du kan bruke stavekontrollmekanismen til datamaskinen for å sikre korrekt stavemåte.

(4) E-postformatet på datamaskinen sørger for å sende og nevne cc (karbonkopi) og emnelinje. Disse kan skrives for mottakerens bekvemmelighet.

(5) Hvis en enkelt e-post inneholder meldinger for ulike deler av en organisasjon, kan de bli separert på komponentstadiet.

(6) Du bør ikke bruke alle hovedsteder til å skrive en melding, da dette ser ubehagelig og uhøflig ut.

(7) Når du svarer på en melding, kan bare den vesentlige delen av det bli sitert og resten slettet.

(8) Du kan opprette meldingen i et annet program (for eksempel WordPad eller notisblokk) og overføre det til din e-post.

(9) Hvis du korrekturleser på skjermen, vær ekstra forsiktig.

Det kan bemerkes at dato og klokkeslett for overføring av meldingen og avsenderens epost-ID automatisk overføres på e-post. Det er likevel vanlig å skrive e-postadressen din i e-postmeldingen.

E-post-ID er oppgitt i meldingsdelen, spesielt når du inviterer inn svar på en annen ID. Hvis det er en tidsforsinkelse mellom å komponere en melding og sende den, uansett grunn, kan datoen for komponering bli skrevet.

Videokonferanse og telekonferanse:

Denne kommunikasjonsmåten begynner i telekonferanse. En rekke telefoner er samtidig koblet til hverandre. Telekonferanse er et anlegg som gjør det mulig for folk i ulike deler av verden å ha et lydmøte (i motsetning til dialog), sparer på transittid og hotelllopphold. Det hjelper i å smelte ut en rekke meninger om et emne for å få en raskere konklusjon.

Et videre fremskritt i denne teknologien er datatelekonferanse. Deltakerne kan reagere på meldingene og inngangene til den andres kunnskap. De kan ikke engang være tilstede samtidig for datatelekonferansen, men legger til sitt bidrag til deres bekvemmelighet.

Videokonferanse er imidlertid det nærmeste det blir å se og høre hverandre uten å være tilstede sammen. Teknologiene som brukes i en videokonferanse er: skjerm, kamera, mikrofon, codec (kompressor-dekomprimering eller), utstyrsstyringspute på hvert sted og internettforbindelse. Med tiden er dette blitt mer populært og enklere å bruke. Du ser det ofte i TV-intervjuer.

Du ser det ofte i TV-intervjuer. For en videokonferanse kommer deltakerne inn i et spesialrom på deres respektive steder, utstyrt med gadgetry. De kan se, høre, snakke med andre og vise utstillinger uten fysisk tilstedeværelse sammen.

Hele saken kan registreres på videobånd. Som noen har jocularly satt den, bortsett fra snacks og kaffe, er alt annet overførbart i en videokonferanse. I dag er privilegiene til de rikere forretningshusene, videokonferanser satt til å få bredere popularitet.

Video klasserom er en annen mulighet i dette feltet, hvor en ekspert fakultet medlem kan lære en rekke klasser i en rekke byer samtidig og svare på deltakerens spørsmål.