Beskyttelse av konfidensiell informasjon ved ikke-opplysningsavtaler (NDA) og interne prosesser
Beskyttelse av konfidensiell informasjon av et selskap ved ikke-opplysningsavtaler (NDA) og interne prosesser!
Betydningen av handelshemmeligheter har økt i denne moderne informasjonsalderen. Også mengden data og informasjon som er klassifisert som konfidensiell, har økt. Konfidensiell informasjon kan forholde seg til produktformler, forretningsprosedokumenter, kundelister, finansielle dokumenter og bankinformasjon.
Image Courtesy: eahp.eu/sites/default/files/images/pic%202.jpg
I løpet av jobben blir ansatte utsatt for informasjon som er konfidensiell i naturen. Miller (2000) fremhevet rollen som profesjonelle medarbeidere i å dele stilig kunnskap når de flytter fra ett selskap til et annet. Det må tas forsiktighet for å sikre at de ikke avslører konfidensiell informasjon også.
Mange leverandører og kunder er også sannsynlig å bli utsatt for selskapshemmeligheter, spesielt i et entreprenørskap som har få kunder eller leverandører som kan jobbe veldig tett med venture.
Ved joint ventures med utenlandske selskaper eller selv om venture har flere multinasjonale selskaper som kunder, må ventureet overholde utenlandske lover og er sannsynlig å være ansvarlig for brudd på avsløring av konfidensiell informasjon som tilhører dem. For eksempel, nylig har en rekke kundesenter blitt fanget, og prøver å selge konfidensiell klientinformasjon.
Strategien for å sikre beskyttelse mot konfidensiell informasjon involverer bruk av ikke-opplysningsavtaler (NDA) og sterke interne prosesser.
Opplysningsavtaler (NDA):
NDA er inngått med ansatte, men kan også brukes når det gjelder leverandører, kunder og potensielle finansiere. For å være effektiv i det tiltenkte formål, bør en NDA ha følgende elementer:
1. En NDA skal definere hvilken informasjon som er konfidensiell.
2. Det bør ha klausuler om restriksjoner på avsløring, kopiering og bruk av informasjon.
3. Det bør ha klausuler om begrensninger på bruken av opplysninger når de er i ansettelse og ved oppsigelse. For leverandører, finansiere, etc., restriksjoner i foreningsperioden og deretter.
4. Det bør nevne krav om retur av konfidensielle dokumenter og papirarbeid ved oppsigelse av foreningen.
5. Det bør ha spesifikasjon av straffeklausuler som å holde tilbake lønn, pålegge bøter mv.
6. Tillegg av konkurranseklausul i en NDA hindrer ansatte og leverandører fra å sette opp konkurrerende virksomheter eller hjelpe konkurrenter. Men meget strenge konkurranseklausuler vil ikke bli opprettholdt i en domstol og vil bli avvist som urimelig.
7. Det bør også sørges for at ansatte ikke bryter med tredjeparts rettigheter, ved å bruke sin konfidensielle informasjon for egen virksomhet. For eksempel kan en ny rekrutter bruke den konfidensielle klientlisten til sin tidligere arbeidsgiver for å gjøre salgssteder for produktet ditt. Ansatte bør være pålagt å skadesløs venture i tilfelle slike brudd.
Interne prosesser:
Det bør være sterke interne kontroller og prosesser for å beskytte konfidensiell informasjon. Det er en rekke proaktive skritt som et venture kan ta for å sikre at sjansene for et brudd er slanke. Noen av disse trinnene diskuteres her:
1. Ansatte bør gjøres for å realisere sitt ansvar for å beskytte konfidensielt materiale. Selskapet kan også informere medarbeiderne og andre om de juridiske konsekvensene av å bryte konfidensialiteten til forretningshemmeligheter.
2. Ansatte bør utdannes for å identifisere konfidensielt materiale.
3. De konfidensielle dataene og informasjonen skal merkes som sådan, og tydelig angir for hvem informasjonen er beregnet på.
4. Tilgang til følsomt materiale eller følsomme områder på arbeidsplassen bør begrenses etter behov.
5. Interaksjoner og opplysning til tredjepart skal kanaliseres gjennom spesifiserte ansvarlige medarbeidere.
6. Når du forlater en organisasjon, må en ansatt påminnes om sine forpliktelser med hensyn til konfidensiell informasjon gjennom et utgangssamtale. Ansatte bør bli bedt om å signere et dokument som bekrefter sin / hennes forpliktelse. På samme måte, når en leverandør opphører hans / hennes forhold til selskapet, kan et møte minne leverandør av konfidensialiteten av den informasjonen han / hun ble utsatt for, og av hans / hennes kontraktlige forpliktelser for å opprettholde konfidensialitet.
