Innkjøpsprosedyre for materialer: 7 trinn
Noen av stadiene er: 1. Kvitteringer og analyse av krav og behandling av rekvisisjoner 2. Valg og plassering av potensielle leverandører 3. Forespørsel, kvittering og analyse av tilbud 4. Bestilling av bestillinger 5. Oppfølging og fremskynding av bestillingsordre og andre .
Trinn i innkjøpsprosedyre:
- Kvitteringer og analyse av krav og behandling av rekvisisjoner
- Valg og plassering av potensielle leverandører
- Forespørsel, kvittering og analyse av tilbud
- Bestilling av bestillinger
- Følg opp og fremskynde innkjøpsordrene
- Verifisering av leverandørfakturaer for betaling etter behandling av uoverensstemmelser og avslag
- Avslutte fullførte bestillinger og vedlikehold av poster
Stage # 1. Kvitteringer og analyse av krav og behandling av rekvisisjoner:
De ulike avdelingene i organisasjonen kommuniserer deres krav til ulike gjenstander for å kjøpe avdeling gjennom rekvisjonsskjema.
En innkjøpsskjema utarbeider grunnlaget for kjøp og inneholder følgende data:
(i) Hva er materialet / elementet som kreves med kvalitet og andre nødvendige spesifikasjoner?
(ii) Kvantitet som kreves?
(iii) Dato da materialene trengs?
(iv) Leveringssted?
(v) Navn på den foreslåtte leverandøren.
En kjøpsrekvisisjon er utarbeidet i to eksemplarer og underskrevet av den kompetente myndighet. For å holde en sjekk om tilgjengeligheten av varen i butikken, blir den sendt gjennom butikken. Format er vist i figur 6.3
Stage # 2. Valg og plassering av potensielle leverandører:
Denne prosessen består av å velge et rettferdig antall leverandører enten gjennom autoriserte representanter, kataloger, handelsjournaler. Annonser, handelskataloger eller messer.
Kriteriet for det endelige valget av en leverandør er også basert på følgende faktorer:
(i) Forsyningssikkerhet: Basert på leverandørens tidligere ytelse.
(ii) Sikring av rettidig levering av varer igjen basert på tidligere data.
(iii) Andre hensyn som ettersalgsservice, holdning til varer avvist av kjøper, teknisk assistanse i og etter installasjon etc.
Mens det tas hensyn til potensielle leverandørers vurdering, blir det også gitt følgende:
(i) Hvis kjøpet skal foretas fra lokalt marked eller annet konkurranseplass utenfor industrien.
(ii) Hvis hele kjøpet skal skje fra en enkelt leverandør eller fra flere leverandører.
(iii) Å kjøpe direkte fra produsenter.
Innkjøpsmidler skanner kontinuerlig markedet på jakt etter potensielle nye leverandører.
Stage # 3. Forespørsel, kvittering og analyse av tilbud:
Sitat er en forespørsel om å vite om leverandørene kan levere ønsket materiale innen den angitte datoen og hvis ja da i hvilken grad.
Anmodningen om tilbud er gjort på et spesifisert skjema som vist i figur 6.4
Tilbud er innkalt for kjøp av materiale som vist nedenfor og skal nå dette kontoret senest på (dato) på (tid). Sitatene skal sendes med full detaljer og støttes av detaljer litteratur eller brosjyrer etc.
(i) Vennligst nevne på toppen av konvolutten
Forespørsel Nei .......... Dato for forfall ..................
(ii) Sitatene skal sendes i to eksemplarer.
(iii) Sitatene skal gis i samme rekkefølge som i forespørselsbrevet.
(iv) Tilbudene skal være gyldige i minst en måned fra åpningsdatoen,
(v) De oppgitte prisene skal være for kjøperens destinasjon og inkludere alle avgifter.
(vi) Sitatene skal sendes i forseglede deksler.
(vii) Retten er reservert for å godta eller avvise et tilbud helt eller delvis uten å tildele noen grunn.
(viii) Leverandørrepresentanten kan være til stede ved åpning av sitater.
Gjør forespørsel om tilbud:
Forespørsel om tilbud er gjort på foreskrevet Performa vist i figur 6.4 til alle valgte leverandører eller kilder og forsyning. Sitatskjemaet tar på seg detaljene for materialet som er kjøpt og Vilkår og betingelser der kjøperen ønsker å anskaffe materialet.
Analyse av sitater:
Etter å ha mottatt sitater fra ulike kilder, studeres disse for sammenligninger av priser, andre vilkår som er nevnt i forespørselen om tilbud. En sammenlignende setning som vist i figur 6.5 er utarbeidet for analyse. N.TS og A.TS er merket på hvert element, dvs. ikke til spesifikasjoner og i henhold til spesifikasjoner og valg av rett leverandør er fra elementer merket ATS
Sammenligningsoppstillingen utarbeidet ovenfor tjener en god veiledning ved valg av rett leverandør, dvs. hvis materialet oppfyller de nødvendige spesifikasjonene.
Stage # 4. Plassering av bestillinger:
Etter at du har valgt den riktige leverandøren, sendes en innkjøpsordre (som vist på figur 6.6) til ham. Kjøpsordren utgjør et juridisk dokument, og det fungerer som leverandørmyndighet for levering av materiale i henhold til kjøpsordren.
Fase # 5. Oppfølging og fremskynde innkjøpsordrene:
Bare å plassere innkjøpsordren garanterer ikke materialtilførsel, og det er også nødvendig med forfølgelse.
Så kjøpseksjonen opprettholder kontakt med leverandør for å:
(i) Få informasjon om bestillingsforløp.
(ii) Leverandør skal påminnes før leveringsperiodens utløp, slik det er kjernen i kjøpsavtalen.
(iii) Ta korrigerende tiltak (for eksempel å endre transportmodus eller overføre noen av bestillingene til de andre leverandørene) slik at materialet kan bli mottatt i tide som tidligere planlagt.
Seks eksemplarer av innkjøpsordren er utarbeidet av kjøpsdokumentet. og hver kopi er signert av kjøperen.
Av disse eksemplene sendes en kopi hver til:
(i) Leverandør.
(ii) Butikkseksjon.
(iii) Regnskapsseksjonen.
(iv) Inspeksjon Deptt.
(v) Deptt. plassering rekvisisjon.
(vi) Kjøpe Deptt for rekord.
Stage # 6. Verifisering av leverandørfakturaer for betaling etter behandling av uoverensstemmelser og avslag :
Rapporter om materialet som er mottatt, sammenlignes med innkjøpsordren for å finne ut avvik, dvs. kvalitetsvariasjoner mv. Uoverensstemmelsene hvis det oppnås om kvalitet eller kvantitet, skal straks bringes til varsel av leverandører. Det avviste materialet kan returneres til leverandøren for utskifting.
Fakturaer er sjekket for å sikre at materialet er mottatt i henhold til innkjøpsordre spesifikasjoner og avtalt pris. Etter å ha bekreftet disse tingene, blir det gjort betaling til leverandøren for materialet som er mottatt.
Stage # 7. Avslutte fullførte bestillinger og vedlikehold av poster:
Etter å ha sammenlignet innkjøpsordren med mottakerrapporter og leverandørens faktura. Ordrene behandles som fullførte bestillinger og avsluttes. Det siste trinnet i innkjøpsprosedyren er å arkivere regnskapet for disse transaksjonene, dvs. vedlikehold av poster.
