Sikkerhetssystem i et kontor

Denne artikkelen gir et nært bilde av sikkerhetssystemet på et kontor.

Betydning av sikkerheten til et kontor:

Sikkerhet betyr beskyttelse gitt til noen identifiserbare, materielle elementer eller en kropp. Denne beskyttelsen er gitt for å hindre kroppens gjenstand fra sabotasje eller spionasje.

Sikkerhet blir et viktig aspekt av ledelsen på grunn av:

1. Sårbarheten til inntrengerne til kontoret, og

2. Med fremkomsten av ny teknologi og installasjon av disse nye teknologiske instrumentene på kontoret vokser fristelsen for industrispionasje for nye produktdesign.

Sikkerhetsprinsipp:

Sikkerheten har to typer områder og planleggingen avhenger også av disse to typer områder.

Det er prinsipper som styrer begge typer prinsipper, men de felles prinsippene er:

1. Tilsynsprinsipp:

Tilsyn er nødvendig for å kontrollere riktig oppgave av sikkerhetsoppgaven. Tilsyn på daglig basis må gjøres for å sjekke normaliteten til tingene som går videre for å oppnå organisasjonsjobb på daglig basis.

2. Kostnad for sikkerheten:

Sikkerheten som trengs er et must imidlertid; kontroll av kostnaden er en viktig faktor. For lite kostnad på sikkerheten hindrer den interne beskyttelsen av kontoret, og for høy kostnad er heller ikke tilrådelig. Kontoret bør ta en langsiktig og kortsiktig planlegging av sikkerhet før de bestemmer seg for kostnadsfaktoren.

3. Metode og kommunikasjonsformer:

Uansett hva systemet er for sikkerheten, bør det ikke hindre stilen og kommunikasjonsmodusene mellom de ansatte i organisasjonen. Kommunikasjon som en kobling til sikkerhetssystemet og en god kommunikasjon av et hvilket som helst kontorsystem spenner også på sikkerheten.

4. Enkel veiledning:

Det er viktig og nødvendig for hvert kontor å få de ansatte til å forstå om viktigheten av sikkerhet. Prinsippet og form for sikkerhet utformet for sikkerheten til kontorpersonalet skal være enkelt og fleksibelt slik at hver medarbeider burde forstå det samme og holde seg til det selv. Behovet for sikkerheten avhenger av enkelheten eller kompleksiteten til et kontor, men implementeringen avhenger av bruken av det samme avhengig av virksomhetens art.

5. Tilstrekkelig og haster:

Sikkerhet avhenger av hastigheten og tilstrekkigheten. Uansett hvilken form for sikkerhet som skal gjennomføres, bør man ta hensyn til avdelingen som sikkerhetssystemet er nødvendig for, og den enkelte som det er nødvendig for.

Planlegg sikkerheten:

Som alle andre nye konsepter eller en ny ting som må implementeres på et kontor, må en planlegging av sikkerhet gjøres før de gjennomføres i sikkerhetsbransjen. Ingen kan stoppe tyven eller utenforstående på kontoret, men et skritt kan definitivt gjøres for å sjekke den nye aktøren på kontoret. Det er her at en forsiktig sikkerhetsplan forsøker å minimere risikoen og til og med eliminere dem.

1. Rekruttering av ansatte:

Ansatte kan rekrutteres i organisasjonen for å se på sikkerhetssystemet, eller eksternt byrå kan kontaktes for å ha sitt opplært personell for sikkerheten.

2. Utforming av komiteen:

Det foreslås å danne en komité med kontoransvarlig selv en del av det samme. Avdelingshoder kan innføres i systemet om nødvendig. Denne komiteens oppgave kan være å danne et sikkerhetssystem som holder øye med organisasjonens krav, legger myndighetens og myndighetens representasjon for formålet og studerer problemene også.

3. Systemkommunikasjon:

Utvalget som formulerer sikkerhetsplanen, bør kommunisere systemet som er utformet for hvert medlem av organisasjonen for å søke godkjenning, og forslag, hvis noen.

4. Søker informasjon og meninger, hvis noen:

Utvalget bør søke informasjon på en skikkelig utformet form fra sikkerhetskravene til forskjellige formål i ulike avdelinger.

5. Formulering av sikkerhetsplan eller system:

En plan for sikkerhet skal utarbeides på grunnlag av informasjonen og behovet for organisasjonen.

6. Formulering av systemet:

Et system som skal være basert på mottak av reaksjon og forslag, bør formuleres og gi detaljer som hvordan hele sikkerheten er integrert i organisasjonens struktur, hvordan systemet skal gjenopplives og hvordan det skal integreres inn i oppsettet etc.

Øvelse av sikkerheten:

Følgende punkter er verdt å merke seg med hensyn til sikkerhetssystemet når det trer i praksis:

1. Bruk av et advarselssystem:

Man bør alltid bruke eller få et pipelyd eller alarmsystem for sikkerhet. Når det er fare, må alarmen klarte å blinke en melding om at det er problemer med å gå inn i systemet.

2. Identifikasjon ved inngang:

Pass skal overleveres til folk som kommer inn på kontoret. Etter at de er ferdig med arbeidet, bør de få sjekket deres passeringer og signert av myndighetene de møter på kontoret, gi det samme til sikkerheten når de endelig forlater kontorforbindelsen. Identifikasjonspass skal utstedes til hver ansatt for riktig identifikasjon. Dette er en nødvendig perquisite for ethvert kontor.

3. Sikker posisjonering av kontanteravdelingen:

Det er en vanlig vane for enhver inntrenger, som kommer inn på kontoret med en forsinket intensjon, å angripe kontanteravdelingen først, og å avkaste seg med bytte. Kontantavdelingen må være plassert i en svært trygg del av bygningen, og innreise til denne delen av bygningen bør være begrenset.

Hvor det ikke er mulig å beskytte kontanteravdelingen, bør en barrikade være forberedt på å sette kasserer og kontanter i barrikaden for normal drift av kontanteravdelingen.

Opplæring og disiplin i sikkerhet:

Ikke en veldig innfødt eller teknisk metode er nødvendig for å opprettholde riktig sikkerhetssystem på kontoret. Hver medarbeider må gjøres for å forstå viktigheten av behovet for sikkerheten, og de må trenes tilsvarende.

Et par poeng bør bli notert:

1. Enhver ansatt skal fortalt om ikke å snakke mer om organisasjonen eller for avdelingen, om aktivitetene som går i avdelingen. Hvis en ansatt ikke er enig i dette, skal avdelingen og organisasjonen ta et seriøst syn på arbeidstakerens virksomhet.

2. Under lunsjen, kaffe eller te-pause, skal hver medarbeider legge alle sine filer, papirer, papirvarer, etc. i skuffen og låse dem ordentlig, i stedet for å forlate stedet loslitt, og la alt ligge på bordet og derved gi andre en sjanse til å tukle med kontorrekord.

3. Besøkende mekanikere og ingeniører kan være en fare for sikkerheten, siden de har fri tilgang til de fleste av avdelingene der kontormaskiner holdes, og de kan komme over en verdifull konfidensiell informasjon.

4. Kontorets dokumenter skal være behørig klassifisert og tilgangen til dem begrenset.

5. Fortrolige papirer håndtert av kontorets øverste sjef og det konfidensielle arbeidet, skal kun håndteres av sikkerhetsdeklarerte faste arbeidstakere på kontoret.

6. Alle papirer som er enda mindre viktige, bør ødelegges av kontoret. Alvorlige lekkasjer finner sted enten i kopi-delen eller i dupliseringsmaskinen. All bortskjemt kopi skal ødelegges.

Datasikkerhet:

Datamaskiner har begynt å få litt popularitet i vårt land da de fleste store organisasjoner har begynt å bruke dem. I de industrielle avanserte landene blir det lagt stor vekt på datasikkerhet siden databehandlingen er sårbar for de som vil tukle med eller ødelegge den. I de kommende årene kan det sentrale datarommet være målet for all sikkerhet knyttet til organisasjonen.

Brudd på sikkerheten til datamaskiner:

Det er to årsaker til brudd på sikkerheten til datamaskinene:

1. Eksterne årsaker:

Eksterne årsaker kan skyldes naturlig ulykke.

2. Intern årsak:

Intern årsak kan skyldes uaktsomhet av arbeidstaker, kriminell hensikt til arbeidstaker eller på grunn av manglende arbeidstaker for å jobbe riktig med datamaskinen. Naturfare kan skyldes brann, vann eller flom. Brann er hovedårsaken.

For å hindre brann, bør man ta hensyn til at ingen sigaretter eller bidis lyser eller puffes i datarommet. Ingen brannfarlig artikkel skal oppbevares i datamaskinrommet. Også alle bør fjerne skoene sine før de går inn i datarommet.

Så langt som mulig skal datarommet ha et antall brannslukkere. Også filer, etc. på kontoret, bør ikke oppbevares enten i datarommet, eller i et sted som støter opp til datarommet, slik at det ikke kan ha en sjanse til å ta brann.