Fremgangsmåte for vellykket gjennomføring av et budsjettkontrollsystem
Viktige skritt for vellykket gjennomføring av et budsjettkontrollsystem er: 1. Budsjettmål 2. Budsjettorganisasjon 3. Budsjettsentre 4. Budsjetthåndbok 5. Budsjettkontroller 6. Budsjettkomité og 7. Budsjettperiode!
1. Budsjettmål:
Budsjetter er et middel til bestemte endringer. Derfor må målene som skal oppnås i en bestemt tidsperiode beskrives tydelig og nøyaktig før budsjettene utføres.
De som forbereder og utfører budsjetter, må forstå bedriftens mål og retningslinjer fullt ut.
2. Budsjettorganisasjon:
Den riktige organisasjonen er viktig for vellykket forberedelse, vedlikehold og administrasjon av budsjetter. Det opprettes en budsjettkomité som består av avdelingsleder for ulike avdelinger. Instituttlederne får fullmakt til å utarbeide funksjonelle budsjetter. Konsernsjef er ansvarlig for koordinering av ulike budsjetter.
3. Budsjett sentre:
Et budsjettsenter er den delen av organisasjonen som budsjettet er utarbeidet for. Et budsjett senter kan være avdeling, avdeling av en avdeling, eller annen del av avdelingen. Etablering av budsjett senter er nødvendig for alle deler av organisasjonen. Budsjettsentrene er også nødvendige for kostnadskontroll.
4. Budsjetthåndbok:
En budsjettmanual er et dokument som forteller plikten og også ansvaret til de ulike ledere som er opptatt av budsjettene. Det spesifiserer forholdet mellom de ulike funksjonærene. Den legger ned budsjettprosedyrene, organisasjonsstrukturen, ansvarsoppgavene og budsjetttabellen.
5. Budsjettkontroller:
En sakkyndig er utnevnt til administrasjon av budsjetter. Han gir nyttige råd og hjelper til med bygging, implementering, koordinering og revisjon av forretningsbudsjetter. Han gir også rettidig varsel om variasjoner fra budsjetterte ytelser.
6. Budsjettkomite:
Et budsjettkomité bestående av ulike ledere er dannet for å bistå budsjettkontrollen. Konsernsjefen fungerer som formann for budsjettutvalget. Budsjettutvalget godkjenner de funksjonelle budsjettene eller sender dem til revisjon til avdelingshofer. Budsjettkomiteen legger til rette for å sikre deltakelse av personell i forberedelse og administrasjon av budsjetter.
7. Budsjettperiode:
En budsjettperiode er hvor lenge budsjettet er utarbeidet og ansatt. Perioden eller varigheten skal bestemmes etter omstendighetene i organisasjonen. Budsjettperioden skal stemme overens med den naturlige syklusen av virksomheten. Virksomheten og kontrollfaktoren påvirker budsjettperioden.
