Fordeler og begrensninger av planlegging

Fordeler med planlegging:

Planlegging er en av de viktigste funksjonene i ledelsen. Det er grunnleggende for alle andre funksjoner i ledelsen. Det vil ikke være riktig organisasjon og retning uten riktig planlegging. Det angir målene og måtene for å oppnå dem.

Fremfor alt annet er planlegging viktig av følgende grunner:

1. Oppmerksomhet på mål:

Planlegging bidrar til å tydelig legge ned målene for organisasjonen. Hele oppmerksomheten til ledelsen er gitt mot oppnåelsen av disse målene. Det kan være prioriteringer i mål, viktige mål som skal tas opp først og andre som skal følges etter dem.

2. Minimere usikkerheter:

Planlegging er alltid gjort for fremtiden. Ingen kan forutsi nøyaktig hva som skal skje. Bedriftsmiljøene endres alltid. Planlegging er et forsøk på å forutse fremtiden og planlegge tingene på best mulig måte. Planlegging minimerer fremtidig usikkerhet ved å basere sine beslutninger på tidligere erfaringer og nåværende situasjoner.

3. Bedre utnyttelse av ressurser:

En annen fordel med planlegging er bedre utnyttelse av ressursene i virksomheten. Alle ressursene blir først identifisert og deretter planlegges operasjoner. Alle ressurser legges til best mulig bruk.

4. Økonomi i drift:

Målene er bestemt først og deretter best mulig handlingsplan er valgt for å nå disse målene. De valgte operasjonene er bedre blant mulige alternativer, det er en økonomi i drift. Metoden for prøving og feiling unngås, og ressurser blir ikke kastet i valg. Økonomien er mulig i alle avdelinger om produksjon, salg, kjøp, økonomi etc.

5. Bedre samordning:

Målet med organisasjonen er felles, alle anstrengelser gjøres for å nå disse målene med en felles innsats av alle. Overlapningen i arbeidet unngås. Planlegging vil føre til bedre koordinering i organisasjonen som til slutt vil føre til bedre resultater.

6. Oppmuntrer Innovasjoner og Kreativitet:

Et bedre planleggingssystem bør oppfordre ledere til å utvikle nye måter å gjøre tingene på. Det hjelper nyskapende og kreativ tenkning blant ledere fordi de vil tenke på mange nye ting under planlegging. Det er en prosess som vil gi bevissthet om individuell deltakelse og vil oppmuntre til en atmosfære av åpenhet som vil bidra til å oppnå bedre resultater.

7. Forvaltning ved unntak Mulig:

Ledelse ved unntak betyr at ledelsen ikke skal være involvert i hver eneste aktivitet. Hvis tingene går bra, bør det ikke være noe å bekymre seg, og ledelsen skal bare gripe inn når ting ikke går etter planlegging. Planlegging fastsetter målene for organisasjonen og alle anstrengelser bør gjøres for å nå disse målene. Ledelsen skal forstyrre bare når ting ikke går bra. Ved innføring av ledelse ved unntak, får ledere mer tid til å planlegge aktivitetene enn å kaste bort tiden til å styre det daglige arbeidet.

8. Tilrettelegger kontroll:

Planlegging og kontroll er uadskillelige. Planlegging bidrar til å sette mål og legge til ytelsesstandarder. Dette vil gjøre det mulig for ledelsen å kjeve ytelsen til underordnede. Avvikene i ytelse kan korrigeres tidlig ved å ta tiltak.

9. Fremmer delegasjon:

Under planleggingsprosessen blir makten delegert tilrettelagt. Målene til ulike personer er løst. De vil kreve nødvendig myndighet for å få tingene klon. Delegering av autoritet blir lettere gjennom planleggingsprosessen.

Begrensninger av planlegging:

Til tross for mange fordeler med planlegging, kan det være noen hindringer og begrensninger i denne prosessen. Planlegging er ikke et paradis for alle sykdommene i virksomheten. Planlegging vil bare bidra til å minimere usikkerheten i en viss grad.

Følgende er noen av begrensningene i planleggingen:

1. Mangel på pålitelige data:

Planleggingen er basert på ulike fakta og tall som leveres til planleggerne. Hvis dataene som er basert på beslutninger ikke er pålitelige, vil beslutninger basert på slik informasjon også være upålitelig. Planlegging vil miste verdien dersom pålitelige fakta og tall ikke er levert.

2. Forbrukerprosessen:

Praktisk verktøy for planlegging er noen ganger redusert av tidsfaktoren. Planlegging er en tidskrevende prosess, og handlinger på ulike operasjoner kan bli forsinket fordi riktig planlegging ennå ikke er gjort. Forsinkelsen kan føre til tap av muligheter. Når tiden er av essens, forventer planleggingen sin nytte. Under visse omstendigheter er det behov for en presserende handling, da man ikke kan vente på at planleggingsprosessen skal fullføres.

3. Dyrt:

Planleggingsprosessen er veldig dyr. Innsamling av informasjon og testing av ulike handlingsplaner innebærer større mengder penger. Noen ganger er utgifter så uoverkommelige at små bekymringer ikke har råd til å bruke planlegging. Den langsiktige planleggingen er en luksus for de fleste bekymringene på grunn av store utgifter. Verktøyet som avhenger av planlegging, må under ingen omstendigheter være mindre enn utgifter påløpt.

Ifølge Hainman, "Kostnaden for planlegging bør ikke overstige sitt bidrag, og klok ledelsesmessig vurdering er nødvendig for å balansere bekostning av å forberede planene mot fordelene avledet av dem."

4. Eksterne faktorer kan redusere verktøyet:

Foruten interne faktorer er det også eksterne faktorer som påvirker planleggingen negativt. Disse faktorene kan være økonomiske, sosiale, politiske, teknologiske eller juridiske. Det generelle nasjonale og internasjonale klimaet virker også som begrensning i planleggingsprosessen.

5. Plutselige nødsituasjoner:

I tilfelle visse nødstilfeller oppstår, er behovet for timen rask handling og ikke forhåndsplanlegging. Disse situasjonene kan ikke forventes. I tilfelle nødsituasjoner er forventet eller de har regelmessighet i forekomsten, bør forhåndsplanlegging også gjennomføres i nødstilfeller.

6. Motstand mot endring:

De fleste av personene, generelt, liker ikke noen endring. Deres passive utsikter til nye ideer blir en begrensning for planlegging. McFarland skriver. "Den viktigste psykologiske barrieren er at ledere, som de fleste har mer hensyn til nåtiden enn for fremtiden. Nåtiden er ikke bare mer sikker enn fremtiden, det er også mer ønskelig. Motstand mot forandring er ofte opplevd fenomen i næringslivet. Planlegging innebærer ofte endringer som lederen ønsker å ignorere, i håp om at de ikke ville materialisere. "Tanken om at ting som er planlagt for fremtiden er usannsynlig å skje, er ikke basert på logisk tenkning. Det er planleggingen som bidrar til å minimere fremtidige usikkerheter.