Barrierer for Bedriftskommunikasjon

Les denne artikkelen for å lære om Barrierene til Business Communication. Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: 1. Betydning av hindringer for kommunikasjon mellom bedrifter. 2. Viktige hindringer for kommunikasjon mellom bedrifter. 3. Metoder for å overvinne.

Betydning av hindringer for virksomheten kommunikasjon:

Betydningen av kommunikasjon i moderne virksomhet kan knapt overbelastes.

Derfor bruker ledere vanligvis en betydelig del av sin tid til å kommunisere med andre.

Men kommunikasjon er ikke alltid så effektiv som den burde være. Forskning har påpekt at nesten 75% av all forretningskommunikasjon ikke oppnår det ønskede resultatet. Visse eksterne og interne krefter hindrer kommunikasjonsflyten. De avbryter eller blokkerer kommunikasjon eller hindrer gjensidig forståelse.

Kommunikasjon kan være uklart og dårlig uttrykt. Det kan lider av manglende klarhet eller dårlig oppbevaring. Barrierer mellom mennesker skjermer ikke ut all kommunikasjon, men de opererer som filter for å tillate kommunikasjon, men holder tilbake andre, og dermed gjør kommunikasjonen utilstrekkelig.

Ikke-lytting av kommunikasjonen er et kronisk problem. Mange kommunikasjoner mottar ikke den oppmerksomheten de fortjener. Disse begrensningene eller årsakene til nedbryting av kommunikasjonskanaler kalles 'kommunikasjonsbarrierer'.

Viktige hindringer for forretningskommunikasjon:

Kommunikasjon hindres av ulike typer barrierer.

Disse kan bli klassifisert i tre kategorier:

(A) Eksterne barrierer,

(B) Organisatoriske barrierer; og

Alle disse typer kommunikasjonsbarrierer er forklart nedenfor:

[A] Eksterne barrierer:

Eksterne hindringer for virksomheten kommunikasjon kan være i følgende former:

1. Semantiske barrierer:

Ordene og symbolene som brukes til å formidle fakta og følelser, kan ha forskjellige betydninger. Ulike mennesker tolker den samme meldingen på forskjellige måter avhengig av utdanning, erfaring, sosial og kulturell bakgrunn etc. Avsenderens språk kan være uforståelig for mottakeren. Således unnlater ord og symboler noen ganger ikke å formidle de sanne betydninger.

2. Følelsesmessige eller psykologiske barrierer:

Følelsesmessige eller psykologiske faktorer er de viktigste barrierene i inter-personlig kommunikasjon.

Følgende er noen av de emosjonelle barrierer:

Jeg. uoppmerksomhet:

Det er en av de store kroniske psykologiske barrierer. Når mottakeren ikke betaler fullstendig oppmerksomhet til meldingen, blir kommunikasjonen ineffektiv. En person kan være pre-occupied med andre viktige saker, eller meldingen kan være uinteressant eller i strid med hans / hennes forventninger.

Disse kan føre til manglende oppmerksomhet. Det er et vanlig fenomen at folk ikke klarer å reagere på bulletiner, meldinger, minutter og rapporter.

ii. Perceptuell Barriere:

Hvert individ har bestemte områder av interesse. Så, han / hun kan høre, lese eller se den delen av meldingen som er verdifull for ham / henne. Folk ser hva de vil se og anser det som en realitet. Noen personer tolker budskapet med hensyn til sitt eget synspunkt, som kan være misvisende, og følgelig fører oppfatning til å filtrere meldingen ubevisst.

iii. Tap ved overføring og dårlig oppbevaring:

Når kommunikasjon passerer gjennom ulike kanaler i organisasjonen, er suksessive overføringer av samme melding avtagende nøyaktige. Det sies at når det gjelder muntlig kommunikasjon, går 30% av informasjonen tapt i hver overføring.

Dårlig oppbevaring av informasjonen er igjen en sykdom. Forskerne har vist at de ansatte bare beholder ca. 50% informasjon, mens veiledere beholder ca 60% av det.

iv. For tidlig evaluering:

Kommunikasjon er hemmet når mottakeren evaluerer meldingen før du får fullstendig informasjon. Ved flere anledninger begynner lederne å evaluere informasjonen før de får riktig forståelse. Beslutning er truffet før du vet de fulle fakta. En slik tidlig evaluering har en tendens til å hemme den frie strømmen av informasjon og forståelse og forvrenger kommunikasjonen.

v. Unødig avhengighet av de skrevne ordene:

Skriftlige ord er ingen erstatning for lyd fra ansikt til ansikt. En skriftlig kommunikasjon kan mislykkes med å forklare formålet med ordre, prosedyre eller direktiv. Skriftlig kommunikasjon forteller ofte hva som skal gjøres, men ikke hvorfor det skal gjøres, og mangler overbevisende kvalitet.

Videre kan en skriftlig kommunikasjon ligge over forståelsesnivået til leseren, og det er også en feil i å finne svaret på kommunikasjon. Derfor må skriftlige medier betraktes som tillegg til produktive ansikt til ansikt relasjoner.

vi. Misforståelse av kommunikatør:

Det oppstår ut fra alle dårlige vurderinger eller ulogiske beslutninger fra kommunikatoren. Gjentatt erfaring av denne typen krever gradvis mottakeren å forsinke handling eller handle unenthusiastically, og dermed gjøre kommunikasjonen mislykket, selv om det tilsynelatende er fullført.

vii. Manglende kommunikasjon:

Det er ganske akseptert at lederne ofte ikke sender de nødvendige meldingene. Dette kan skyldes dovenskap fra kommunikatørens side eller hans / hennes falske antagelse at alle vet det.

[B] Organisatoriske barrierer:

Store organisatoriske barrierer kan være som følger:

Jeg. Organisasjonspolitikk:

Den generelle organisasjonspolitikken for kommunikasjon fungerer som en overordnet retningslinje for alle i organisasjonen om hvordan han normalt forventes å oppføre seg i denne saken.

Politikken kan være i form av eksplisitt skriftlig erklæring, eller det må tolkes fra oppførselen til organisasjonsmedlemmene, særlig folk øverst. Hvis denne politikken ikke støtter strømmen av kommunikasjon i forskjellige retninger, ville kommunikasjonsflyten ikke være jevn og tilstrekkelig.

ii. Status Forhold:

I den formelle organisasjonsstrukturen kan overordnet underordnet forhold hindre fri og hyppig kommunikasjon, spesielt i oppadgående retning. En leder kan ikke kommunisere til underordnede hans / hennes svakheter. Underordnede er ikke så snill å snakke med overordnede.

De overfører bare hva overordnede vil gjerne høre og holde tilbake ubehagelige fakta. De kan kun kommunisere til sine overordnede de ting de forventer ville bli verdsatt av sistnevnte. Når en underordnet ikke stoler på sin overordnede, blir kommunikasjonen mindre effektiv.

iii. Organisatoriske regler og forskrifter:

Organisatoriske regler og forskrifter påvirker kommunikasjonsflyten ved å foreskrive emnet som skal kommuniseres, og også kanalen for slik kommunikasjon. Reglene kan begrense strømmen av visse meldinger og kan etterlate mange viktige.

På den annen side forsinker kommunikasjon gjennom riktig kanal på en spesifisert måte foreskrevet av disse reglene den og virker mot personens vilje til å formidle meldingen. Denne barrieren er sterkt operativ i indiske offentlige virksomheter der overholdelse av regler og forskrifter er stiv.

iv. Kompleksitet i organisasjonsstruktur:

I en organisasjon, hvor det er flere ledelsesnivåer, er antall filtreringspunkter mange. Som et resultat blir kommunikasjonsprosessen forsinket og sjansene for kommunikasjon blir forvrengt øker. Dette er mer sant i tilfelle oppadgående kommunikasjon, fordi de underordnede ansatte generelt ikke liker å overgjøre den negative kritikken enten av seg selv eller av deres overordnede.

Jo mer komplisert organisasjonsstrukturen er, desto vanskeligere blir det å sikre at korrekt informasjon sendes videre til riktig person til rett tid gjennom riktig medium.

v. Organisasjonsfasiliteter:

Organisasjonsfasilitetene som tilbys for jevn, tilstrekkelig, tydelig og rettidig kommunikasjonsflyt kan ta en rekke former som møter, konferanser, klageboks, forslagskasse, sosial og kulturell samling osv. Hvis disse ikke er riktig understreket, slipper generelt folk gjøre effektiv kommunikasjon.

vi. For mye informasjon:

Ledere overbelastes med informasjon fra ulike kilder. De kan ikke alltid være i stand til å regulere informasjonsflyten. Som et resultat reduseres kommunikasjonens effektivitet. De kan ignorere eller misforstå noen av meldingene. Tidstrykk kan også skape kommunikasjonsproblem.

[C] Personlige barrierer:

Som kommunikasjon er i utgangspunktet en inter-personlig prosess, er det også noen personlige faktorer som er ansvarlige for å blokkere kommunikasjon.

Personlige barrierer kan bli oppført som følger:

1. Barrierer i overordnede:

Overordnetes rolle i kommunikasjon er svært viktig. På grunn av deres hierarkiske forhold til underordnede, fungerer de som barrierer på en rekke måter som diskuteres nedenfor:

Jeg. Overordnetes holdning:

Overordnernes holdninger til kommunikasjon generelt, eller i en bestemt retning, påvirker strømmen av meldinger i forskjellige retninger. Hvis denne holdningen er ugunstig, er det større mulighet for at meldinger ikke vil flyte tilstrekkelig fra og / eller til overordnede.

ii. Frykt for utfordring til autoritet:

En person i organisasjonen prøver alltid å få en høyere posisjon og prestisje. Som sådan forsøker lederne generelt å holde tilbake informasjonen som kommer nedover linjen eller gå opp - da hyppig overføring av informasjon kan avsløre svakhet.

iii. Manglende tillit til underordnede:

Overordnede oppfatter generelt (riktig eller på annen måte) at deres underordnede er mindre kompetente og mindre dyktige, de er ikke i stand til å gi råd til sine overordnede, eller de har kanskje ikke noe å formidle.

iv. Mangel på tid:

Overordnene føler - enten det er riktig eller ellers - at de er overbelastet med arbeidet, og de har liten tid til å snakke med sine underordnede.

v. Manglende bevissthet:

Noen ganger kan overordnede mangle bevisstheten om nytten og betydningen av kommunikasjon i forskjellige retninger generelt eller bestemt emne. I et slikt tilfelle, kommunikasjon Hvordan er blokkert.

vi. Ignorerer kommunikasjon:

Noen ganger overordnede - overbevisst og bevisst ignorerer kommunikasjonen fra sine underordnede for å opprettholde sin betydning. Dette virker mot de underordnede vilje til å kommunisere.

2. Barrierer i underordnede:

Vertikal kommunikasjon i begge retninger kan bare skje når underordnede også deltar aktivt i denne prosessen. Det er ulike faktorer i underordnede som har en negativ innvirkning på slik aktiv deltakelse fra deres side.

Noen av disse er nevnt nedenfor:

Jeg. Uvillighet til å kommunisere:

Noen ganger kommuniserer ikke underordnede oppover viss informasjon fordi de ikke er villige til å gjøre det. Hvis en underordnet føler at han / hun sannsynligvis vil bli negativt påvirket av å levere en bestemt informasjon til sin overordnede, ville han / hun ikke være villig til å levere den.

Opplysningene blir brukt til kontrollformål, og underordnede vil ikke være villige til å gi noen opplysninger til sine overordnede om uheldig tilfelle. Hvis det er tvunget til å kommunisere, ville de gjøre det samme etter å ha endret informasjonen på en slik måte for å beskytte sin egen interesse.

ii. Mangel på riktig insentiv:

Mangel på motivasjon til å kommunisere hindrer også underordnede fra å kommunisere oppover. Hvis en romanforslag fra en underordnet ikke fremkaller noen oppmerksomhet fra overordnede, ville han / hun ikke formidle den.

Barrierer for Bedriftskommunikasjon er vist med et diagram som følger:

Metoder for å overvinne kommunikasjonsbarrierer:

Med tanke på viktigheten av effektiv kommunikasjon i virksomhetsorganisasjoners vellykkede arbeid, er det avgjørende for ledere å overvinne de ulike hindringene for kommunikasjon. Selv om det ikke kan være mulig å eliminere kommunikasjonsbarrierer helt, kan imidlertid hensiktsmessige ledelseshandlinger i denne retningen redusere effekten.

Følgende metoder foreslås for å unngå kommunikasjonsbarrierer:

1. Full informasjon:

For å gjøre kommunikasjonen effektiv, er det først og fremst nødvendig at kommunikatoren skal vite helt og tydelig hva han har til hensikt å kommunisere.

2. Gjensidig tillit:

Kommunikasjon er ment for aksept og ønsket handling. Slike aksept er i stor grad påvirket av tillit og tillit til kommunikatørens motiver og oppriktighet. Hvis tilliten mangler, vil kommunikasjonen ikke overskride forventede resultater.

Så det er nødvendig at et miljø av tillit og tillit er etablert i organisasjonen. Dette vil oppmuntre folk til å kommunisere ærlig med hverandre.

3. Passende språk:

Språket som brukes til kommunikasjon skal være slik at det lett kan forstås av mottakeren. Mest populære symboler, klart og presist språk skal brukes til riktig kommunikasjon.

4. Interpersonlig Forhold:

Riktig interpersonelle relasjoner må utvikles mellom overordnede og underordnede, slik at sistnevnte kan føle seg fri og ærlig til å overføre fullstendig og korrekt informasjon til den tidligere. Overordnede må sette pris på nyttige kritikk og gunstige forslag fra underordnede.

5. Valg av passende kanal:

Ledere må være kompetente nok til å velge den mest hensiktsmessige kanalen for sending av meldinger. En rik kanal som ansikt til ansikt diskusjon eller telefon bør brukes til å sende en komplisert melding. På den annen side kan notater, brev eller elektronisk post brukes til å sende rutinemessige meldinger, fordi det er knapt noen sjanse for misforståelse.

6. Gjensidig forståelse:

Det er av stor betydning for både sendere og mottakere å gjøre en spesiell innsats for å forstå hverandres perspektiv. Ved å forstå andres perspektiver kan kommentarer klassifiseres, oppfatte oppfatninger og objektivitet opprettholdes.

7. Empati i kommunikasjon:

Veien for effektiv kommunikasjon er å være følsom overfor mottakerens behov, følelser og oppfatninger. Kommunikatoren skal formidle meldingen på en slik måte at mottakernes følelser og følelser ikke er skadet. Når avsenderen av meldingen ser på problemene fra mottakerens synspunkt, kan mange av misforståelsene unngås.

8. Toveis kommunikasjon:

Kommunikasjon er en toveis prosess. Toveiskommunikasjon bringer to tanker sammen - som er den grunnleggende kjernen i enhver kommunikasjon. Det innebærer en kontinuerlig dialog mellom avsenderen og mottakeren av meldingen. Oppadgående kommunikasjon kan bli en realitet i organisasjonen og effektiv hvis dette faktum er anerkjent.

9. Støtteord med handlinger:

Den mest overbevisende typen kommunikasjon er ikke hva du sier, men hva du gjør. Ledere må sørge for at deres handlinger støtter kommunikasjonsprosessen. Dette vil sikre alvor i kommunikasjon.

10. Eksempler og visuelle hjelpemidler:

For å fikse ideen om kommunikasjon i mottakerens sinn, kan passende historier og ordbilder brukes i passende situasjoner til forståelse av mottakeren. Videre kan visuelle hjelpemidler gjennom diagrammer og diagrammer med fordel brukes til å understreke bestemte punkter eller ideer som kan være vanskelig å beskrive ordentlig med ord.

11. god lytting

Omhyggelig lytting er viktig for effektiv kommunikasjon. Ved denne prosessen gir man ikke bare mulighet til andre å snakke, men samler nyttig informasjon for videre kommunikasjon. Ved å konsentrere seg om høyttalerens eksplisitte og implisitte betydninger, kan lederen få en mye bedre forståelse av hva som blir sagt.

12. Forsinkelsesreaksjon:

Det er en god praksis for effektiv kommunikasjon for ikke å bli påvirket av umiddelbar reaksjon av førsteinntrykket. Hasty reaksjon resulterer ofte i å ignorere den virkelige implikasjonen av kommunikasjon og erfaring viser at forsinkelsen av handling av mottakeren blir nyttig for å forstå den påtenkte betydningen av kommunikasjonen.

13. Strategisk bruk av uformell kommunikasjon (Grapevine):

En leder bør bruke de uformelle kanalene for kommunikasjon for å supplere det formelle kommunikasjonssystemet. Til dette formål må han forstå de uformelle kommunikasjonsnettene og bør gjøre sin intelligente bruk for å fylle hullene i formelle kommunikasjons kanaler.

14. Evaluering:

Det bør være kontinuerlig program for å vurdere kommunikasjonsflyten i forskjellige retninger. Dette vil fremheve problemene på dette området, identifisere årsakene deres og dermed muliggjøre vedtak av passende korrigerende tiltak. Overordnede bør ikke være raske til å evaluere informasjonen før de forstår det riktig.