Kontroll: Definisjon, egenskaper, betydning og begrensninger

Kontroll: Definisjon, egenskaper, betydning og begrensninger!

Definisjon:

George R. Terry:

"Controlling er å bestemme hva som oppnås som vurderer ytelsen og om nødvendig å anvende korrigerte tiltak slik at ytelsen foregår i henhold til planene." Terry mener at kontrollen bidrar til riktig implementering av planer. Hvis planene ikke utvikler seg i riktig tempo enn det er nødvendig med tiltak for å sette tingene riktig. Styring er en kanal som planene kan implementeres på riktig måte.

Robert N. Anthony:

"Management Control er prosessen som lederne sikrer at ressursene oppnås og brukes effektivt og effektivt når det gjelder å oppnå en organisasjons mål." Control er et verktøy i ledelsen for å sikre bedre utnyttelse av ressursene. Anthony går til og med i en grad som sier at kontroll selv sikrer arrangementet av nødvendige ressurser.

Tjeneste Dale:

"Det moderne konseptet med kontroll forutsetter et system som ikke bare gir en historisk oversikt over hva som har skjedd med virksomheten som helhet, men pinpoenger årsaken til at det har skjedd og gir data som gjør det mulig for konsernsjef eller avdelingshode å ta korrigerende trinn hvis han finner at han er på feil spor. "Dale har utvidet omfanget av kontroll ved å si at det hjelper med å finne ut årsakene til lav ytelse og deretter foreslå måtene å forbedre den. Det gir også informasjon til toppledere for å vurdere ytelsen og deretter ta korrigerende tiltak hvis det er nødvendig.

Koontz og O'Donnell:

"Måling og korreksjon av ytelsen til underordnede aktiviteter for å sikre at bedriftens mål og planer devised for å oppnå dem, blir oppnådd." Oppnåelsen av organisasjonsmål er hovedformålet med enhver ledelse. Utførelsen av underordnede bør konstant overvåkes for å sikre riktig gjennomføring av planer. Koordinering er den kanal gjennom hvilken mål kan oppnås, og nødvendige korrigerende tiltak kan tas hvis ting ikke går etter målene.

Henry Fayol:

"I et foretak består kontrollen av å kontrollere om alt skjer i samsvar med planen som er vedtatt, instruksjonene og prinsippene fastsatt." Det må påpeke svakheter og feil for å rette opp dem og forhindre tilbakefall. Den opererer på alt ting, folk, handlinger, etc.

Egenskaper for kontroll:

Fra diskusjonen over de ovennevnte definisjonene kan følgende trekk trekkes:

1. Ledelsesfunksjon:

Kontroll er en av lederfunksjonene. Det er ikke bare funksjonen til administrerende direktør, men er plikt til hver leder. En leder er ansvarlig for hvilket arbeid som er tildelt ham. Han vil kontrollere ytelsen til sine underordnede for å sikre at målene oppnås. Kontroll er hovedsakelig funksjonen til linjeorganisasjon, men lederen kan be om data fra personellpersonalet.

2. Forward Looking:

Kontroll er fremtidsrettet. Fortid er allerede borte, derfor kan ikke kontrolleres. Tiltak kan bare utarbeides for å kontrollere fremtidige aktiviteter. Tidligere gir grunnlag for å bestemme kontroller for fremtiden. Lederen vil studere fortidens ytelse for å finne ut årsakene til lave resultater. En korrigerende tiltak vil bli truffet for å sikre at arbeid i fremtiden ikke påvirkes negativt. Ta for eksempel produksjonen for en bestemt måned, er lav enn standarden. Manager vil ikke kunne gjøre noe med fortiden. Imidlertid kan han studere årsakene til lav produksjon. Han bør ta hensiktsmessige skritt slik at de samme feilene ikke gjentas og produksjonen ikke vil lide i fremtiden.

3. Kontinuerlig aktivitet:

Kontroll utføres regelmessig. Det er ikke en aktivitet i isolasjon. Lederen må se at hans underordnede utfører planer hele tiden. Når kontrollen er trukket tilbake, vil den påvirke arbeidet negativt. Så kontrollen må utøves kontinuerlig.

4. Kontroll er relatert til planlegging:

Planlegging er ledelsens første funksjon, mens kontroll er den siste. Kontroll kan ikke utøves uten planlegging. Først er målene satt og deretter blir det gjort anstrengelser for å se om disse er oppnådd eller ikke. Når det er en slapphet i opptreden, eller det skjer ikke noe i henhold til planene, blir korrigerende tiltak tatt umiddelbart. Så planlegging gir grunnlag for kontroll.

5. Essensen av kontroll er handling:

Når ytelsen ikke er i henhold til standardene, er det nødvendig med umiddelbar handling for å rette opp tingene. Formålet med kontrollen vil bli beseiret dersom korrigerende tiltak ikke tas umiddelbart. Hvis salget er mindre enn standardsettet for markedsføringsavdelingen, vil det bli truffet tiltak for å sikre at ytelsen ikke er lav i fremtiden. Hvis ingen slike tiltak blir truffet, vil det være mangel på kontroll. I praksis er umiddelbar handling essensen av kontroll.

Betydningen av kontroll:

Kontrollfunksjonen hjelper ledelsen på ulike måter. Den styrer ledelsen i å oppnå forhåndsbestemte mål. Effektiviteten til ulike funksjoner sikres også av kontrollprosessen. Manglene på ulike felt er også rapportert for å ta korrigerende tiltak.

Følgende er noen av fordelene ved styringssystemet:

1. Grunnlag for fremtidig handling:

Kontroll gir grunnlag for fremtidig handling. Den kontinuerlige strømmen av informasjon om prosjekter holder langsiktig planlegging på rett spor. Det hjelper med å ta korrigerende tiltak i fremtiden hvis ytelsen ikke er opp til merket. Det gjør også ledelsen i stand til å unngå gjentakelse av tidligere feil.

2. Tilrettelegger beslutningsprosessen:

Når det er avvik mellom standard og faktisk ytelse, vil kontrollene hjelpe til med å bestemme det fremtidige handlingsforløpet. En beslutning om oppfølging er også lettere.

3. Tilrettelegger desentralisering:

Decentralisering av myndighet er nødvendig i stor bedrift. Ledelsen kan ikke delegere myndighet uten å sikre riktig kontroll. Målene eller målene til ulike avdelinger brukes som kontrollteknikk. Hvis arbeidet går tilfredsstillende, bør toppledelsen ikke bekymre seg. "Undersøkelsesstyring" gjør det mulig for toppledelsen å konsentrere seg om policyformulering. Ulike kontrollteknikker som budsjettering, kostnadsstyring, forhåndsgodkjenningstillatelser tillater desentralisering uten å miste kontroll over aktivitetene.

4. Tilrettelegger koordinering:

Kontroll hjelper i samordning av aktiviteter gjennom enighet av handling. Hver leder vil forsøke å koordinere sine underordnes aktiviteter for å oppnå avdelingsmål. Tilsvarende vil daglig leder koordinere funksjonen til ulike avdelinger. Kontrollene vil fungere som kontroller på ytelsen, og de riktige resultatene oppnås først når aktiviteter samordnes.

5. Hjelper med å forbedre effektiviteten:

Kontrollsystemet hjelper til med å forbedre organisasjonseffektiviteten. Forskjellige styreenheter fungerer som motivatorer til ledere. Resultatet av hver person overvåkes jevnlig, og eventuelle mangler korrigeres tidligst.

6. Psykologisk trykk:

Kontroller legger psykologisk press på personer i organisasjonen. Alle vet at hans ytelse blir evaluert regelmessig, og han vil forsøke å forbedre seg på sitt tidligere arbeid. Belønningene og straffen er også knyttet til ytelse. Medarbeiderne vil alltid være under press for å forbedre deres arbeid. Siden ytelsesmåling er et av de viktige verktøyene for kontroll, sikrer det at hver person prøver å maksimere sitt bidrag.

Begrensninger av kontroll:

Selv om kontroll er viktig for bedre ytelse og vedlikehold av gode standarder, er det også visse begrensninger.

Noen av begrensningene diskuteres som sådan:

1. Innflytelse av eksterne faktorer:

Det kan være et effektivt kontrollsystem, men eksterne faktorer som ikke er innenfor administrasjonsområdet, kan ha negativ innvirkning på arbeidet. Disse faktorene kan være regjeringspolitikk, teknologiske endringer, moteforhold, etc. Innflytelsen av disse faktorene kan ikke kontrolleres av kontrollsystemet i organisasjonen.

2. Dyrt:

Kontrollsystemet innebærer store utgifter på treningen. Resultatet av hver enkelt person i organisasjonen må måles og rapporteres til høyere myndigheter. Dette krever at en rekke personer skal være ansatt til dette formålet. Hvis ytelsen ikke kan måles kvantitativt, vil den bli observert av overordnede. Utøvelsen av kontroll krever både tid og krefter.

3. Manglende tilfredsstillende standarder:

Utførelsen av visse aktiviteter som involverer menneskelig atferd, kan ikke løses når det gjelder kvantiteter. Det er vanskelig å fastsette standarder for aktiviteter som PR, styringsutvikling, menneskelige relasjoner, forskning, etc. Evalueringen av arbeidet til personer som er involvert i disse aktivitetene, vil være vanskelig.

4. Opposisjon fra underordnede:

Effektiviteten av kontrollprosessen vil avhenge av at det er akseptabelt av underordnede. Siden kontrollen forstyrrer de enkelte handlinger og tenker på underordnede, vil de motsette seg det. Det kan også øke arbeidstrykket på underordnete fordi deres ytelse blir regelmessig overvåket og evaluert. Disse faktorene er ansvarlige for motstand av kontroller av underordnede.