Betydningen av Office Automation System for Business Enterprises

Betydningen av Office Automation System for Business Enterprises!

Med den økende andelen av kunnskapsarbeidere i bedriftsforetak er det økende bekymring for å forbedre arbeidsmiljøet. Produktiviteten til kunnskapsarbeidere kan forbedres ved å gi sekretærhjelp og bedre kommunikasjonsfasiliteter. Dette kan oppnås ved hjelp av automatisering av kontorsystemer.

Image Courtesy: eautomationsystem.com/wp-content/uploads/2013/07/1b-utan-blur.jpg

Kontorsystemene lette generelt følgende aktiviteter:

a) Produsere utgående dokumenter (ved hjelp av tekstbehandlere)

b) Lagring og gjenfinning av dokumenter (ved hjelp av dokumenthåndteringssystemer)

c) Overføring av meldinger (ved hjelp av meldingskommunikasjonssystemer)

d) Planlegging og møtehåndtering (ved bruk av videokonferansesystemer).

En rekke kontorautomatiseringsenheter er i bruk i moderne kontorer. Disse produktene inkluderer faksmaskiner, kopimaskiner, EPBX, etc. Imidlertid er de fleste av disse enhetene frittstående maskiner som betjener deres utpekte formål. De er ikke knyttet til andre enheter, og de kan heller ikke deles eksternt.

Dette resulterer i mye sløsing med ledere når de samler dokumentene og informasjonene, tar dem til stedet på kontoret der enheten befinner seg og venter i køen for bruk av utstyr. Siden disse utstyrene ikke skal deles automatisk, blir de underutilisert for størstedelen av arbeidstiden og overfylt i topptimene.

Datamaskinbasert kontorautomatisering blir stadig mer populært blant ledere, fordi slik automatisering tilbyr integrerte løsninger som kan deles automatisk. De er mer effektive og håndterer en rekke kontorautomatiseringsaktiviteter og data.

Disse kontorautomatiseringssystemene bruker maskinvare, programvare og menneskelige ressurser til å samle, behandle, lagre, hente og kommunisere meldinger, blant enkeltpersoner, arbeidsgrupper og organisasjoner. Disse meldingene kan være i form av dokumenter eller talte ord eller uttrykt i andre former som bilder, stillbilder eller videobilder etc.

De datamaskinbaserte kontorautomatiseringssystemene betjener ikke bare kommunikasjonsbehovene til kontoransvarlige i selskapet, men også med eksterne enheter som kunder, leverandører, investorer, etc.

Byggeblokkene til et typisk kontorautomatiseringssystem er representert på figur 10.7.

Tekstbehandlingssystemer:

Tekstbehandlingssystemer er de mest brukte komponentene i kontorautomatiseringssystemene. Dette er fordi en stor del av kontorkommunikasjonen foregår skriftlig ved hjelp av ord av et naturlig språk. Andelen skriftlig kommunikasjon er høyere i tilfelle ekstern kommunikasjon.

Tekstbehandlingssystemer automatiserer prosessen med utvikling av dokumenter som brev, rapporter, notater, etc. De tillater bruk av standard lagret informasjon for å produsere personlige dokumenter. Slike automatisering reduserer nøkkelinnsats og minimerer sjansene for feil i dokumentet. Tekstprosessorene kan generelt få informasjon direkte fra databaser og regneark og inkorporere dem i et dokument.

Tekstbehandlingssystemer kan bli assistert av dikteringssystemene. Disse systemene består av stemmegjenkjenningssystemer som er opplært for å gjenkjenne styrets stemme. Etter "trening", hører disse systemene til diktaten til den utøvende og utvikler tekst på tekstprosessoren. Slike systemer bidrar til å redusere tiden til å taste inn teksten av sekretæren etter at teksten er diktert på diktafonen.

De gjør det også mulig for lederen å få dokumentet klart når som helst, og eliminere sekretærens avhengighet. Dermed kan dokumentene produseres når som helst på en dag og ikke nødvendigvis i løpet av kontortiden.

Tekstprosessoren kan være enkle tekstbehandlingssystemer eller desktop publishing-systemer. Desktop-publiseringssystemene hjelper til med rask produksjon av flere kopier av dokumentet med kvalitetsutskrift. Slike krav er ganske vanlig i forbindelse med utarbeidelse av dagsorden og bakgrunnspapir for møter.

Flere eksemplarer kan også kreves for dokumentasjon av ulike planer, for eksempel budsjetter, retningslinjer, regler, prosedyrer mv. Stasjonære utgivelsessystemer støttes ofte med laserskrivere, blekkskrivere, skannere og andre slike enheter for å produsere dokumenter av god kvalitet. Med den kraftige prisnedgangen på disse enhetene, er bruken av desktop publishing-systemer på kontorer bundet til å øke.

Dokumenthåndteringssystemer:

De databaserte dokumentstyringssystemene tar sikte på å fange opp informasjonen i dokumentene, lagres for fremtidig referanse og kommunisere de relevante delene til brukerne etter behov. Disse systemene er knyttet til de andre kontorautomatiseringssystemene som tekstprosessorer, elektroniske kommunikasjonssystemer mv.

Disse systemene er svært nyttige for ekstern tilgang til dokumenter som er nesten umulige med manuelle dokumentstyringssystemer. For eksempel kan en kunde få en klage om levering av varer som ikke er i samsvar med leveringsinstruksene i bestillingen.

Reisedirektøren ville kreve tilgang til bestillingsdokumentet for å fastslå at kunden ikke hadde gitt spesielle instruksjoner for levering av varer. Det datastyrte dokumentstyringssystemet vil gjøre det mulig for utøvende å få tilgang til dokumentet gjennom sin notatboksdatamaskin koblet til en hvilken som helst telefonlinje og vise den til kunden, hans bestillingsdokument på sitt kontor.

Selv når det gjelder intern kommunikasjon, kan dokumentstyringssystemer vise seg å være svært nyttig. For eksempel kan søknadsskjemaet som er innlevert i en filial, nås av saksbehandleren for gransking på hovedkontoret eller et hvilket som helst kontor for gransking av låneforslag.

Den elektroniske tilgangen til dokumenter gir ikke bare raskere tilgang til dokumenter, men reduserer også papirarbeidet da behovet for flere kopier elimineres. Lagring av dokumenter er på magnetiske medier, og dermed er lagringsplassen som kreves for formålet, redusert. Med datastyrte dokumentstyringssystemer blir plasseringen av utøvelsen irrelevant for tilgang til dokumenter.

Dermed kan disse systemene være svært nyttige i et kontormiljø hvor reiseledere deler arbeidsplass på kontoret. Med økende kostnad for kontorlokaler, vil datamasksatte dokumenttilgangssystemer sannsynligvis få mer popularitet.

Tilgjengelighet av programvare for optisk tegnlesere (OCRs) har gjort datastyrte dokumentstyringssystemer enda mer populære. Disse programvarepakker konverterer bildene av dokumenter til tekst som kan brukes til videre behandling ved hjelp av noen tekstbehandler.

Melding Kommunikasjonssystemer:

Bedriftsforetak har brukt en rekke kommunikasjonssystemer for sending og mottak av meldinger. De inkluderer telefon, post, telefaks (faks) osv. Datamaskinbaserte meldingskommunikasjonssystemer gir mye økonomi, ikke bare når det gjelder redusert tid ved sending eller mottak av meldingen, men også når det gjelder pålitelighet av meldingen og kommunikasjonsomkostninger .

De tre grunnleggende komponentene i databaserte kommunikasjonssystemer er:

Jeg. Elektronisk post

ii. Telefonsvarer

iii. faksimile

Elektronisk post:

Forskjellen mellom normal e-post, interpersonell kommunikasjon av informasjon i form av tekst og bilder i forhold til andre former for mellommenneskelig kommunikasjon som telefon-e-post er dens ikke-samtidige kommunikasjon der mottakerens tilstedeværelse ikke er avgjørende for tidspunktet for overføring.

Posten har lenge vært brukt av bedriftsforetak, og er fortsatt et av de mest populære, ikke-samtidige kommunikasjonsmediene. Elektronisk post har imidlertid vesentlig endret måten meldingene utveksles mellom enkeltpersoner og bedriftsforetak.

Elektronisk post, populært kalt E-post, er et elektronisk elektronisk utsendingssystem for elektronisk overføring av informasjon, inkludert meldinger, dokumenter og bilder mellom to eller flere personer.

Hovedtrekkene til e-post er:

a) elektronisk overføring:

Overføringen av meldinger med e-post er elektronisk og meldingstjenester er veldig rask, nesten øyeblikkelig. Bekreftelsen på overføringen er også rask og påliteligheten er veldig høy.

b) Online utvikling og redigering:

E-postmeldingen kan utvikles og redigeres online før overføring. Den elektroniske utviklingen og redigering eliminerer behovet for bruk av papir i kommunikasjon. Det letter også lagring av meldinger på magnetiske medier, og dermed reduserer plassen som kreves for å lagre meldingene.

c) Broadcasting og rerouting:

E-post tillater sending av en melding til et stort antall målmottakere. Dermed er det enkelt å sende et sirkulært til alle filialer av en bank ved hjelp av e-post, noe som resulterer i mye lagring av papir. E-posten kan omdirigeres til personer som har direkte interesse i meldingen med eller uten å endre eller legge til relatert informasjon til meldingen.

Eksempelvis kan e-posten mottatt av markedsføringsansvarlig fra en kunde som registrerer en klage angående kvaliteten på produktet, omdirigeres til kvalitetskontrollavdelingen for kommentarer og tiltak i den enden.

d) Integrasjon med andre informasjonssystemer:

E-posten har fordelen av å være integrert med de andre informasjonssystemene. En slik integrering bidrar til å sikre at meldingen er nøyaktig og informasjonen som kreves for meldingen, er tilgjengelig raskt.

e) Portabilitet:

E-post gjør den fysiske plasseringen til mottakeren og avsenderen irrelevant. E-posten kan nås fra hvilken som helst personlig datamaskin som er utstyrt med relevant kommunikasjonsutstyr, programvare og koblingsutstyr. En leder i hovedkontoret kan få tilgang til hans e-postmeldinger mens han er i avdelingen som befinner seg i et fjerntliggende område eller til og med på et feriested, ved hjelp av koblinger som telefonlinjer.

f) Økonomisk:

Fremskrittene i kommunikasjonsteknologi og konkurranse blant kommunikasjonstjenesteleverandørene har gjort E-post den mest økonomiske modusen for å sende meldinger. Siden overføringshastigheten øker, øker tidskostnaden på kommunikasjonsmediene per side ytterligere og legger til populariteten til e-post.

E-posten viser seg å være svært nyttig, ikke bare for formell kommunikasjon, men også for uformell kommunikasjon i næringslivet. Markedsinformasjonen og personlige meninger fra lederne finner nå inntrykk i e-postmeldingene til sine sjefer og grupper.

Kommunikasjon i arbeidsgrupper kan forbedres vesentlig ved riktig bruk av E-postfasiliteter. E-postens suksess for å forbedre intern organisatorisk kommunikasjon vil imidlertid i stor grad avhenge av arbeidskulturen i organisasjonen.

faksimile:

Faks (Fax) er elektronisk kommunikasjon av bilder av dokumenter over telefonlinjer. Den datamaskinbaserte faksteknologien automatiserer fakskommunikasjon og tillater deling av faksfasilitetene. Den bruker spesielle programvare- og faksservere til å sende og motta faksmeldinger ved hjelp av vanlige kommunikasjonsressurser.

Disse serverne har mulighet til å motta faksmeldinger og omdirigere dem automatisk til mottakerens mottaker etter å ha sett den på den sentrale datamaskinen. På samme måte kan lederne i et foretak legge faksmeldingen til serveren som automatisk sender den til mottakeren.

Datamaskinbaserte fakssystemer lagrer ledelsestid ellers brukt i køer på felles faksfasilitet, oppringing og tilkobling med mottakerens faksmaskin. Disse systemene bidrar også til å redusere kostnadene ved å sende meldingen som det er mulig for serverne å ringe under lave tariff timer, automatisk.

Visningsanlegget hjelper også med å kontrollere problemet med søppelpost som kommer fra forskjellige leverandører. Å miste ut denne posten bidrar mye til å redusere tiden som kreves for å gå gjennom faksmeldingene, og hjelper kun med å fokusere på viktige meldinger, ved å reroutere de mindre viktige som skal håndteres på lavere nivåer. Selvfølgelig reduseres bruken av papir ved hjelp av disse systemene.

Telefonsvarer:

Telefonsvarer er en variant av e-posten. Telefonsvareren overfører meldinger som digitalisert stemme. Mottakeren av taleposten må ringe en telefonsvarer eller få tilgang til den elektroniske postboksen ved hjelp av det angitte utstyret, og han kan høre den talte meldingen i avsenderens stemme.

Den sikrede typen telefonsvarertjeneste kan kreve at mottakeren oppgir ID-kode før tilgangen er gitt til den lagrede informasjonen. Telefonsvarer er svært nyttige i informasjonssystemer som sørger for informasjonsbehovene til eksterne enheter.

For eksempel kan kundene stille spørsmål angående status for utførelsen av sine bestillinger ved hjelp av taleposttjenesten knyttet til produksjonsinformasjonssystemet til bedriftsforetaket.

Telekonferanse- og videokonferansesystemer:

Telekonferanse gjennomfører forretningsmøte med mer enn to personer lokalisert på to eller flere forskjellige steder. Telekonferansen bidrar til å redusere tid og kostnad for møtet da deltakerne ikke trenger å reise for å delta i møtet. Telekonferanse kan være lyd- eller videokonferanser med eller uten bruk av datasystemer.

Den datamaskinbaserte telekonferansen har fordelen av fleksibilitet når det gjelder forhåndsinnspilt presentasjoner og integrasjon med andre informasjonssystemer. Med fremgangsmåtene i multimedieteknologier er desk-topp telekonferansesystemer nå tilgjengelig til rimelige priser.

Disse systemene er basert på personlige datamaskiner med et digitalkamera og kjører på visuell kommunikasjonsprogramvare. Kommunikasjonslinkene er fortsatt ganske dyre, slik at skrivebordskonferansene bare er nyttige for utvalgte applikasjoner. Møtene som er best egnet for tele- / videokonferanser er de som har lite konflikter, da de ikke er like effektive som personlige kontaktmøter.

Effektiviteten kan imidlertid bli bedre jeg ved å gi riktig opplæring til brukerne angående systemene og bevegelsene som er en del av kroppsspråket. De vanligste bruksområdene til datastyrt telekonferanse inkluderer ledelseskommunikasjon og opplæring, budsjettmøter, tekniske konsultasjoner, prosjektanmeldelser, kontraktsforhandlinger, etc.

Fordeler med Office Automation Systems:

Kontorautomatiseringssystemene, som på en gang anses trivielle, er nå fokus på oppmerksomhet på grunn av økende kostnad for dyktig arbeidskraft.

Med forbedringen i kommunikasjons- og multimedieteknologi vil kontorautomatiseringssystemene hjelpe til med:

Jeg. Bedre kommunikasjon i en organisasjon og mellom organisasjoner.

ii. Reduser syklusen mellom forberedelse av meldinger og mottak av meldinger ved mottakerens slutt.

iii. Redusere kostnadene ved kontorkommunikasjon både når det gjelder tid brukt av ledere og kostnad for kommunikasjonsforbindelser.

iv. Sikre nøyaktighet av kommunikasjonsflyt.

Selvfølgelig må kontorautomatiseringssystemer, som alle andre informasjonssystemer, være underlagt kontroller. Problemene med søppelpost, misbruk av post, involvering av ledere i kommunikasjon som ikke er relatert til arbeidets art, sikkerhet og personvern til informasjon, er ganske vanlig. Kontrollsystemer for å takle disse problemene skal utvikles for å få full fordel av kontorautomatiseringssystemene.

Trenger Ressursmatching:

Hver type informasjonssystem har sitt eget anvendelsesområde og har vist seg å være gunstig for bedriftsforetak. Imidlertid vil kostnadene og virkningen av hver type informasjonssystem sannsynligvis variere fra organisasjon til organisasjon.

Det er derfor avgjørende for en leder å studere kostnadene og mulige virkninger av BIS på organisasjonen før en bestemt type informasjons system er valgt for implementering.

Følgende aspekter må vurderes mens du bestemmer deg for porteføljen av informasjonssystemer i et bedriftsforetak:

Tynn linje av avgrensning:

Det kan bemerkes at avgrensningslinjen mellom forskjellige typer informasjonssystemer er meget tynn og sløret. Det kan være vanskelig i visse tilfeller å klassifisere et gitt informasjonssystem som DSS eller EIS. Noen EIS kan også bruke BES-verktøy.

De ulike typer informasjonssystemer kan ha fellesfunksjoner. Det representerer forholdet og overlappingen av noen av informasjonssystemene. Som det kan bemerkes, kan de forskjellige kjennetegn ved ethvert informasjonssystem også bli funnet signifikant i et annet informasjonssystem.

Kostnadsstrukturer:

Kostnadsstrukturer varierer for hver type informasjonssystem. For eksempel vil Enterprise Resource Planning System koste alt mellom Rs 10 og Rs 50 lac, mens ethvert Transaksjonsbehandlingssystem kan innebære utgifter nærmere en prosent av kostnaden for et ERP-system. Valget av et informasjonssystem for næringslivet vil bli sterkt påvirket av kostnadsoverveielser.

Varierende fordeler:

Fordelene ved et gitt informasjonssystem vil være forskjellig for ulike typer forretnings- og næringsvirksomheter. For eksempel kan EIS være mer nyttig i organisasjoner som er involvert i nyere typer virksomheter, og DSS vil tilby flere fordeler der mellomnivå til toppnivå ledelse får mye frihet når det gjelder beslutningstaking. ERPer ville være mer nyttige i forholdsvis større organisasjoner som er mer disiplinert i å overholde instruksjoner etc.

skalerbarhet:

Mange informasjonssystemer gir stor fleksibilitet når det gjelder ulike programvarekomponenter og analysedybden av informasjon. For eksempel er ERPene generelt svært skalerbare, og som sådan kan ulike forretningsprosesser og analyseverktøy utelukkes ved den første implementeringsfasen. Som et resultat kan prisen på informasjonssystemet bestemmes med en rimelig grad av nøyaktighet bare etter at omfanget av informasjonssystemet er klart definert.

Mye fleksibilitet tilbys av de fleste informasjonssystemer når det gjelder omfang og kostnadsfaktorer. Det er derfor avgjørende å identifisere informasjonsbehovene til næringslivet og samsvare med informasjonssystemressursene med informasjonsbehovene for å holde kostnadsfaktorene i betraktning.