Internkontroll i regnskapssystemer

Les denne artikkelen for å lære om internkontroll i regnskapssystemet.

Kontroller i manuell regnskapssystem:

1. Uavhengig avstemming av eksterne data som bruk av kontoutskrift for å avstemme til selskapets bankkonto eller ved bruk av ekstern leverandørerklæring om konto for å forene med individuell kreditorkonto;

2. Bruk kontroll eller total konto;

3. Gjennomgang av prøvebalansen for å sikre debet er lik kreditt.

Kontroller i datastyrt regnskapssystem:

1. Riktig transaksjonstillatelse:

Inngangskontroller må innføres slik at inngangsdata må verifiseres for nøyaktighet og fullstendighet av en annen person enn den som skriver inn dataene.

2. Foruten den ovennevnte inngangskontrollen, bør det være behandling og utgangskontroller for å sikre integriteten til transaksjonsdataene intakt.

3. Ingen autorisert tilgang til datafiler, data, etc .:

Alt skal holdes under lås og nøkkel og riktig logg opprettholdes.

4. Bruk av passordkontroll for tilgang til data.

Lagring av data i filer:

I et datasystem må enhver informasjon, som må lagres i et sekundært lagringsmedium, være i form av en fil. En fil består av en samling av poster i samme kontekst.

En rekord omfatter informasjon om et foretak og / eller arrangement knyttet til organisasjonen som for eksempel et kjøp, salg, en ansatt, etc. Alle databehandlingssystemer bruker visse dataposter som i større grad er permanent i naturen .

Selv om endringer oppstår, forekommer de i stor grad. Navn, adresse, fødselsdato etc., er noen eksempler på slike dataposter. De fleste databehandlingssystemer lagrer derfor disse dataene i en egen fil, som kalles en masterfil.

Transaksjonsfilene er de filene der data ofte blir innmatet, for å oppdatere data tilgjengeligheten. Elementene som er lagret i en hovedfil, blir ikke tastet inn igjen og igjen i transaksjoner.

For eksempel, når navnet eller fødselsdatoen til ansatte er lagret i en hovedfil, hentes de derfra som når det kreves for et hvilket som helst program. Siden slike dataelementer blir innført og lagret for å brukes henholdsvis repetitivt i forskjellige programmer på forskjellige punkter av elementer.

Når feildata er lagret i en masterfil, vil alle utgangene de ser ut, inneholde feil informasjon. Derfor er det viktig å sikre nøyaktigheten av data i hovedfiler

Databehandling:

Arbeidet som utføres av en datamaskin kalles databehandling. Datamaskinen behandler dataene til meningsfylt informasjon. Denne informasjonen danner grunnlaget for videre tiltak som skal initieres av brukeren eller datamaskinen selv.

Dokumentene som dataene er tatt ut for behandling, kalles kildedokumenter, for eksempel si ledgers. De ulike typer data som brukes i en datamaskin er numeriske data, tegndata eller alfabetiske data, alfanumeriske data og logiske data.

Databehandling innebærer følgende funksjoner:

1. Input / output fakturering, Opptak, koding, lagring, valg, etc.

2. Datatransformasjon som involverer beregning, oppsummering, sortering, sammenslåing, etc.

3. Informasjonsutgang som display, reproduksjon, telekommunikasjon, etc.

Databehandlingsmetoder:

Det er tre metoder for databehandling. De er Batchbehandling, On-line behandling og Real-time behandling.

(1) Batchbehandling:

Begrepet batchbehandling gjelder for situasjoner hvor liknende typer transaksjoner samles inn i et cutoff-punkt og deretter grupperes for å danne en batch for behandling.

Det innebærer følgende to viktige skritt:

1. Sortering av transaksjonsdataene i samme rekkefølge som eksisterende i hovedfilen, og

2. Oppdatering av poster i hovedfilen.

Sorterings- og oppdateringsprosessen utføres ved hjelp av posttaster. Rekordene som er så sekvenser behandles serielt etter hverandre. Derfor blir batchbehandling også betegnet som sekvensiell filbehandling.

Vanligvis utføres det i flere stadier, hvert trinn krever en egen dataflyt. Den endelige utgangen er tilgjengelig for brukeren først etter siste runde.

(2) On-line behandling:

Under denne metoden erstatter telekommunikasjonsutstyr den manuelle samlingen av poster, som i batchbehandling og dataregistreringen foregår på nettet. Det er også kjent som direkte tilgang eller ikke-sekvensiell metode for filbehandling.

Denne metoden har to grunnleggende krav som følger:

1. Terminal på forskjellige steder koblet til og styrt av en sentral datamaskin.

2. Lagring av poster på direkte tilgang media liker disker, slik at datamaskinen kan tilfeldigvis få tilgang til de nødvendige oppføringene.

(3) Realtidsbehandling:

Under denne metoden blir dataene knyttet til hver enkelt transaksjon, mottatt gjennom telekommunikasjonslinjen, behandlet som batch, og de behandlede resultatene kommuniseres øyeblikkelig tilbake.

Det gjør det mulig å ta beslutninger på grunnlag av siste informasjon. Denne metoden er egnet der den behandlede informasjonen er påkrevd umiddelbart, og on-line behandlingsmetode regnes som svært langsom.

Denne metoden kalles også som transaksjonsbehandling. Tiden som systemet tar for å svare på en datainngang og visning av den nødvendige oppdaterte informasjonen, kalles responstid.

De grunnleggende kravene til denne metoden er som følger:

1. Stort minne for å imøtekomme programvare og operativsystemkrav

2. Stort diskminne

3. Stå ved anlegg for å ta vare på slike hendelser som system

4. Kompleks kommunikasjonssystem

5. Vedlikehold av revisjonsstier, samt sikkerhet for program og data.

Datakoding:

Koding er en praktisk representasjon av hver verdi av et dataelement. Det er gjort for å gjøre kommunikasjonen mulig mellom en datamaskin og brukeren.

Dataene er kodet på en slik måte at det er forståelig for datamaskinen, og informasjonen som leveres av datamaskinen gjennom databehandling, dekodes i form som er forståelig for brukeren.

Kodingen gjøres for å konvertere numerisk og alfanumerisk informasjon i form av binære tall 0 og 1 og for å overføre korrekte data til datamaskinen. Selv om de binære kodene er mindre forståelige for en person, er det mer nyttig for datamaskinen. Kodene og dataene kan kryssrefereres.

De grunnleggende kravene til datakoding er som følger:

1. Koden skal utformes for å identifisere egenskapen til elementet av dataene den representerer.

2. Hver kode skal utgjøre en og en eneste verdi av dataene.

3. Koden skal være så kompakt som mulig for å minimere lagringskravene.

4. Koden skal være utformet slik at den er sikker i tilfelle av sensitive data og ikke kan konverteres tilbake til de opprinnelige dataene.

5. Koden skal være utformet for å minimere feil i hounding.

6. Koden må inneholde tilstrekkelige cifre for å representere alle mulige verdier av dataene.

Fordeler med datakoding:

1. Koder bruker mindre lagringsplass på datamaskinen.

2. Koding gjør det mulig å spare tid ved å skrive inn dataene.

3. Det bidrar til å spare tid og koste i dataoverføring.

4. Det reduserer risikoen for feil ved inntasting av data.