Kjøpspolitikk og prosedyre

Kjøpspolicy og prosedyre!

Kjøpspolicy og prosedyre:

Den viktigste aktiviteten til materialadministrasjon er en politikk for en organisasjon. Det er forskjellige systemer tilgjengelig for kjøpet. Systemet som skal vedtas avhenger av en rekke faktorer, nemlig etterspørsel, forsyning, pris, leverandør, type materiale, forbruksmønster, organisasjonsoppsett, fortid, prosedyrer, beslutningsprosesser, reservedeler og sesongvarer.

Tidligere og til og med nå i enkelte deler av verden, er byttesystem utbredt ved kjøp, dvs. varer som bytter varer. I moderne verden blir dette systemet kastet og penger spiller en fremtredende rolle. Det har blitt akseptert som det mest hensiktsmessige utskriftsmediet. Kjøpene kan gjøres kontant.

Materialer kan også kjøpes på kreditt. En vellykket innkjøpsprosedyre kan følges av enhver organisasjon i kjøp. Hvert kjøpssystem og prosedyre har sine egne fordeler og grenser. Systemet skal være slik som passer til kravene i en organisasjon.

Målet med innkjøpspolitikken er å kjøpe det nødvendige materialet i riktig mengde fra riktig kilde til rett tid og pris for å oppnå maksimal fordel fra beløpet som er investert i kjøpene.

Store organisasjoner har en godt utformet skriftlig kjøpspolitikk og systemet er underlagt revisjon.

Kontanter innkjøp:

En ideell innkjøpspolitikk tar sikte på å kjøpe penger. Hovedgrunnen til å kjøpe slike varer er at disse er presserende påkrevd av organisasjonen. Det foreslås å gruppere elementene som skal kjøpes på kontanter, av ulike deler bør kjøpes på et enkelt besøk på markedet.

Dette reduserer ordreresultatet betydelig. Normal praksis etterfulgt av de fleste organisasjonene ved å kjøpe noen varer er invitasjonen til tre skriftlige eller muntlige sitater. Det laveste sitatet henter bestillingen.

Telefonordre er nyttige for å redusere kjøpesummen betydelig. En liste over varer som kjøpes ofte fra markedet på kontantbasis, utarbeides av innkjøpssjefen på forhånd.

Forbedringssystem for kjøp følger også mange organisasjoner. Under dette systemet er det et beløpsbeløp gitt til forskjellige avdelingshoder for å kjøpe forskjellige varer til sine respektive avdelinger. Beløpet er begrenset per år.

Anbudssystem for kjøp:

Dette systemet følges for å skaffe materialer til de mest konkurransedyktige og rimelige priser. Det eliminerer også sjansene for å gi uønskede fordeler til enkelte leverandører. Dette gir en mulighet til forskjellige leverandører og bryter monopolet til en eller to leverandører. Forseglet anbud er invitert fra ulike leverandører, og den som tilbyr den ønskede materialkvaliteten til laveste pris, er gitt bestillingen.

Denne metoden benyttes av ulike foretak av privat og offentlig sektor for å kjøpe varer som har svært høye verdier. Den største ulempen ved denne metoden er at ledetid ved anskaffelse av materialene er lengre i forhold til andre systemer.

Vanligvis brukes tre typer anbud under denne metoden, det vil si; åpen anbud, begrenset anbud og enkelt anbud. I åpent anbudssystem er reklame gitt i avisene, forskjellige handelsreklam på omdømme. Ved mottak av søknadene utstedes anbudsformularer til tilbyderne.

Tilbudsskjema er et viktig dokument som inneholder ulike kolonner som krever informasjon fra de potensielle leverandørene. Informasjonen gjelder for alvorlige penger som skal deponeres, leveringsbetingelser og lignende.

Tilstrekkelig tid er gitt til bydene å gi sitater opp til angitt tid, tilbud er mottatt og på fast dato åpnes anbud. Bestillingen er gitt til leverandøren som tilbyr den laveste prisen.

Den viktige ulempen ved det åpne anbudet er anførsel av uansvarlig anbudsgiver. Noen ganger er den laveste prisen sitert selv under materialprisen av en slik tilbyder. For å avvise et slikt anbud kategorisk, bør det være hensiktsmessige tekniske og andre grunner, og underskrifter fra alle medlemmer av anbudskomiteen skal oppnås.

Begrensede anbud involverer bestilling av ordre til leverandørene av ekte rykte. Begrensede anbud inviteres fra registrerte og andre kjente leverandører. Ledetiden er betydelig redusert under det begrensede anbudssystemet.

Systemet utføres vanligvis når verdien av sitatet ikke er veldig høy. Enkelt kildebud er vedtatt i tilfelle proprietære varer, enkeltkilde og monopol. Innkjøp fra søsterselskap, utdanningsordre eller fra utenlandske samarbeidspartnere, som politisk sak, er unntatt fra enkeltbudsjett.

Rate and Running kontrakt:

Visse sentraliserte byråer som DGS og D (Generaldirektoratet for rekvisita og avsetninger) inngår en kontrakt med leverandørene om satsene som gjelder for varer i en bestemt tidsperiode. I rate kontrakter, er bare prisene fastsatt. Ved løpende kontrakter er kvantifiseringsgodtgjørelser opp til 25% varians også mulig.

De sentraliserte byråene samler informasjon fra sine ulike bestanddeler (grener) om kjøpernes behov og inngår kontrakt med de sannsynlige leverandørene ved å foreta anbudssystem.

Dette systemet gjennomføres, hvor de nødvendige mengdene er høyere og de oppgitte prisene er konkurransedyktige. Et annet eksempel på Central New Agency, Delhi kan nevnes her. Byrået arrangerer ulike typer magasiner, bøker og tidsskrifter for kjøpere og handlinger på dette innkjøpssystemet.

Store forretningshuse, med flere grener spredt over alt i forskjellige områder, kan anvende dette systemet. Det er vanlig praksis fulgt av forskjellige leverandører for å annonsere sine tariffkontrakter med generaldirektoratet for leverandører og avhending for å øke volumet av salget.

Delkontrakter:

I tilfelle av intermittent type bransjer, er dette innkjøpssystemet vanligvis gjennomført. Visse komponenter og underenheter er anskaffet fra underentreprenørene, som spesialiserer seg på produksjon av disse elementene. Beslutningen om å kjøpe komponentene fra underleverandører avhenger av mange faktorer, dvs. produksjonskostnader, tilgjengelighet av teknologi og fordeler med spesialisering etc.

Hovedfordelen ved underentreprise er at underleverandøren spesialiserer seg på linjen, og hans kostnader er mindre og arbeidet kan startes med begrenset økonomi og på liten skala. Han er i stand til å levere sammenstillingene og andre komponenter eller tilbehør til en billigere pris. Det er definitivt gunstig for etableringen å kjøpe komponentene fra underleverandørene i stedet for å produsere det samme.

Ved valg av underentreprenør er det viktigste hensynet å huske på, om underleverandøren er i stand til å holde leveringsplanen og opprettholde komponentens nødvendige kvalitet. Det vil være i beste interesse for organisasjonen å følge opp de underleverte elementene for å sikre rettidig levering og overholdelse.