Delegasjonsregler og prinsipper - Forklart!

For å gjøre delegasjonen mer effektiv, er det visse viktige guider, regler og prinsipper. Disse er som følger:

1. Delegasjonens klarhet:

Enten spesifikk eller generell, skriftlig eller uskreven, delegering av autoritet må være tydelig når det gjelder innhold, funksjonelle relasjoner, omfang og oppgaver. Tvetydighet fører til dårlige resultater og har en tendens til å gjøre delegasjonen mindre effektiv.

Prinsippet om klarhet i delegasjonen innebærer også å definere klart horisontale og vertikale forhold mellom stillingen til hver underordnet andre stillinger i organisasjonen. Hver underordnet må kjenne sin egen stilling i organisasjonsstrukturen og bør også vite hvordan hans eller hennes stilling passer i det overordnede ledelseshierarkiet.

Hver leder må kjenne alle de som jobber under ham eller henne, og også de som opptar stillinger høyere enn han eller henne i organisasjonen. Dette hjelper med å søke veiledning og også å gi veiledning når det gjelder skalarkjede etablert i organisasjonen.

Spesifikke skriftlige delegasjoner hjelper både leder og mottaker av myndighet. Men når man går opp på echelons av organisasjonsstruktur, blir slike spesifikke delegasjoner stadig vanskeligere.

Prinsippet om klarhet bør ikke antas å bety at myndighetsrelasjoner mellom underordnede og eldre, når de er etablert, blir uforanderlige. Med endringene i arbeidet bør autorisasjonsdelegasjonen endres på en hensiktsmessig måte.

2. Delegasjonen skal være i overensstemmelse med forventede resultater:

Før du fortsetter med en faktisk delegering av autoritet til en underordnet, bør en leder vite jobber og resultater som forventes av en slik delegasjon. Bare så mye autoritet som er tilstrekkelig til å oppnå resultatene, bør delegeres. Dette prinsippet opererer på grunn av at mål er satt, planlegges, og jobber er satt opp for å oppnå eller gjennomføre disse målene. Dette prinsippet bidrar også til å minimere farene ved å delegere for mye eller for liten autoritet.

3. Ansvar kan ikke delegeres:

Forpliktelsen til å utføre den tildelte oppgaven er absolutt og deles ikke når autorisasjon er delegert til en underordnet. Konsernsjefen selv etter delegasjon er fortsatt ansvarlig overfor styret for ledelse og tilsyn med hele virksomheten.

Hvis dette prinsippet brytes, vil tre viktige konsekvenser følge:

(a) Hvis en leder er i stand til å overføre en forpliktelse sammen med delegering av autoritet til underordnede, vil regelen for enkelkjede av kommandoen bli brutt.

(b) Ledelsen øverst skal ha stort ansvar og likevel ikke være ansvarlig for resultatene.

(c) Hvis en leder har lov til å delegere selv sin forpliktelse, vil det ikke være noen måte å vite hvem som er ansvarlig for hva.

Når myndighet blir delegert, blir ikke forpliktelser overført til organisasjonen; Det blir ganske nytt ansvar på hvert nivå.

Paritet av autoritet og ansvar:

Når autoritet er delegert, går ansvaret inn og sameksisterer med myndighet. Underordnede kan holdes ansvarlig for døroppgaver som er tildelt dem til å dø ut av autoriteten som er delegert til dem for å utføre døden.

Derfor kan en salgsansvarlig ikke holdes ansvarlig for produksjonsfeil som han eller hun ikke fikk myndighet til. Så også en butikkansvarlig kan ikke holdes ansvarlig for utstedelse av materialer mot feilindikatorer mottatt fra dørforhandleren. Derfor bør autoritet og ansvar være knyttet til samme oppgave.

Unntaksprinsippet:

Myndighet er delegert for å presse beslutningsprosessen så nær kilden til informasjon og handling som mulig. Mottakere av myndighet bør gjøre det riktig og ta alle avgjørelser som faller innenfor myndighetens omfang.

Bare i unntakstilfeller, når de ikke kan ta en avgjørelse på eget nivå, bør de henvise dem oppover for vurdering og avgjørelse fra overordnede.

Ved å delegere myndighet, løser en leder seg ikke av sitt ansvar. Det er derfor viktig at en leder skal utarbeide hensiktsmessige kontrollmetoder for å sikre at myndigheten som er delegert, benyttes riktig og resultatene oppnås i henhold til forventningene.

Samle sammen myndigheten til to eller flere ledere før et problem kan løses eller en avgjørelse blir beskrevet som splittet autoritet.

Felles myndighet:

Den kommende av en overordnet til underordnede for å ta en beslutning er kjent som felles autoritet.