6 Hovedprinsipper for innkjøp

Denne artikkelen kaster lys over de seks hovedprinsippene for innkjøp i materialhåndtering. Prinsippene er: 1. Høyre kvalitet 2. Høyre kvantitet 3. Høyre pris 4. Høyre kilde 5. Høyre tid 6. Høyre plass.

Innkjøpsprinsipp # 1. Riktig kvalitet:

Kvalitet er definert som evnen til å gjøre en viss ting eller makt til å tilfredsstille et bestemt behov.

Kvalitet betyr med andre ord verdien av en bestemt ting for et bestemt formål å oppfylle.

Utgangspunktet for å bestemme kvaliteten på materialene som trengs i en organisasjon er sluttbruk, dvs. hva er ment å bli gjort eller oppnådd.

Vi må da etablere en spesifikasjon og dette handler om kvalitet. En fullstendig og komplett kvalitetsspesifikasjon er en viktig del av en kjøpekontrakt.

Kvaliteten på et materiale har et direkte forhold til sluttbruken. Med andre ord vil en uheldig kvalitet bety at sluttproduktet enten er for godt eller for dårlig til et bestemt formål. Begge disse har en direkte effekt på sluttproduktets kostnader og konkurranseevne. I ett tilfelle må noen ekstra kostnader gjøre kvaliteten mer enn nødvendig, og i andre tilfeller vil kvaliteten på det påløpte produktet lide.

Vi kan uttrykke kvalitet på ulike måter, dvs. dimensjoner, vekt og mål, kjemiske egenskaper, fysiske egenskaper, styrke, kraft, grense og toleranse, hardhet, overflate, farge, kapasitet, holdbarhet, ytelsesegenskaper, utseende, design, etc.

Kvalitetsbehovet bør bestemmes først og deretter riktig angitt. Tvetydighet i å definere kvalitet er et av de store problemene ved innkjøp. Dette kan unngås ved å sikre at leverandøren virkelig forstår nøyaktig hva som kreves av kjøperen. Hvis leverandøren ikke forstår kvalitetskravene riktig, vil det bli levert visse feiltyper av materialer.

Dette kan i sin tur føre til ulike problemer som produksjonsstopp, avvisning av ferdigprodukt (er) av kvalitetskontrollpersoner, og fremveksten av et høyt mengde (prosentvis) skrot ved slutten av produksjonsprosessen. Alt dette er avfall.

Høy kvalitet betyr at kvaliteten skal være riktig, ikke for høy eller for lav. En produksjonsprosess vil alltid ha den beste kvaliteten tilgjengelig for å sikre at sluttproduktet er av beste kvalitet tilgjengelig ved reservedeler og komponenter. Det er nødvendig å sikre at maskinen ikke går ut av kontroll på grunn av dårlig kvalitet på slike materialer.

Det er viktig for kjøperen å vite det nøyaktige formålet som materialene kreves for, og han må forsøke å overbevise produksjonsfolkene om å akseptere materialene som ville tjene formålet. Samtidig må han ikke ta noen unødig risiko ved å kjøpe mindreverdige materialer som kan være dyrere i det lange løp.

I tvilstilfeller må han diskutere saken med produksjonspersonen og samle kunnskap fra ham om bruken. Kjøperen bør også ha kunnskap om materialene til ulike merker som også kvaliteter tilgjengelig i markedet.

Innkjøpsprinsipp # 2. Høyre Mengde:

Kjøperen må kjøpe materialene i riktig mengde for å sikre at det ikke oppstår produksjonsstopp eller ingen ekstra lagerbelegg. Normalt lagrer lagerstyringsfløyen til kjøps- og vareavdelingen opp den økonomiske bestillingsmengden (EOQ), dvs. mengden som skal kjøpes om gangen for å få maksimal fordel ved minimum total kostnad.

Dette kravet er nevnt i kjøpsordren, og det er nødvendig å se at materialene leveres.

Innkjøpsprinsipp nr. 3. Rett pris:

Det er ikke lett å bestemme riktig pris på materialet. Men gjennom kostnads- og verdianalyser kan man gjette hva et element skal koste. Deretter vil kjøperens forhandlingsferdighet, hans forhold til leverandøren og konkurransens art i markedet sammen bestemme den faktiske kjøpesummen.

Denne funksjonen er av største betydning fordi dette er hvor kjøperen kan være veldig stor hjelp til selskapet. Men for å utføre denne funksjonen på riktig måte, må kjøperen ha en grundig ide om markedsprisene, særlig de nåværende prisene på råvarer, deres sannsynlige fremtidige trender og miljøforhold som påvirker prisene. Kjøperen bør ikke bli tvunget av selgeren til å akseptere enhver pris oppgitt av leverandøren. Det er ulike måter å bestemme riktig pris på.

Leverandøren kan bli bedt om å gi oppslag på priser som viser kostnaden for råvarer, overhead, fortjeneste, etc., og kjøperen bør sjekke de ulike kostnadene ved å sammenligne dem med tilgjengelige data. Han kan også ta hjelp av produksjonsavdelingen. I noen situasjoner kan også tilbud om et stort antall leverandører bidra til å oppnå den riktige prisen.

Imidlertid må kjøperen bruke sin egen dom, fordi leverandørene ofte danner et kartel eller en forening (en ring) og de oppgir høye priser. Dette ville virkelig utgjøre et svært alvorlig problem. Kjøperen kan enten bryte ringen eller ringe alle tilbudsgivere for å redusere prisene på en rasjonell basis. For innkjøp av ingeniørfag bør man ha grunnleggende teknisk kunnskap for å håndtere leverandørene.

Man bør ha en ide om riktig pris på materialene og dagens priser bør sammenlignes med de siste prisene for å finne ut hvor mye prisene har gått opp over en viss tidsperiode.

Innkjøpsprinsipp # 4. Rett Kilde:

Høyre kilde betyr kilden som er pålitelig i alle henseender, for eksempel kvalitet, levering, ettersalgsservice osv. Det er åpenbart at når alle de andre tingene har blitt gjort riktig (dvs. valg av riktig kvalitet, kvantitet og priser), Forsyningskilden der materialene er innhentet, skal automatisk være riktig.

Imidlertid er det tilfeller der anomali oppstår, og det er derfor nødvendig å få materialene fra riktig kilde.

En rett leverandør må oppfylle følgende grunnleggende betingelser:

(a) Han må være fullt utstyrt for å produsere og levere de bestilte varer.

(b) Han må se på selskapets interesse og bistå kjøperen når det er noe omfang av kostnadsreduksjon ved å levere alternative materialer som er egnet for formålet.

(c) Han må også bistå kjøperen med markedsundersøkelser.

(d) Han må være høflig.

(e) Han må være i stand til å bistå kjøperen med å forbedre leveringsforhandlinger når det er nødvendig.

(f) Han må være en mann med integritet.

For valg av kilde eller for å utvikle den riktige leverandørkilden, kan du få innledende opplysninger om leverandørens navn og adresse ved hjelp av følgende:

(1) Leverandørens katalog

(2) Handelsrekvisisjon og kataloger

(3) Handelsskrifter

(4) Gule sider i telefonkatalogen

(5) Leverandørfiler

(6) Kjøpsguider

(7) Salespersoner

(8) Handelsutstillinger - industrielle messer

(9) Selskapets personell

(10) Kjøper-selger møtes

(11) Innkjøpsavdelinger av lignende organisasjoner.

Det finnes ulike måter å fastslå de riktige leverandørene på. Typiske leverandørregistreringsskjema er gitt til leverandøren av kjøpsavdelingen. Slike skjemaer skal gi all nødvendig informasjon som kreves av kjøperen.

Ved mottak av det komplette skjemaet, bør en representant for kjøperen ringe hos leverandørens lokaler og sende inn sin rapport (som inneholder alle hans funn).

Han bør undersøke følgende faktorer under besøket og inspeksjonen på leverandørens anlegg:

(i) Teknisk kompetanse hos leverandøren for fremstilling av gjenstander.

(ii) Leverandørens økonomiske evne til å utføre jobben.

(iii) Leverandørens organisatoriske oppsett og arbeidskraft.

(iv) Rekord av leverandørens tidligere ytelse ved levering av materialer til rett tid og i riktig kvalitet og kvantitet.

(v) Evne til å levere materialer raskt og i nødvendig mengde.

(vi) Egen produksjonsenhet.

(vii) Kvalitetskontrollsystem av firmaet.

(viii) Personell og linjemulighet av firmaet.

(ix) servicenivå.

(x) Historie av arbeidsforhold i firmaet.

Hvis denne rapporten oppfyller behovet for det aktuelle firmaet, kan leverandøren være registrert på listen over godkjente leverandører og få en prøveordning. Opptredener av selgeren skal bare dømmes etter tilfredsstillende og rettidig utførelse av ordrer.

En rett leverandør i dag kan bli en feilleverandør neste år. For å beskytte mot denne muligheten, bør kjøpsavdelingen også holde oversikt over ytelsen til ulike leverandører. Det er noen typiske måter å vurdere leverandørens ytelse på. Videre kan ulike normer eller kriterier brukes til å sammenligne en leverandør med en annen.

Innkjøpsprinsipp # 5. Høytid:

Akkurat som man må kjøpe materialene i riktig mengde, må han også få dem nøyaktig når det er nødvendig. Leveringstidspunktet er igjen fastsatt av innentoren eller lagerkontrollavdelingen. Det er hovedoppgaven for kjøpsavdelingen å følge opp ordrene og for å sikre at materialmengden forblir uendret.

Det skal også sees at materialene leveres nøyaktig i tide. Denne funksjonen er svært viktig i India, da leverandørene ofte ikke klarer å opprettholde leveringsplanen.

Innkjøpsprinsipp # 6. Rettsted (Levering):

Funksjonen til kjøpsavdelingen er ikke over før materialene leveres på riktig sted. Derfor blir dette også en primær funksjon av kjøpsavdelingen. Anta at kjøpsavdelingen er i Calcutta Taratala-området, og materialet er bestilt til Howrah jernbanestasjon. Det må sikres at materialene blir ryddet fra Howrah og levert til farten.