Budsjettering: Mål, Funksjoner og Faktorer

Budsjettering: Mål, Funksjoner og Faktorer!

Et effektivt budsjetteringssystem er avgjørende for suksess og overlevelse for et bedriftsfirma. Uten et fullt koordinert budsjetteringssystem kan ledelsen ikke vite hvilken retning virksomheten tar. Organisasjoner som ikke planlegger vil sannsynligvis vandre målløst og til slutt bukke under forvirringen av dagens hendelser.

Mål og funksjoner for budsjettering:

Budsjettering hjelper ledelsen på følgende måter:

Budsjetter kompliserer planlegging:

Nesten alle forretningsaktiviteter krever noe planlegging for å sikre effektiv og maksimal bruk av knappe ressurser. Det første trinnet i planlegging er å definere selskapets brede mål og målsettinger. Etter at de brede målene er definert, blir strategier for å oppnå ønsket mål formulert og foreløpige tidsplaner satt opp.

Budsjettet er en detaljert tidsplan for den foreslåtte kombinasjonen av de ulike produksjonsfaktorene som er mest lønnsomme i den påfølgende perioden. Det er et formelt rammeverk som gir bestemte frister for å oppnå avdelingsmål og bidrar til de overordnede målene for en organisasjon. Et budsjett inkorporerer forventet ytelse og nåværende ledermål.

Disse målene styrer virksomheten og hjelper til med å overvinne problem og analysere fremtiden. Budsjettering påvirker strategier som har en tendens til å endres dersom forhold eller ledelsesmessige mål endres, for eksempel endring av produktlinjer.

Budsjettering flytter en organisasjon fra en uformell, "reaktiv" stil til en formell "proaktiv" styringsform. Som et resultat blir mindre tid brukt på å løse uventede problemer, og mer tid blir brukt på positive tiltak og forebyggende tiltak.

Budsjetter Forbedre Koordinering:

Koordinering er en lederfunksjon der alle produksjonsfaktorer og alle avdelingsaktiviteter er balansert og integrert for å oppnå målene i organisasjonen. Budsjettprosessen gir grunnlag for enkeltpersoner i alle deler av organisasjonen for å utveksle ideer om hvordan man best kan oppnå disse målene. Det er behov for samordning mellom produksjons- og salgsavdelingene.

En produksjonsleder skal sikre tilstrekkelig produksjon for å møte forventet etterspørsel fra salgsavdelingen. I sin tur må økonomistyreren sikre tilstrekkelig kontanter for å møte større krav til produksjon. Innkjøps- og personellforvaltere må kjenne fabrikkens materielle og arbeidskrav. Budsjettering tvinger lederne av disse ulike funksjonene til å kommunisere sine planer og koordinere deres aktiviteter.

Budsjetter hjelper administrasjonen til å koordinere på følgende måter:

1. Eksistensen av en godt lagt plan er det store skrittet mot koordinering. Ledere er tvunget til å tenke på forholdet mellom individuelle operasjoner, og selskapet som helhet.

2. Budsjetter bidrar til å begrense imperialbyggingsarbeidet fra ledere. Budsjetter utvider individuell tenkning ved å bidra til å fjerne ubevisste forstyrrelser fra ingeniører, salgs- og produksjonsansvarlige.

3. Budsjetter hjelper til med å finne ut svakheter i organisasjonsstrukturen. Formuleringen og administrasjonen av budsjetter isolerer kommunikasjonsproblemer, fast ansvar og arbeidsforhold.

Budsjettering sikrer koordinering i fravær av hvilke ulike avdelinger i en organisasjon som kan fungere på en måte som bare er gunstig for de enkelte avdelinger, men ikke for de faste målene som helhet. En salgsavdeling kan selge mer enn produksjonsavdelingen kan produsere eller omvendt.

Salgsavdelingen kan tenke bare når det gjelder pris, produksjonslederen kan bare være opptatt av kvalitet, innkjøpssjef kan sikte på å kjøpe i store mengder for å benytte fordelen av rabatt, finansansvarlig må ta vare på forfallsforpliktelser og gjøre ordninger for midler for å møte økende forretningsbehov. Budsjetteringsprosessen bidrar til å fjerne uoverensstemmelser mellom hver avdelinges mål og handlinger og forene sine forskjeller slik at hver avdeling bidrar til de overordnede målene for organisasjonen.

Budsjetter Forbedre kommunikasjon:

Det er nødvendig i en effektiv organisasjon at alle blir informert om målene, retningslinjene, programmene og forestillingene. De bør ha en klar forståelse av målene og målene og den delen de skal spille i måloppnåelsen. Dette gjøres mulig gjennom deres deltakelse i budsjetteringsprosessen. Budsjetter informerer hver leder om hva andre har avtalt å gjøre. De informerer også ledere om hvilke ressurser som er tilgjengelige for å nå mål og mål.

Budsjett gir grunnlag for kontroll og ytelsesvurdering:

Budsjettering inngår kontroll på tre punkter:

(1) Når et budsjett blir formulert, analyserer avdelinger sine planer for fremtiden og sender estimater i henhold til deres krav, og begrunner hvert av deres krav ved å demonstrere et behov.

(2) Etter at budsjettene i ulike avdelinger har blitt gjennomgått og godkjent, blir de mål som setter ønskelige grenser for utgifter.

(3) Ved utgangen av budsjettperioden er en sammenligning av faktiske utgifter med budsjettutgifter gjort som et middel til å bedømme forestillinger og fastsette ansvar for avvik.

Budsjetter er grunnlaget for ytelsesevaluering i en organisasjon da de gjenspeiler realistiske estimater av akseptabel og forventet ytelse. De fleste ledere er interessert i å vite hva som forventes av dem slik at de kan overvåke deres egen ytelse. Det er mer nøyaktig, pålitelig og rimelig å måle dagens ytelse mot et budsjett i stedet for mot en vag forventning eller mot resultater fra forrige år når forholdene kan ha endret seg.

Salgsavdelingen skal vurderes mot det som var rimelig å forvente, i stedet for det som ble oppnådd i det foregående året. Som et grunnlag for å bedømme de faktiske resultatene, er budsjettert ytelse generelt betraktet som et bedre kriterium enn tidligere resultater.

Faktor som påvirker:

Begrensning eller hovedbudsjettfaktor:

Når budsjetter blir gjort, er det alltid en faktor som styrer eller setter en grense for mengden som kan gjøres eller selges. Dette kalles begrensning eller hovedbudsjettfaktor. Den Chartered Institute of Management Accountant (UK) definerer en hovedbudsjettfaktor som "faktoren omfanget av hvis innflytelse først må vurderes for å sikre at funksjonelle budsjetter er rimelig i stand til å oppfylle." På salgsområdet er begrensningsfaktoren er etterspørsel fra kunder som påvirkes av mange faktorer, som pris og kvalitet på produktet, konkurransen, offentlig kjøpekraft, reklame etc.

På produksjonen; Hovedbudsjettfaktoren kan være anleggskapasitet, tilførsel av arbeidskraft av riktig kvalitet, eller tilgjengeligheten av knappe materialer. Noen ganger kan ledelsen selv legge til begrensende faktorer, for eksempel kan ledelsen styre produksjonen for å opprettholde et bestemt prisnivå, eller ledelsen kan ikke bestemme seg for å kjøpe anlegg og maskiner og dermed opprettholde samme anleggskapasitet.

Begrensning eller hovedbudsjettfaktorer må vurderes nøye under forberedelsen av budsjettet. Hvis ikke riktig tatt hensyn til, kan budsjetter kanskje ikke være realistiske og bli vanskelige å oppnå. Koordinering mellom ulike avdelinger vil mangle. Hovedbudsjettfaktorene kan elimineres ved å treffe egnede tiltak, for eksempel kan anleggskapasiteten økes ved kjøp av ekstra anlegg.