Topp 8 typer dokumenter som brukes i regnskap

Noen av de viktige typer dokumenter som brukes i regnskap er som følger:

1. Kontantmemo:

Salg og kjøp er hovedtrekkene til enhver bedrift. For innspilling av kontantsalg og kontantkjøp, tjener pengememoer som kildedokumenter. Kontantnotat er et kildedokument der alle transaksjoner knyttet til kontantsalg eller kjøp skal registreres.

Når varer kjøpes av et bedriftsforetak på kontantbasis, mottar firmaet kontantnotat og når et bedriftsforetak selger varer, gir det kontantnotat, hvor alle detaljer i transaksjonen knyttet til kjøp eller salg viz. antall eller antall kjøpt / solgt, pris, rabatt mottatt eller tillatt, og salgskatt innsamlet eller deponert er gitt. På grunnlag av kontantnotater registreres disse transaksjonene i boken. I revisjon er revisors viktigste plikt å verifisere kontantboken med henvisning til kontantkupongene.

Prøven på pengememo er som følger:

2. Faktura og regning:

Faktura eller regning registrerer kredittransaksjonene knyttet til salg eller kjøp. Dette er utarbeidet når et firma kjøper eller selger varene på kreditt. På den tiden, når varene er solgt av bedriftsforetaket på kreditt, utarbeides salgsfaktura der alle detaljer i kredittsalgene viz. mengde, rente og totalbeløp mv. er nevnt.

Vanligvis fakturaer er laget i duplikat, hovedkopien (original) sendes til kjøperen, og den andre holdes av foretaket for rekord og fremtidig referanse. På samme måte, når varer kjøpes på kreditt, forbereder leverandøren fakturaen i to eksemplarer. Når hovedkopien er mottatt av kjøperen, blir det en regning.

Et eksemplar av en faktura eller et regning er gitt nedenfor:

3. Kvittering:

Kvittering er et bevis for å foreta betalingen på grunn av enhver forretningstransaksjon. Dette kildedokumentet er utarbeidet for å vise bevis for å gi kontanter til festen (som mottar kontanter) på grunn av enhver forretningstransaksjon. Minst to kopier er laget av kvittering.

Den originale kopien er forberedt på å gi den til festen som foretar betalingen, og en annen kopi holdes for rekord. Nærmere informasjon om forretningstransaksjonen som kontoen er mottatt, for eksempel. dato, beløp, navn på festen og arten av betaling etc. er gitt i dette kildedokumentet.

Et eksemplar av kvitteringen er gitt nedenfor:

4. Betal i Slip:

Dette dokumentet tjener til å gi et bevis på at et bestemt beløp på en bestemt dato er deponert i banken. Når en innskyter legger inn penger på bankkontoen fyller han opp et skjema fra banken som inneholder informasjon om datoen, beløpet som skal deponeres og innskyterens navn etc.

Bankens kontorist signerer, stempler mottaksbeløpet av betalingen i glid og returnerer det til innskyteren. Vanligvis får de store bedriftsforetakene fullstendig gjeng med innbetalingskort og får dem alle bundet i en bok. Mottappen av betalingen i glid blir et kildedokument, som fungerer som et bevis for at kunden registrerer denne transaksjonen i regnskapsbokene.

5. Sjekk:

En sjekk i en ubetinget ordre, tegnet på en bestemt hanker, signert av produsenten, og leder banken til å betale på forespørsel en viss sum penger bare til en persons eller instrumentets ordre. -Negotiable Instruments Act, 1881

En sjekk er et instrument trukket på en banker og betales på forespørsel. Banken utsteder et hefte som inneholder sjekker til kontohavere. Tall som er nevnt på undersiden av kontrollene, angir kode for henholdsvis 'State', 'Bank', 'Branch', 'Check' og 'Type of Account'.

Gjennom sjekker kan det gjøres betaling til en bestemt person ved å skrive navnet på festen etter ordene "Betal" og ved å slå av ordet "bærer" med en linje som er trykt på sjekken. I dette tilfellet er sjekken kalt en ordrebekreftelse. For å unngå svindel krysses kontrollene ved å tegne to parallelle tverrlinjer over sjekken. Noen ganger er ordene '& Co', 'A / C Payee Only', 'Not Negotiable' eller 'Bankens navn' skrevet innenfor disse linjene.

I så fall blir kontrollen krysset. Betaling mot krysset sjekk kan ikke mottas bare ved å produsere sjekken. Kryssjekontroll må først deponeres på kontoinnehaverens bankkonto, i hvis favoritsjekk er trukket og kun gjennom kontoen, kan betaling trekkes tilbake.

Betaling kan også gjøres til enhver person som bærer og presenterer sjekken. I så fall blir sjekken kalt en bærerkontroll. En sjekk er signert av skuffen som angir beløp og navn på den parten som betalingen skal gjøres til. Bekymret person kan få det klemt direkte. Kontoinnehaveren kan også trekke pengene fra sin konto - ved å skrive ordet 'Selv'.

Eksempel på en bærerkontroll og krysset sjekk er gitt nedenfor:

6. Debet Note:

En debetnota er et dokument som viser at foretaket har oppbetalt debitering mot partiet som dette dokumentet sendes i forbindelse med enhver annen forretningstransaksjon enn kredittsalg. Bedriftsforetak kan gjøre et debetnota mot leverandøren for et beløp som skal gjenvinnes fra ham, når foretaket returnerer noen varer som er defekte i naturen eller ikke i henhold til spesifikasjonene.

En debetnota kan også utarbeides i tilfelle overbetaling til noen parti. I dette dokumentet er alle detaljer om dato og beløp for transaksjon nevnt, navnet på den parten som debiteres med årsaken til debitering av kontoen.

Eksemplet på debetnota er som følger:

7. Kreditt Note:

Et kredittnota er et dokument som viser at foretaket har gitt kreditten til partiet til hvem dette dokumentet sendes med hensyn til enhver annen forretningstransaksjon enn kredittkjøp. Når et bedriftsforetak mottar tilbakebetaling av varene som er solgt tidligere, gjør det et kredittnota til fordel for kjøperen som viser at hans konto er blitt kreditert i bøkene for næringslivet.

Et kredittnota kan også utarbeides i tilfelle mindre betaling til noen fest. I dette dokumentet er alle detaljer om datoen og mengden av transaksjon nevnt, navnet på den parten hvis konto er kreditert sammen med grunnen for å kreditere sin konto. For å skille den fra en debetnota, er den vanligvis forberedt i rød blekk.

Eksemplet på kredittnota er som følger:

8. Kuponger:

Dokumentene som er utarbeidet for å registrere forretningstransaksjoner i regnskapsbokene, kalles kuponger. Voucher er utarbeidet på grunnlag av kildedokumenter. For registrering av forretningstransaksjoner i regnskapsbokene analyseres kildedokumenter videre, og det trekkes konklusjon om hvilken konto som skal debiteres og hvilken konto som skal krediteres. Dokumentet som denne konklusjonen er skrevet på kalles kupong eller regnskapsbevis.

Funksjoner av kupong:

(i) Det er et dokument.

(ii) Den er utarbeidet ved å analysere kildedokumentene.

(iii) Det inneholder avgjørelse om regnskapet som skal debiteres og krediteres.

(iv) Det hjelper med å registrere en regnskapsoppføring i regnskapsbokene.

(v) Det er utarbeidet og signert av revisor og er også signert av autorisert signatar av foretaket.

Klargjøring av kuponger:

Forretningstransaksjoner i bokbøkene er tilgjengelige i kildedokumenter. Disse dokumentene analyseres videre og det skal trekkes konklusjon om hvilken konto som skal debiteres og hvilken konto som skal krediteres. Etter at regnskapsføreren har bestemt seg for å bli debitert og kreditert, blir kuponger utarbeidet. Vanligvis er tomme skjemaer lett tilgjengelige i den trykte form i markedet.

Regnskapskuponger er av to typer, nemlig:

(i) Kontantkupong og

(ii) Ikke-kontantkupong.

1. Kontantkuponger:

Kontantkuponger er kuponger som er utarbeidet ved mottak eller betaling av kontanter. Det inkluderer også kvittering og betaling via sjekk.

Kontantkuponger er av to typer:

(i) Kredittkuponger og

(ii) Debetkuponger.

(i) Kredittkuponger:

Kredittkuponger er kuponger som er utarbeidet på det tidspunktet kontanter er mottatt.

Kontanter kan mottas når:

(i) Varer selges

(ii) Salg av eiendeler eller investeringer mv.

Format på kredittkort:

Innhold av Kredittkuponger:

1. Navn og adresse på enheten

2. Dato for klargjøring av kupong

3. Regnskapskupong nummer

4. Tittel for regnskapet Kreditt

5. Netto beløp av transaksjonen.

6. Fortellelse (en kort beskrivelse av transaksjonen).

7. Signatur av personen som har utarbeidet kupongen.

8. Signatur av godkjent signatar.

9. Støtte kupong nummer.

(ii) Debetkuponger:

Debetkuponger er kuponger som er utarbeidet når betalingen er foretatt. Betaling kan være på grunn av utgifter, kjøp, tegning av innehaver, betaling til kreditor etc.

Format på debetkupong:

Innhold i debetkupong:

1. Navn og tilføyere av enheten

2. Dato for klargjøring av kupong.

3. Regnskapskupong nummer.

4. Kontoavgiftens tittel.

5. Netto transaksjonsbeløp.

6. Fortellelse (dvs. en kort beskrivelse av transaksjonen).

7. Signatur av personen som forberedte den.

8. Underskrift av den autoriserte signaturen til organisasjonen.

9. Støtte kupong nummer.

10. Et dokument i nytt av støttesertifikat.

2. Ikke-kontantkuponger (overføringsbonuser):

Ikke-kontante kuponger er kuponger forberedt på overgangene som ikke involverer i flyt eller utflyt av kontanter. For eksempel Debet Note, Credit Note, Bills etc. Disse er forberedelser når overganger som kreditt salg, kreditt kjøp etc skal registreres.