Kontrollprosess: 4 hovedtrinn involvert

Kontroll er den integrerte delen av ledelsesarbeidet. Utøvelse av ulike ledelsesteknikker og ferdigheter gir noe mål for innebygd kontroll. Hvis det på grunn av dette er noen ledelsesprosedyrer og praksis som er ufullkomne på grunn av menneskelige begrensninger, må kontrollmetoder brukes direkte.

Ifølge Newman innebærer kontrollprosessen følgende trinn (figur 8.1):

TRINN-I: Innstillingsstandarder:

Mange typer standarder kan utvikles. Den vanligste typen inkluderer tid, kvalitet, kvantitet og pris. Standarden som er etablert må representere organisasjonens mål og må uttrykkes i meningsfulle konkrete termer. Selvfølgelig, for at standarder skal være meningsfylte, må de forstås og aksepteres av enkeltpersoner som blir kontrollert. Ellers vil det være motstand fra de berørte personene for å oppnå disse standardene.

TRINN-II: Måle ytelse mot standarder:

Måling av ytelse eller utgang er den avgjørende delen av kontrollprosessen. En rekke spørsmål om måling må vurderes.

Hva måles?

Hvordan måle?

Hvem skal gjøre målingen?

Når og hvor ofte måles?

(a) Hva skal man måle?

De ønskede utgangene er de som skal måles. Dette kan være lett, hvis vi vurderer tellingen av antall stykker produsert av mekanisten eller salgsvolumet oppnådd av en selger. Men for andre typer jobber er det ikke så enkelt.

(b) Hvordan måles?

For noen jobber er kvantitative tiltak mulig. Men for andre kan utgangene bare være subjektivt definert og målt. Den beste praktiske måten å takle dette problemet på er å ha stor betydelig bredde for utøvende selv å gi planer og tiltak for egen ytelse.

(c) Hvem skal måle?

Ledelsesstillinger er vanligvis knyttet til en slags måleautorisasjon. De forventes å overvåke ytelsen til sine underordnede for å sikre at ytelsen er tilstrekkelig.

(d) Når skal man måle?

Når det gjelder styringsprosesser, er det sannsynligvis best å måle og sammenligne før viktige avgjørelser (kritiske) poeng.

TRINN-III: Evaluering:

I evalueringsfasen må det dømmes en viss vurdering for å avgjøre om avviket fra standarden krever korreksjon for å bringe den tilbake på linjen. Områder der noen subjektivitet i evaluering er nødvendig, er den statistiske leewayen i kvalitetskontroll, de optimistiske / mer sannsynlige, pessimistiske tidsestimatene som er tillatt i PERT-prosessen, og pluss eller minus kostnadsestimater.

I alle disse tilfellene bør evaluatoren vite at planleggeren mente å tillate litt begrenset fleksibilitet i evalueringen av faktiske versus planlagte standarder, og at han ikke bør forvente pinpoint presisjon når det gjelder å nå standardene.

TRINN-IV: Justering av ytelse:

Når en leder vet at ytelsen ikke er opp til mark, må han finne ut den rette grunnen til det. Hvis ytelsen er av, fordi planen ikke ble fulgt, kan endringer i aktiviteter være riktig tilnærming. Men det kan være tilfeller hvor planen, kan ha blitt fulgt nøyaktig, og likevel er det et gap mellom faktisk og ønsket ytelse, da planlegger selve må endres.

Prognoser kan ha vært dårlige, eller uventede problemer kan ha oppstått for å gjøre planen uegnet til situasjonenes virkelighet. Endelig kan planene ha vært gode og aktivitetene passer, men målet kunne ha vært uoppnåelig. Derfor må lederen avgjøre om aktiviteter, planer, mål eller noen kombinasjoner av disse forårsaker problemet før meningsfylte tilpasninger kan gjøres.