Funksjoner av effektiv kommunikasjon

Effektiv kommunikasjon er det grunnleggende behovet for en organisasjon. Siden effektiv kommunikasjon utvikler felles forståelse om organisatoriske problemer, må ledere forstå kommunikasjonsdynamikken.

Noen av de viktigste funksjonene ved effektiv kommunikasjon er som følger:

1. Felles referansegrunnlag:

Avsenderen og mottakeren skal samhandle på et felles nivå av forståelse. Hvis ledere kommuniserer med sine down-the-line-folk på sine egne oppfattede språk, vil de aldri kunne oppnå resultatene. Vi kan forstå dette grunnleggende kravet fra familien vår.

Vi samhandler med våre barn i deres oppfattede språk og symboler. Uten en felles referanseramme er det ganske lite sannsynlig å utvikle et felles forståelsesnivå. Derfor må lederne kommunisere på en slik måte at mottakere av kommunikasjonen deres kan forstå det.

Vi har også lært dette fra førsteklasses bedriftsledere, som foretrekker å snakke med arbeidstakere i deres (arbeidernes) oppfattede måte. For å forstå den felles referansegrunnlaget må ledere først forstå folkene rundt dem og deres adferdsmønster, mellommenneskelige ferdigheter og kunnskapsbase.

2. Gjensidig kongruens:

Kommunikasjonsinnhold i organisasjoner bør være av gjensidig kongruens, det vil si at det bør være av felles interesse for både sendere og mottakere. Mange organisatoriske problemer løses nå ved å vedta målkonruensmodellen.

De feirende arbeidstakere vil ikke lytte til lederne, med mindre lederne kommuniserer med å holde sine interesser i sikte. Når det gjelder de kollektive forhandlingsproblemene, vil fagforeninger vise motvilje mot å forstå den økonomiske begrunnelsen for å forstå selskapets økonomiske helse. De vil helst være mer interessert i å motta informasjonen i enkle fakta.

3. Kompatibilitet i kommunikasjonsspråk:

I en treningsøkt gir det ikke noe formål å levere et foredrag på engelsk til arbeidstakere som ikke er komfortable med språket. For å gjøre treningsmeldingen klar, må vi kommunisere med dem på språket de forstår. Dr Ishikawa i Japan bragte budskapet om kvalitet ved å vedta de statistiske prosesskontrollverktøyene til Deming og Juran i USA, og utvikle fiskebenediagrammet. Kaskade budskapet om kvalitet vellykket til arbeidernes nivå, i sin oppfattede stil, hjalp Japan med å utmerke seg i kvalitet.

4. Kompatibelt miljø:

Kompatibilitet i miljø, som kommuniserer med personer med lignende bakgrunn, sikrer effektivitet i organisasjonskommunikasjon. En felles miljømessig premiss for kommunikasjon utvikler seg i organisasjoner når både avsender og mottaker av kommunikasjon er kulturelt, økonomisk, profesjonelt, demografisk og rentemessig likt.

For uforenlighet i det organisatoriske kommunikasjonsmiljøet forsøker mangers alltid å synkronisere premisset med målkonfruensmodellen. Å selge trusselen om globalisering og konkurranse til arbeidstakere ville være mer effektiv når vi prøver å tegne dem til felles interesseområder, det vil si at vi alle er i fare hvis vi ikke sammen prøver å oppnå det beste.