Systemer: Definisjon, arbeid og kontroll

Les denne artikkelen for å lære om definisjon, arbeid og kontroll av systemer i offentlig forvaltning.

Definisjon og type systemer:

Almond og Powell definerer system på følgende måte; Et system innebærer gjensidig avhengighet av deler og grenser av noe slag mellom det og dets omgivelser. Ifølge Henry bygger systemmodellen på begreper informasjonsteori (spesielt tilbakemelding, inngang og utgang) og utgjør prosessen som vesentlig syklisk. Politikk er oppstått, implementert, justert, reimplementert og justert og uendelig.

Almond og Powell har videre observert: Når en variabel i et system endres i størrelse eller i kvalitet, blir de andre utsatt for stammer og forvandles, endres systemet i ytelsesmønstre. Det er nå åpenbart fra denne ideen om at alle eller de fleste delene som utgjør et system, er iboende knyttet til hverandre, og enhver endring som finner sted i en hvilken som helst del (uansett liten som kan være), påvirker denne forandringen på andre deler. Det kan videre observeres at Almond og Powell har sagt at hvert system har en grense. Denne grensen skiller et system fra et annet. Men dette betyr ikke at forskjellige systemer er helt uten tilknytning.

Det er forhold mellom ulike systemer, og igjen er de forskjellige fra hverandre. COD definerer system på følgende måte systemet er en kompleks helhet, et sett av ting som fungerer som en mekanisme eller sammenkobling av nettverk. CODs definisjon er ikke i utgangspunktet forskjellig fra definisjonene gitt av forskjellige lærebøker. Det er forskjellige deler av hvert system, og alle er sammenkoblet - i den forstand er de gjensidig avhengige. Jeg tror at dette er den sentrale ideen om systemet. La oss nå se sin relevans i offentlig forvaltning.

System og organisasjon:

Det er et nært forhold mellom system og organisasjon. Et system har flere deler eller delsystemer, og alle er nært beslektet med hverandre. Igjen er et system også knyttet til miljøet som eksisterer rundt det. Forholdet kan angis på følgende måte. Innflytelsen av miljøet faller på systemet, og systemet responderer eller reagerer på noen måte.

Miljøet, igjen, forblir ikke upåvirket. Det reagerer også, og på denne måten fortsetter handling og reaksjon mellom systemet og miljøet. Det samme prinsippet holder godt for organisasjonen. En organisasjon er som et system som er delt inn i flere deler. Det gjelder både statlige og frivillige organisasjoner.

En organisasjon er delt inn i flere strukturelle divisjoner og divisjonene er komplekse. Men fra administrasjon og formål er det en helhet som betyr at for å oppnå målene i organisasjonene har alle delene viktige funksjoner, og ingen del er unødvendig eller overflødig. Dette konseptet gjelder spesielt for åpne modellorganisasjoner. Denne typen organisasjon er åpen for miljøet; Resultatet er at det er handlinger og reaksjoner mellom miljø og organisasjon.

Innflytelsen eller virkningen av miljøet på organisasjonen kan behandles som input, og organisasjonens respons kan kalles output. På denne måten forandres forholdet mellom organisasjon og miljø fra ett stadium til et annet. Dette er grunnlaget for systemanalyse og i nyere tid har noen organisasjonsteoretikere anvendt dette til studiet av organisasjonen. Fra andre halvdel av forrige århundre har anvendelsen av systemanalyse til organisasjonsstudiet fått betydning.

Hvordan fungerer systemet i organisasjonen?

Hver organisasjon har flere deler, og de viktigste er beslutningsprosesser og beslutningsprosesser. Begge disse funksjonene er ikke bare viktige, men de er også svært komplekse. Mens beslutningen fattes, må en leder vurdere flere faktorer, og han må være seriøs i tilnærming.

Vedtaket eller vedtaket skal konsernsjefen ta hensyn til alle relevante og essensielle problemstillinger i organisasjonen og også innflytelsen (mulig) av omgivelsene. Dette gjelder spesielt når det gjelder åpne modellorganisasjoner. Herbert Simon har sagt at etter hver avgjørelse er det antall lokaler og en beslutningstaker må ta alvorlig tanke på disse lokalene fordi de påvirker beslutningen.

Det har blitt opprettholdt at beslutningstaker i praktisk situasjon ikke er helt fri i sin funksjon (det er beslutningstaking). Han skal møte begrensninger eller begrensninger i sine funksjoner. Dette skyldes at både organisasjonen og miljøet er nært beslektet. Det er også et faktum at en rimelig leder ikke kan ignorere miljøet. Det skal videre bemerkes at ressurser eller beslutningskomponenter kommer fra miljøet og på grunn av dette kan beslutningstaker ikke vise noe som helst å ignorere miljøets innflytelser eller ressurser. I de åpne modellorganisasjonene reiser miljøet og organisasjonene side om side.

Mens vi analyserte systemets natur, understreket vi ett punkt. Et system har flere deler, og de kalles delsystemer. Alle delsystemene er så mye knyttet til andre at dette forholdet kan kalles organisk i naturen. Herbert Simon sa at en organisasjon også er organisk i naturen.

En organisasjon er delt inn i flere deler eller deler og har også mange arbeidere. Til tross for dette er alle delene nært forbundet, og alle ansatte samarbeider med hverandre. Hvis disse to situasjonene feiler, vil organisasjonen slutte å jobbe tilfredsstillende. Denne arten av organisasjonen gjør oss til å konkludere med at en organisasjon er et system.

Hvis vi ser på anvendelse av systemteori til organisasjonen, kommer vi til å komme over begrepet gjensidighet. Dette gjensidige forholdet kan sammenlignes med biologisk organisme. Organisasjonen er et åpent slutt system og er derfor alltid utsatt for elementene eller miljøpåvirkningen. En organisasjon samler materialer og andre elementer fra miljøet og omdanner dem til materialer som er egnet til menneskelig bruk. Det vil si at materialene som samles fra utsiden, omdannes til forbruksvarer som kalles utganger.

Systemet eksporterer igjen noen av produktene til miljøet. Vi finner således at organisasjonen, som en åpen modell, er nært knyttet til miljøet, og organisasjonen er preget av input-output og feedback system. For fem eller seks tiår siden var systemtilnærming, input-output-modell og tilbakemelding praktisk talt utenlandsk for organisasjonen.

Så det åpne modellkonseptet for organisasjon har fått stor popularitet og omfattende applikasjon i organisasjon. Spesielt i en alder av globalisering og liberalisering er den åpne modellens natur organisasjonen stadig mer populær. I andre halvdel av forrige århundre snakket Simon om det, og i dag kan ingen teori eller analyse av organisasjon ikke unngå miljøpåvirkning på organisasjonens beslutningsprosesser og funksjon.

Kontroll, kraft og autoritet i organisasjon:

Et viktig aspekt ved organisasjonsteori er makt, autoritet og med hjelp av disse to lederen av en organisasjon utøver kontroll over arbeiderne. Utøvelsen av kontroll er avgjørende fordi uten at myndigheten ikke kan rette opp organisasjonens mangler. Det kan være forstyrrende elementer hvis holdning, oppførsel og funksjoner kan hindre en organisasjons normale funksjon. Siden dette er en svært vanlig affære for moderne organisasjonssystem, må det være bestemmelse om kontroll. Organisasjoners funksjoner og oppførsel er i stor grad bestemt av autoritet og makt og deres rette anvendelse.

Men i utøvelse av makt og autoritet er det en fin forskjell mellom makt og autoritet - de kan aldri kreve ensartet bruk overalt. For eksempel, i fengsler bruker offiserene generelt tvangsmakt til å kontrollere de innsatte. I noen organisasjoner befinner offiseren seg til makten og autoriteten for å gjenopprette seg normalt i organisasjonens funksjon. Men i slike tilfeller antar kraften ikke tvangsfull natur.

Organisasjonens funksjon avslører et interessant aspekt av makt og autoritet. Hensikten med å utøve makt og autoritet er å sikre sosialisering. I en organisasjon skal det eksistere deltakelse av ansatte og effektiv samordning mellom alle avdelinger. Men når det er mangel på alle disse, fortsetter myndigheten å utøve kraft til å kontrollere aktivitetene.

Denne typen utøvelse av makt blir noen ganger viktig for at en organisasjon kan fungere skikkelig og effektivt. I ethvert samfunn er det ideelle organisasjoner, og i så fall ser utøvende eller myndighet at organisasjonen holder sitt mål intakt, og hvis et brudd i organisasjonen ser ut, er myndigheten tvunget til å utøve kontroll.

Kraft i organisasjon er et komplekst politisk fenomen. Overfladisk makt, autoritet og kontroll er enkle å anvende. Men Nicholas Henry er av den oppfatning at hele konseptet er svært komplekst. Chester Barnard har pekt på en praktisk situasjon. Spørsmålet om bestilling og utførelse av ordre er et toveiskonsept. Myndigheten kan ha fullmakt til å utstede ordre til underordnet, men underordnet kan ikke samarbeide med myndigheten ved å utføre ordren. Det er en veldig vanlig affære, og denne situasjonen kalles underordnet sone med likegyldighet. Det sies at overordnetes direktiv er en "toveis" -affære. Myndigheten vil utstede ordre og underordnet vil utføre det. Denne toveismen er komplisert.

En annen veldig viktig figur av offentlig administrasjon og organisasjonsteori er Herbert Simon. Han har sagt at spørsmålet om orden og dens aksept - begge skaper problem. Personens utstedelsesordre må være sikker på at han har full autoritet til å bestille. Igjen, den som mottar ordre må vite at han er bundet til å handle i samsvar med rekkefølge. Simon kaller hele systemet sone for aksept.

Det er fire forskjellige situasjoner utviklet av Simon. Han kaller det spesielt motivasjoner. Han har sagt at underordnede vil ha motivet til å utføre overordnetes ordre, det skal være bestemmelser for belønninger og sanksjoner, bak ordren skal det være legitimitet og sosial godkjenning. Den underordnede vil ha full tillit til den ordreutstedende myndigheten.

Simon har sagt at disse forholdene må eksistere mellom ordrebehandlingen og dens aksept. Men i mange organisasjoner skaper dette problemer. I flere tilfeller har det blitt funnet at de ordregivende personer ikke har myndighet til å utføre jobben. Videre gjør underordnet å ikke overholde ordren jobben ulovlig. Enhver teori om organisasjon må se på den.