Topp 8 trinn involvert i innkjøps syklus av materialer

Denne artikkelen kaster lys over de øverste åtte trinnene involvert i innkjøpssyklus av materialer.

Trinn # 1. Motta og analysere innkjøpsrekvisisjon:

Innkjøpsrekvisisjoner starter med instituttet eller personen som vil være den ultimate brukeren. I planleggingsmiljøet for materielle krav slipper planleggeren en planlagt ordre som tillater innkjøpsavdelingen å fortsette og behandle en innkjøpsordre.

Kjøpsrekvisisjonen inneholder i det minste følgende informasjon:

en. Opphavsretts identitet, signert godkjenning og konto til hvilken kostnad er tildelt.

b. Materiell spesifikasjon.

c. Mengde og måleenhet.

d. Påkrevd leveringsdato og sted.

e. Eventuell annen tilleggsinformasjon som kreves.

Trinn # 2. Valg av leverandører:

Identifisering og valg av leverandører er viktige ansvar for innkjøpsavdelingen. For rutinemessige gjenstander eller de som ikke er kjøpt tidligere, holdes en liste over godkjente leverandører. Hvis varen ikke er kjøpt før eller det ikke foreligger en akseptabel leverandør på fil, må det søkes.

Hvis bestillingen er av liten verdi eller for standardvarer, kan en leverandør sannsynligvis bli funnet i en katalog, handelsdagbok eller katalog.

Trinn # 3. Be om anførselstegn:

For større varer er det vanligvis ønskelig å utstede en forespørsel om tilbud. Dette er en skriftlig forespørsel som sendes til mange leverandører for å sikre at konkurransedyktige og pålitelige sitater mottas. Det er ikke en salgsordre. Etter at leverandørene har fullført sitatene og returnert det til kjøperen, blir tilbudene analysert for pris, samsvar med spesifikasjon, vilkår for salg, leverings- og betalingsbetingelser.

For varer der spesifikasjonene kan skrives nøyaktig, er valget sannsynligvis gjort på pris, levering og salgsbetingelser. For artikler der spesifikasjonene ikke kan skrives nøyaktig, vil varene som er oppgitt, variere. Sitatene må vurderes for tekniske faktorer og pris. Vanligvis er både utstedelses- og innkjøpsavdelingene involvert i beslutningen.

Trinn # 4. Bestemme riktig pris:

Dette er ansvaret for innkjøpsavdelingen og er nært knyttet til utvalg av leverandører. Innkjøpsavdelingen er også ansvarlig for prisforhandlinger og vil forsøke å skaffe seg den beste prisen fra leverandøren.

Trinn # 5. Utstedelse av innkjøpsordre:

En innkjøpsordre er et lovlig tilbud om å kjøpe. Når det er akseptert av leverandøren, blir det juridisk kontrakt for levering av varene i henhold til vilkårene som er angitt i kjøpsavtalen. Kjøpsordren er utarbeidet fra kjøpsrekvisisjonen eller sitatene og fra eventuell annen nødvendig tilleggsinformasjon.

En kopi sendes til leverandøren; kopier beholdes ved innkjøp og sendes også til andre avdelinger som regnskap, opprinnelsesavdeling og mottak.

Trinn # 6. Oppfølging og levering:

Leverandøren er ansvarlig for levering av varer bestilt i tide. Innkjøpsavdelingen er ansvarlig for at leverandørene leverer i tide. Hvis det er tvil om at leveringsdatoer kan oppfylles, må innkjøp finne ut problemet i tide og ta korrigerende tiltak.

Dette kan innebære en raskere transport, alternative forsyningskilder, å jobbe med leverandøren for å løse sine problemer eller omplanlegging av produksjonen.

Innkjøpsavdelingen er også ansvarlig for å samarbeide med leverandøren om eventuelle endringer i leveringskrav. Etterspørselen etter gjenstander endres med tiden, og det kan være nødvendig å fremskynde visse gjenstander eller trykke på levering på noen andre. Kjøperen må holde leverandøren informert om de sanne kravene, slik at leverandøren kan gi det som er ønsket og når.

Trinn # 7. Motta og godta varer:

Når varene mottas, inspiserer mottaksavdelingen varene for å sikre at de riktige har blitt sendt, er i riktig mengde, og konnossementet fra transportøren. Mottakingsavdelingen aksepterer deretter varene og skriver opp en mottaksrapport som noterer noen avvik. Dersom ytterligere inspeksjon kreves, for eksempel ved kvalitetskontroll, sendes varene til kvalitetskontroll eller holdes der for inspeksjon.

Hvis varene blir skadet, vil mottaksavdelingen gi råd til innkjøpsavdelingen og holde varene for videre tiltak. Forutsatt at varene er i orden og ikke krever ytterligere inspeksjon, vil de bli sendt til opprinnelsesavdelingen eller til lager.

En kopi av mottakerapporten sendes deretter til innkjøpsavdelingen og noterer noen avvik eller uoverensstemmelse fra innkjøpsordren. Hvis bestillingen anses fullstendig i alle henseender, lukker mottaksavdelingen sin kopi av innkjøpsordren og rådgiver innkjøpsavdelingen tilsvarende.

Hvis ikke, kjøpsordren holdes åpen venter på fullføring. Hvis varene også har blitt inspisert av kvalitetsstyringsavdelingen, vil de også gi råd til innkjøpsavdelingen om varene er akseptert eller ikke.

8. Godkjenner leverandørens faktura for betaling:

Når leverandørens faktura er mottatt, er det tre deler av informasjonen som bør avtales - kjøpsordren, mottakerapporten og fakturaen. Varene og mengdene skal være de samme for alle; Prisene og utvidelsene til prisene skal være de samme på kjøpsordren og fakturaen.

Alle rabatter og vilkår for den opprinnelige innkjøpsordren må kontrolleres mot fakturaen. Det er jobben til innkjøpsavdelingen å verifisere disse og for å løse noen forskjell. Når fakturaen er godkjent, sendes fakturaen til betaling for betaling.