Samlingsbrev: Retningslinjer for skriving av samlingsbrev (med prøver)

Samlingsbrev: Retningslinjer for skriving av samlingsbrev (med prøver)!

Samlebokstaver er skrevet når du må gjenopprette / samle dine avgifter fra en kunde, for varene eller tjenestene som er gitt på kreditt. Hvis kunden ikke har betalt i tid, blir det nødvendig å minne ham om. Dette er en delikat situasjon, fordi du på den ene siden ønsker å beholde forretningsforbindelsen, og på den annen siden vil du ha pengene dine i tide.

Derfor er taktens takt nødvendig for å imponere på kunden (som kan være i økonomiske vanskeligheter) for å betale dine avgifter uansett. I noen tilfeller er det en realitet i virksomheten at du også må godta delbetaling.

Retningslinjer for skriving av samlingsbrev:

1. Takt og begrensning:

For å minne noen om at han ikke har møtt sin økonomiske engasjement, er det et følsomt forhold.

Derfor må du bruke et språk av takt og selvbeherskelse. Videre må du sørge for to omstendigheter: at betalingen allerede er sendt / mottatt, men ikke innenfor din kunnskap, eller at varene / tjenestene er utilfredsstillende.

Kjøperen kan stå overfor vanskeligheter med å realisere verdien ut av forsyningene dine. Samtidig er enkelte kunder vanligvis sent eller uaktsom. Derfor vil hvert tilfelle bli tatt på meriter.

2. høflig tone:

En god forretningsmann har sin fremtidige forretningsvinkel i tankene og bruker høflig språk i et samlingsbrev. Han unngår å skade leseren. Selv om det er det siste samlingsbrevet som truer loven, krever god forretning at du er høflig og bruker ord som "med anger".

3. Vis forståelse av kundens problemer:

Hvis kunden er opptatt i en vanskelig økonomisk situasjon selv, har ingen klare penger og ikke har kunnet realisere penger ut av varene dine, kan han ha gode grunner til at han ikke betaler eller ikke kan betale. Som en samler av avgifter, må du kanskje involvere deg i hans problemer og finne en felles løsning for å få verdi for varene dine. Denne følsomheten må vises i brevet og samlet tilnærming til samlingen.

4. Progressive skritt i å skrive en serie samlingsbokstaver:

Det kan hende at en samlingsanrop ikke er nok til å få dine avgifter. Kunden kan med vilje eller på annen måte være standard ved betaling.

Skriftene i samlingsbokstaver i en serie er:

(i) Formell påminnelse, forutsatt at han vil betale, i mild tone.

(ii) En fastere og overbevisende påminnelse som understreker nødvendigheten av å betale her og nå.

(iii) "Siste utvei" brev, som sier at kunden må betale, ellers vil juridiske tiltak følge

Første trinns samlingsbrev:

På dette stadiet er brevet et formelt. Selv et trykt formularbrev kan brukes. Det antas at kunden bare glemte å betale og vil handle på påminnelsen samtidig.

Nyttige forretter for første samlingsbokstaver:

(i) Vi oppdager at kontoen din, som var forfalt for betaling på ... 1s enestående i våre bøker.

(ii) Vi må invitere din oppmerksomhet til faktura nr. for rs ...

(iii) Vi må påminn deg om at vi ennå ikke har mottatt balansen vist mot ditt navn i vårt utsagn datert ... som tilsvarer Rs. som nå er mer enn en måned forfalt.

closers:

(i) Vi håper du skal betale regningen ved retur.

(ii) Vi ser frem til ditt beløp innen de neste dagene.

(iii) Hvis du har sendt betalingen i mellomtiden, kan du ignorere denne kunngjøringen.

Eksempel på formell påminnelse:

Overbevisende / Firm påminnelse:

Hvis det første samlebrevet ikke tar inn betalingen etter en ventetid, sendes et andre brev om 15-20 dager. I dette brevet er språket fastere, men tonen er fortsatt høflig. Du skal ikke irritere kunden, men heller søke samarbeidet.

Noen forretter:

(i) Vi ser fra våre dokumenter at vår påminnelse til deg for betaling vide vår faktura datert ... er til denne dato uresponert.

(ii) Vi henviser til vårt brev datert ... og ber deg om å avgjøre dues.

(iii) Vi må påminnes deg igjen av dine avgifter under vår faktura no ... Datert ... for Rs ..., som vår første påminnelse datert ... synes å være uresponsert av deg.

closers:

(i) Vi ber deg igjen om å ta dette opp på prioritet og avgjøre avgiftene samtidig.

(ii) Vi håper hjertelig at denne gangen vil du ta et alvorlig notat av avgiftene og fjerne dem umiddelbart.

(iii) Vi stoler på at dette imponerer på deg om at saken er haster, og at du vil handle umiddelbart.

Prøveoppsamlingsbrevstadium II

Siste Resort Letter / Final Collection Letter:

Hvis det ikke er noe svar på de tidligere innsamlingsbrevene, sendes det endelige samlebrevet i henhold til løgnets etterfølgende plan:

(a) Registrere tidligere innsats for innsamling.

(b) Tilbyr en ekstra sjanse til å betale.

(c) Nevn de rettslige tiltakene som vil bli nødvendige hvis denne forespørselen også ignoreres.

(d) Sett en frist for betaling.

Noen forretter:

(i) Vi skrev til deg på ... og igjen på ... for utvinning eller våre avgifter, faktura no .... Datert ..., med fortsatt ingen handling fra deg

(ii) Vi må si at våre tidligere forespørsler datert ... og ... For oppgjør av vår regning datert ... for ... forblir ubehagelig av deg

(iii) Vi bemerker med overraskelse og skuffelse at våre to påfølgende brev om overføringene fra deg med hensyn til vår regning datert ... ikke blir besvart.

closers:

(i) Med mindre vi mottar våre avgifter ved ... har vi ikke annet valg enn å sette saken i hendene på våre advokater.

(ii) Behandle dette som vår siste betalingsanmodning i saken før vi går til loven. Men vi håper fortsatt at du skal handle innen to uker og betale opp avgiftene.

(iii) Vi håper fortsatt at du vil overgi ved ... og spare deg for den store kostnaden og ulempen ved rettssaker.

Prøve Siste opptakstavle / siste oppsamlingsbokstaver