Kontor fylling: emne og egenskaper

Les denne artikkelen for å lære om Office Filing. Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: 1. Materiell for arkivering i Office 2. Funksjoner for arkivering på kontoret.

Emne Materiell for arkivering på kontoret:

En fil er en beholder der papirer og dokumenter er satt inn for bevaring. Slike bevaring er nødvendig for referanse, veiledning, bevis og historie. Filing må gjøres systematisk, klassifisert, metodisk, ryddig, sikret og definert.

Systematisk:

Det er to systemer for innlevering-sentralisert og desentralisert. Begge systemene har fordeler og ulemper. Et valg må gjøres.

klassifisert:

Filer kan klassifiseres på forskjellige måter-faglig, territorium-vis, partisk eller navnevennlig, eller en kombinasjon av to eller flere av de ovennevnte. Navnene kan videre klassifiseres alfabetisk, numerisk eller alfabetisk-numerisk måter.

metodisk:

Det finnes forskjellige metoder for å holde filene horisontale, laterale og vertikale. En hvilken som helst metode må vedtas.

Ryddig:

Papir, dokumenter, etc. må settes inn på en ryddig måte slik at de ser pent ut og blir mer beskyttet.

sikret:

Filene må beholdes lenge og noen ganger i svært lang tid. Filer må derfor holdes på en sikret måte. De må beskyttes mot tyveri eller ødeleggelse av ild, insekter, etc. I moderne dager finnes ulike typer arkivskap for det formål.

Bestemt:

Plasseringen av hver fil må være bestemt slik at den kan bli funnet på kortest mulig tid.

Funksjoner ved arkivering på kontoret:

Arkivering som en del av innspillingsfunksjonen til et kontor har følgende særegne egenskaper:

(1) Utstyr:

Arkiveringsoperasjon trenger en rekke utstyr: filene eller mappene, stativer, hyller eller skap, skuffer og kurver, forskjellige kort (guidekort eller indekseringskort) osv. Det meste av utstyret har spesifikasjon.

(2) Metode:

Det finnes forskjellige metoder for å holde filene horisontale, laterale og vertikale. Den vertikale metoden, eller den siste metoden, er den beste.

(3) Fremgangsmåte:

Trinn for trinn må enkelte operasjoner følges fra å få ordren for å arkivere et papir og til slutt kutte eller rense.

(4) Personale:

Spesialutdannet personell er nødvendig for å gjøre jobben.

(5) Prinsipper:

Det er visse prinsipper som må følges for effektiv arkivering.

(6) Indeksering:

Arkivering må ledsages med indeksering for å gjøre operasjonen fullført.