Beslutningstaking: 7 trinn involvert i beslutningsprosesser

Syv mest nødvendige skritt involvert i beslutningsprosessen er: 1. Definer problemet, 2. Analysere problemet, 3. Utvikle alternative løsninger, 4. Velge den beste typen alternativ, 5. Gjennomføring av vedtaket, 6. Oppfølging, 7. Overvåking og tilbakemelding!

Beslutningsprosessen handler om valg av ett alternativt handlingsprogram fra to eller flere alternative handlingsplaner.

Det kan nettopp angis som en valgmulig aktivitet.

Disse trinnene kan forklares som under:

1. Definer problemet:

Det første og fremste skrittet i beslutningsprosessen er å definere det virkelige problemet. Et problem kan forklares som et spørsmål for og passende løsning. Lederen bør vurdere kritiske eller strategiske faktorer ved å definere problemet. Disse faktorene er faktisk hindringer i veien for å finne riktig løsning. Disse er også kjent som begrensende faktorer.

For eksempel, hvis en maskin slutter å arbeide på grunn av mangel på skrue, er skruen begrensningsfaktoren i dette tilfellet. Tilsvarende sikring er en begrensende eller kritisk faktor i husbelysning. Mens du velger alternativ eller sannsynlig løsning på problemet, desto mer tar beslutningsprosessen hensyn til de faktorene som er begrensende eller kritiske for alternative løsninger, desto lettere blir det å ta den beste beslutningen.

Andre eksempler på kritisk eller begrensende faktor kan være materialer, penger, lederegenskaper, teknisk kunnskap, ansattes moral og kundenes etterspørsel, politisk situasjon og regjeringsforskrifter mv.

2. Analyse av problemet:

Etter å ha definert problemet, er det neste viktige trinnet en systematisk analyse av tilgjengelige data. Lette beslutninger er basert på riktig innsamling, klassifisering og analyse av fakta og figurer.

Det er tre prinsipper knyttet til analyse og klassifisering som forklart nedenfor:

(i) Forutsetningen av beslutningen. Dette betyr i hvilken lengde tid, vil beslutningen gjelde for et tiltak.

(ii) Virkningen av beslutning om andre funksjoner og virksomhetsområder.

(iii) De kvalitative hensynene som kommer inn i bildet.

3. Utvikling av alternative løsninger:

Etter å ha definert og analysert problemet, er neste skritt å utvikle alternative løsninger. Hovedformålet med å utvikle alternative løsninger er å få best mulig beslutning ut av de tilgjengelige alternative handlingsplanene. Ved å utvikle alternative løsninger kommer lederen over kreative eller originale løsninger på problemene.

I moderne tid er teknikkene til operasjonsforskning og dataprogrammer uhyre nyttige i utviklingen av alternative handlingsplaner.

4. Velge den beste typen alternativ:

Etter å ha utviklet ulike alternativer, må lederen velge det beste alternativet. Det er ikke en lett oppgave.

Følgende er de fire viktige punktene som må tas i betraktning ved å velge det beste fra ulike alternativer:

(a) Risikoelement involvert i hvert tiltak mot forventet gevinst.

b) Økonomi av innsats involvert i hvert alternativ, dvs. sikring av ønskede resultater med minst mulig innsats.

(c) Korrekt tidspunkt for avgjørelse og handling.

(d) Endelig valg av beslutning er også berørt av de begrensede ressursene vi har til disposisjon. Menneskelige ressurser er alltid begrenset. Vi må ha riktig type mennesker til å utføre våre beslutninger. Deres kaliber, forståelse, intelligens og ferdighet vil endelig bestemme hva de kan og ikke kan gjøre.

5. Gjennomføring av vedtaket:

Under dette trinnet må en leder sette den valgte beslutningen til handling.

For riktig og effektiv gjennomføring av vedtaket er tre ting svært viktige, dvs.

(a) Riktig og effektiv kommunikasjon av beslutninger til underordnede. Beslutninger bør kommuniseres på en klar, konsis og forståelig måte.

(b) Godkjennelse av underordnede beslutninger er viktig. Gruppens deltakelse og involvering av de ansatte vil legge til rette for en jevn gjennomføring av vedtak.

(c) Korrekt timing i utførelsen av beslutning minimerer motstanden mot forandring. Nesten enhver beslutning introduserer en endring, og folk er nølende med å akseptere en endring. Gjennomføring av vedtaket på riktig tidspunkt spiller en viktig rolle i gjennomføringen av vedtaket.

6. Oppfølging:

Et oppfølgingssystem sikrer oppnåelse av målene. Det utøves gjennom kontroll. Bare sagt at det er opptatt av prosessen med å kontrollere riktig implementering av beslutningen. Oppfølging er uunnværlig for å modifisere og forbedre beslutninger ved første anledning.

7. Overvåking og tilbakemelding:

Tilbakemelding gir mulighet til å bestemme effektiviteten av den implementerte beslutningen. Hvis det er mulig, bør det bygges en mekanisme som vil gi periodiske rapporter om suksessen til implementeringen. I tillegg bør mekanismene også fungere som et instrument for "forebyggende vedlikehold", slik at problemene kan forebygges før de oppstår.

Ifølge Peter Drucker skal overvåkingssystemet være slik at lederen kan gå og se etter seg selv for førstehånds informasjon som alltid er bedre enn de skrevne rapporter eller andre brukte kilder. I mange situasjoner blir imidlertid datamaskiner med stor suksess brukt i overvåking siden informasjonen gjenfinningsprosessen er veldig rask og nøyaktig, og i noen tilfeller er selvkorrigering øyeblikkelig.