Moderne tekstbehandlere: Lagring, redigering, formatering og utskrift

Operasjonene av moderne tekstbehandlere kan klassifiseres i fire brede kategorier:

a) Angi og lagre innhold

b) Formatering av dokument

c) Redigeringsdokument

d) Skrive ut dokument

Image Courtesy: litreactor.com/sites/default/files/images/column/2013/06/photo1-5.jpg

Ordet prosessorer tilbyr funksjoner for hver av disse operasjonene.

Selv om funksjonene som tilbys av ulike tekstbehandlingspakker, er forskjellige, er noen av de mest brukte funksjonene for disse operasjonene gitt nedenfor:

1. Angi og lagre tekst:

Word prosessorer tilbyr mange fasiliteter for å øke hastigheten på tekstoppføring. Noen av disse funksjonene er som følger:

Word Wrap:

Mens man bruker manuelle skrivemaskiner, må en maskinskriver holde oversikt over hver linje og flytte rullemaskinen eller vognen på skrivemaskinen på slutten av hver linje. Disse spilder mye tid, spesielt når man gjetter størrelsen på det siste ordet som brukeren har til hensikt å skrive inn i en linje.

I noen tilfeller må man bryte ordet ved hjelp av bindestrek (-), og skrive den gjenværende delen av ordet i neste linje. Mens du bruker tekstbehandlere, trenger brukeren ikke å bruke tid til en slik aktivitet.

Ordbryterfunksjonen i tekstbehandleren fastslår når første linjen er full og teksten som følger automatisk vikles rundt til begynnelsen av neste linje. Dette sparer tid og krefter. Brukeren kan fortsette å skrive inn teksten til avsnittet er over.

Shorthand anlegget:

Mange tekstbehandlere tilbyr et anlegg for å lagre et sett med ord på en slik måte at hele settet av slike ord kan skrives inn ved å trykke på en kombinasjon av to nøkler. Dermed kan vanlige tekstsegmenter lagres og settes inn i teksten når og når det kreves ved å trykke på en kombinasjon av nøkler.

Forfatteren av denne teksten har brukt dette anlegget ved å skrive inn denne teksten. Som ordene tekstbehandlere skulle brukes svært ofte i denne delen av boken, ble disse ordene lagret ved hjelp av shorthand / auto-text-anlegget Uansett hvor ordene "tekstbehandlere" skulle skrives inn, presset forfatteren en kombinasjon av en unik nøkkel og en nøkkel; og disse ordene ble umiddelbart satt inn i teksten. Et slikt anlegg forbedrer ikke bare tekstinngangshastigheten, men sikrer også korrekt stavemåte for vanlige tekstsegmenter.

Importerer innhold fra andre filer:

De fleste tekstbehandlere tillater import av deler eller hele teksten fra en hvilken som helst fil til den nåværende filen. Dette er veldig nyttig når man har til hensikt å bruke visse avsnitt i teksten som ble oppgitt til andre formål ved en tidligere anledning. Men viktigere er funksjonen til filimport som kommer fra integrasjonen av tekstbehandlingsprogrammer med andre programmer i kontorsettet.

Dette gjør det mulig for en leder å sikre at når et dokument er utviklet i en hvilken som helst applikasjon, kan den plasseres, delvis eller fullt, i et tekstbehandlingsdokument. Faktisk kan sluttrapporten fra en tekstbehandler være resultatet av konvergens av ulike dokumenter, diagrammer, grafer og bilder, etc. utviklet i forskjellige applikasjonsprogramvarepakker.

Denne funksjonen reduserer ikke bare duplisering av datainngang i rapporten, men sikrer også høyere grad av nøyaktighet da dataene i rapporten er hentet direkte fra kildeprogrammet.

Automatisk lagring og sikkerhetskopiering:

Ordbehandlere tilbyr fasiliteter for å lagre innholdet i en fil ved å trykke på hurtigtaster. Moderne tekstprosessorer har muligheten til å lagre dokumentet automatisk med en brukerdefinert tidsperiode.

En annen god funksjon i denne forbindelse er å gi automatisk opprettelse av backupfiler som inneholder den forrige versjonen av filen. Denne funksjonen er veldig nyttig når vi foretar betydelige endringer i dokumentet og ønsker å beholde den unedited versjonen av teksten også.

2. Formateringsdokument:

Kanskje den mest fascinerende funksjonen som er tilgjengelig i tekstbehandlere, er knyttet til formatering av tekst. Ordbehandlere sørger for at teksten en gang inn i en fil (i hvilket som helst format), kan omdannes til ønsket format uten mye ekstra innsats.

Noen av disse fasilitetene inkluderer:

Justering:

Når venstre og høyre kant av teksten er angitt for tekstbehandlere, kan teksten justeres til venstre, høyre, sentrert eller rettferdiggjort i venstre og høyre kant. I en begrunnet tekst plasseres det første tegnet i hver linje i den første kolonnen, og det siste tegnet er plassert i den siste kolonnen i området mellom de angitte venstre og høyre margene.

Begrunnelsen gjøres ved å fylle mellomrom mellom ord i linjen, slik at det første tegnet skrives ut på venstre marg, og det siste tegnet i linjen skrives ut til høyre margin.

Linje og karakteravstand:

Word-prosessorer tillater brukere å definere linjeavstand og reformere teksten for forskjellige linjestykker nesten øyeblikkelig. De har også muligheten til å endre mellomrom mellom to tegn. Et slikt anlegg er svært nyttig for større tekst på mindre plass og omvendt.

Sidepaus:

De fleste tekstbehandlere deler automatisk teksten i sider med forhåndsbestemt antall linjer. Antall linjer bestemmes på grunnlag av lengden på papiret, toppmargen, bunnmargin og bredden på linjen, som allerede er angitt av brukeren.

De tildeler også serienumre til hver side. Brukerne kan imidlertid velge sidelengden av hans valg for hele teksten for noen av sidene i en fil. Normalt brukes en vanlig sidelengde for hele filen. Men en pause i midten av et bord er distraherende. I et slikt tilfelle kan en bruker angi en annen sidelengde for den aktuelle siden i filen.

Man kan også få sidenumre automatisk satt inn i teksten. Ved senere innsetting i eller sletning fra teksten endres disse sidene automatisk.

Kuler og nummerering:

De fleste tekstbehandlere har muligheter for å sette inn kuler eller andre spesialmerker for punkter som kan inngå i dokumentet. De har også fasiliteter for automatisk nummerering av avsnitt. Den grunnleggende fordelen ved slik automatisk nummerering er at hvis et avsnitt er lagt til eller slettet, endres nummeret til hvert av de resterende avsnittene tilsvarende. Selvfølgelig brukes riktige faner og justering for å sette dokumentet i riktig form.

Skrifttyper:

Moderne tekstbehandlere har muligheten til å velge fra en liste over skrifttyper for hele eller deler av dokumentet. Man kan også velge størrelsen på skrifttypen og maling som formaterer til hvilken som helst del av teksten.

Tabeller, objekter og bilder:

Noen ganger inneholder en del av dokumentet tabellinformasjon. Tabellinformasjonen må organiseres i kolonner, og hver kolonne må være tittelen. Slike operasjoner utføres automatisk når brukeren velger å sette inn et bord i teksten.

Justeringen av tekst i kolonnen skjer automatisk. I tillegg har de fleste tekstbehandlere muligheter for tegning av objekter som diagrammer, diagrammer, etc. Brukeren kan også importere slike objekter fra andre filer. De brukte gjenstandene og utklippene er tilgjengelige i programvaren, og noen av disse objektene kan settes inn i teksten når og når det er nødvendig. Dette bidrar til å gjøre teksten mer illustrerende.

3. Redigeringsdokument:

Ordbehandlere er unike i redigeringsfasilitetene. Siden innholdet i dokumentet er lagret før du skriver ut på papir, kan en hvilken som helst ønsket endring i innholdet gjøres av noen få tastetrykk. En slik endring, ellers (i tilfelle av manuelle skrivemaskiner) kan kreve at du skriver inn hele teksten.

Retyping innebærer risikoen for at det også oppstår andre feil i det friske typede dokumentet. Med tekstbehandler kan tekst skrives ut etter at teksten er riktig redigert. Dette sikrer at feilfrie utskrifter kan tas nøye.

Redigeringsfunksjonene som er tilgjengelige i tekstbehandlingsprogrammer er:

Sett inn, klipp, kopier, lim inn og overskriv:

Ordprosessorer tillater innføring av tekstsegmenter hvor som helst i teksten når som helst. Etter innføring blir teksten justert automatisk. Brukeren kan slette alle tegn, ord eller linje ved hjelp av et tastetrykk fra hvilken som helst del av dokumentet.

Det er også mulig å overskrive på et gitt tegn. For å navigere gjennom dokumentet (flytting fra en del til den andre delen) flyttes en markør ved hjelp av enkle tastoperasjoner. Hurtige bevegelser av markører er også mulige.

Blokkredigering:

I tillegg til sletting og innføring av tekst er blokkredigeringsfunksjoner tilgjengelig i de fleste tekstbehandlere. Ved hjelp av disse funksjonene kan brukeren flytte kopi eller slette en blokk med tekst. En tekstblokk kan først defineres ved å velge en del av teksten.

Deretter kan det bli flyttet fra en del av teksten til den andre delen. Den valgte teksten kan bare kopieres til andre deler av teksten eller gjøres tilgjengelig for andre applikasjoner. For eksempel kan en del av avtalen kopieres en blokk og limes inn i et brev for å sitere utdraget. Dette "kutt og lim" -anlegget er også veldig nyttig når teksten blir utviklet for første gang.

Angre redigering:

Word-prosessorer tilbyr fasiliteter for å reversere redigeringsoperasjonene ved hjelp av verktøyet "angre". Dermed, hvis en feil deles av en del av teksten, kan den gjenopprettes ved hjelp av å angre funksjonen. Den "angre" kan reverseres av "redo" anlegget. Vanligvis kan en rekke forrige trinn utelukkes og omformes ved hjelp av slike funksjoner i tekstbehandlere.

Globalt søk og redigering:

Et annet vanlig redigeringsverktøy i tekstprosessorer relaterer seg til å søke et ord eller et tekstsegment i hele teksten. Tekstbehandler peker på forekomsten av det settet av tegnene i hele teksten. Det tillater også brukeren å foreta endringer hvis ønskelig.

Brukere kan også gi instruksjoner om å erstatte det settet med tegn med et annet sett med tegn. Anta at ordet 'januar' forekommer i en tekst 20 ganger på forskjellige steder, for å kunne bruke samme tekst med måned erstattet med februar, kan finne og erstatte anlegget brukes.

Ved noen tastetrykk kan brukeren gjøre tekstbehandlingssøkeren januar og erstatte den med februar på alle 20 steder i teksten. Ordprosessorer gir normalt alternativer til brukerne for å erstatte eller ikke erstatte tekstsegmentet ved hver forekomst.

Stavekontroll:

Stavekontroll er veldig nyttig når et stort dokument blir lagt inn for første gang. Stavefeilen pekes automatisk ut av verktøyet for stavekontroll. Brukeren har generelt valget om å velge ut fra en liste over språk, et språk som skal brukes til å sjekke stavemåten. Stavekontrollverktøyet kan også brukes på en eksisterende tekstfil.

Stavekontrollverktøyet kontrollerer tilstedeværelsen av hvert ord i den forhåndsbehandlede ordlisten for språket som er valgt for teksten. Hvis noen ord ikke finnes i ordboken, blir det påpekt av verktøyet. Det kan også foreslå noen ord som ligner på ordet som har blitt feilstavet.

Brukeren kan bestemme seg for å legge til ordet i teksten i ordlisten hvis ordet er riktig stavet, men ikke inkludert i ordboken til tekstbehandleren. Vanligvis er slike ord som ikke er inkludert i ordlisten, navn, nye ord eller de tekniske termer. Denne funksjonen bidrar til å sikre at feilfri tekst skrives ut.

Auto-riktige:

Noen tekstbehandlere tilbyr funksjonen til å korrigere de feilstavede ordene automatisk. For eksempel, hvis ordet "the" er skrevet som "teh", korrigeres det automatisk av tekstbehandleren. Et slikt anlegg øker tekstoppføringen.

On-line tesaurus:

De fleste tekstbehandlere tilbyr muligheten til å finne passende ord på tidspunktet for opprettelsen av tekst. Tesaurusen er plassert i programvarepakken, og brukeren kan søke liste over synonymer for et valgt ord. Et slikt anlegg er ganske nyttig når teksten blir utviklet for første gang.

4. Skrive ut dokument:

Word-prosessorer tilbyr utskriftsfunksjoner som ikke kunne forestilles med manuelle skrivemaskiner. Vakre utskriftseffekter kan oppnås ved å gi passende utskriftskontrollkommandoer i teksten.

For å utnytte noen få, er følgende utskriftseffekter vanligvis tilgjengelige i de fleste tekstbehandlere:

Fet, kursiv, understreket utskrift:

Fet ansikt utskrift er oppnådd ved å skrive ut et tegn to ganger, hver utskrift så nær hverandre at det ser ut som en fet skrift. Denne funksjonen er veldig nyttig for å markere visse deler av teksten. På samme måte kan kursiv og understreket utskrift også brukes til å markere hvilken som helst del av teksten.

Superscript og abonnement:

Det er mulig, med tekstbehandlere å skrive ut ett tegn som abonnement eller overskrift til andre tegn. Denne funksjonen er nødvendig for matematiske konnotasjoner i teksten.

Postfusjon:

En annen nyttig funksjon som er tilgjengelig i de fleste tekstbehandlere er muligheten til å slå sammen to filer mens du skriver ut. Denne funksjonen brukes når vi må sende tilpassede bokstaver eller påminnelser til forskjellige personer med forskjellige adresser og delvis forskjellige tekster.

Den vanlige teksten er plassert i en fil, og de forskjellige dataene som navn, adresse, beløp, faktura, etc. er plassert i datafilen. Mail-Merge eller Merge-utskrift verktøy, henter dataene fra datafil for hver person, fyller opp dataene i den vanlige teksten på de riktige stedene og skriver den ut. Dette er et veldig populært og tidsbesparende tekstbehandlingsverktøy.

Sende faks:

Ordet prosessorer har også muligheten til å skrive ut faksmeldingene og sende dem via telefonlinjen ved hjelp av modemet som er installert på datasystemet. De fleste tekstbehandlere tilbyr forhåndsdefinerte maler for å designe faksmeldingen. Når meldingen er skrevet ut, kan den bli skrevet ut ved hjelp av det spesielle skriverdriverprogrammet. Utskriften i dette tilfellet skjer i form av overføring av meldingen til et bestemt faksnummer.

Preview:

Forhåndsvisning av hele teksten eller dens del kan fås før utskrift for å se paginering og andre aspekter ved formatering. I tilfelle av lengre tekster er forhåndsvisningen veldig nyttig, da man kan få forstørret visning på skjermen.

Moderne tekstprosessorer har mye å tilby for kontorkorrespondanse. En bruker trenger å kjenne alle de tilgjengelige funksjonene og bruke dem på riktig måte for å få full utnyttelse av kraften til tekstbehandlingsprogramvaren.

Ordbehandling er et veldig populært skrivebordsprogram og kanskje det er knapt noen personlig datamaskin som ikke brukes som tekstbehandler. Nesten 30% -40% av arbeidstiden til personlige datamaskiner blir brukt på tekstbehandling.