Back Office Operations i Forex og innenriks statsskatt

Back office funksjoner for ulike transaksjoner med hensyn til forex, pengemarkedet og verdipapirmarkedet er gitt nedenfor.

Forex Treasury:

Når det gjelder forex-treasury-avtaler, ser etterkontoret seg etter valutakursoppgjør og interbankbekreftelser. Det opprettholder Nostro-speil-ledere, avkastning, kjøpekontrakter, forhåndsregninger EEFC, rapporteringsskjemaer, kvittering fra filialer om kjøp og salg av valutatransaksjoner, FBP-reverseringer, bransjstransaksjoner, utarbeidelse av detaljerte rapporter om valutaposisjoner på slutten av dagen, utarbeidelse og vedlikehold av fondets diagram, oppsummering av forfallsmønster av kontrakter, modenhetsanalyse av avtaler mv.

Den overvåker hver dags kvitteringer og utbetalinger av utenlandske midler og motverdier og foretar avstemming av interbanktransaksjoner.

Back office overvåker kvittering for børsmegleres notater for avtaler som inngås gjennom dem som er kontrollert med tilsvarende avtale, slipper umiddelbart ved mottak. Avvik, hvis noen, observeres i opplysningene om avtalene med de som er innlevert i meglerens notater, blir gjort oppmerksom på berørte forhandlere og korrigerende tiltak er truffet.

Erklæring som gir megleroppsummering av tilbud gjennomført i løpet av måneden, og meglerbetalinger som skal betales til hver megler, blir generert på datamaskin / forberedt manuelt ved slutten av hver måned.

Dette vil bli sammenlignet med meglerbegrensede grenser tidligere godkjent for å sikre at det ikke er avvik. Back office genererer og sender også bekreftelser til motpartsbanker for avtaler gjort hver dag. Ved mottak av bekreftelse på kontrakter fra motpartsbankene, kontrollerer backoffisjonsansvarlige nøyaktigheten av opplysninger om tilbudene som er innredet der.

Som en del av sin rutine sjekker back office alle avtalene som er utarbeidet av forhandlerne og verifiserer opplysninger om direkte avtaler gjort på interbankmarkedet med Telex / Reuters Printout. Ryggekontoret sjekker også prisene som er oppgitt av forhandlerne vis-vis-vis, kortet med hensyn til kjøpekontrakter rapportert av filialene, og også verifiserer satser som er notert på kjøpekontrakter kontraktert og kansellert i løpet av dagen.

Forex timepriser (både for store valutaer og eksotiske valutaer) er utarbeidet / generert av datamaskiner for å foreta tilfeldige sjekker av noen avtaler med henvisning til disse prisene for å finne ut noen signifikante variasjoner i satsene sitert for disse avtalene.

Et register opprettholdes for å holde oversikt over avtaleutslippene som brukes, avbrutt og tastet inn i datamaskinene. Antall avtaler gjort skal stemme overens med antall slips som brukes, og det samme er tallet med antall avtaler som er tastet inn i datamaskinen. Åpningsbalansen på det trykte lageret av avtalekort i hånden minus slipsene som brukes og avbrutt i løpet av dagen, skal telle med trykt lager av avtalehendelser i hånden på slutten av dagen.

Verifisering av avtaler som pr. Forhandlers pute og de som er registrert i Posisjonsbok, er ferdig på slutten av dagen. Sikkerhetskopieringspersonalet sjekker alle utskrifter på datamaskinen. Tilsetning / endringer for hånd / manuelt bør ikke tillates av åpenbare grunner. Men hvis det er overbevisende grunner, bør det samme gjøres under instruksene til riktig myndighet og bør være korrekt godkjent av den berørte tjenestemannen.

Samordning og kontroll:

Det bør være skikkelig koordinering mellom back office og håndteringsrom. Dette dreier seg om riktig overvåking av dagslysgrensene, overnatningsgrenser, motpartsbankgrenser, landgrenser etc. Saker hvor grensene overskrides bør undersøkes, grunner til at grensene overskrides, bør fastslås fra forhandlerne og skal rapporteres til toppen Forvaltning uten forsinkelse.

Sannposisjoner (valutavis) fra og med fredag i hver måned skal genereres for alle transaksjoner, inkludert transaksjoner av små mengder (spesifisert som per kortsatser - ikke rapportert av filialer over telefon eller telegram på datoen for avtaler som er gjort) rapportert av grener i rapporteringsskjemaer for innlevering av internasjonal divisjon, for riktig overvåkning av valutaposisjoner.

SWIFT og datasystem:

Sikkerhetsavdelingen skal være utstyrt med SWIFT-systemet gjennom hvilket Nostro-kontosaldoer med alle korrespondenter mottas daglig om morgenen, og ulike kvitteringer / betalingsmeldinger mottas / overføres daglig fra / til de utenlandske bankene. SWIFT-systemet brukes også til bekreftelse av interbankavtaler.

Prøve signaturer:

Prøve signaturer av alle autoriserte tjenestemenn av motpartsbanker (som ikke bør være forhandlere) avdelingstjenestemenn og autorisert megler bør oppbevares på posten. Kontroll av signaturer til tjenestemenn fra banker som er signeringsbekreftelse, bør gjennomføres nøye.

Banker / motparter som ikke gir signatur på bekreftelser (datastyrt ark osv.) Bør bli bedt om å gi råd om sin praksis skriftlig om godkjente signaturer og gi passende godtgjørelse som foreskrevet av India Foreign Exchange Dealers Association. Denne erstatningen bør oppbevares på et trygt sted nøye. Tilsvarende bør det verifiseres for avtaler gjort med grener og meglere.

Rate scan rapport skal utarbeides av backup avdeling som RBI Retningslinjer for Internal Control over Foreign Exchange Business. Denne rapporten genereres for forskjellige tidsluker via skriveren som er koblet til Reuters Monitor-skjermen.

Testing av meldings- og testnøkler:

Alle tester på innkommende meldinger må verifiseres og godkjennes av de berørte testansvarlige. På samme måte bør tjenestemenn som bruker tester på utgående meldinger, også godkjenne det arbeidet de utfører.

Vurdering av fortjeneste og tap:

Evaluering av gevinst og tap på utenlandsk valuta gjennomføres ved utgangen av spesifisert periode av kontoavdelingen for backupfløyen, med tanke på bestemmelsene i RBI Retningslinjer for internkontroll for valutahandel.

Månedlig estimert fortjeneste beregnes på grunnlag av priser gitt av Foreign Exchange Dealers Association of India (FEDAI) og rapportert til International Division / Head Office.

Utenlandske valuta notater bør også verdsettes. Resultat / tap som skyldes valutamarkedstransaksjoner bør gjenspeiles i renteforskjeller opptjent og bytte kostnader.

De bankene som aksepterer FCNR (B) innskudd, bør studere kostnaden for å bytte FCNR (B) midler til å generere rupee ressurser. Kostnaden bør nøye veies mot rådende samtalepenger, avkastning forventes å realiseres ved å distribuere slike Rupee Funds og mulighet for å pådra seg omvendt byttekostnad dersom forespørsler mottas fra kunder for overføring av midler til sine FCNR (B) kontoer for tidlig.

Sitat av Finer Priser til verdsatt kunde:

Banker utarbeider hensiktsmessige retningslinjer / strategier som skal vedtas av forhandleren for å citere finere priser til den store kunden / ikke-kunden (ber om store overføringer) og hvordan man skal håndtere en slik transaksjon når tilbudet aksepteres.

Finer priser kan sitere selv i volatile markedet; Imidlertid bør riktige retningslinjer settes på plass for slike anførselstegn. Dette er nødvendig for å ikke miste lønnsom virksomhet i et konkurransedyktig marked.

Kontroll Returnerer:

Backup-avdelingen deltar også i arbeidet med utarbeidelse og innsending av ulike kontrollavkastninger. Noen av avkastningene utarbeides daglig; noen blir utarbeidet ukentlig, hver fjerde, månedlig for innsending til International Division of Bank, hovedkontor, Reserve Bank of India og for riktig overvåking av backup avdelingen.

Back Office for innenriksdepartementet:

Ryggkontoret får en uavhengig bekreftelse på hver avtale fra motparten og avgjør avtalen bare hvis den ligger innenfor de eksponeringsgrenser som er tillatt for motparten.

Back office verifiserer også at prisene / prisene nevnt i avtalebrevene er i samsvar med markedet på det tidspunktet avtalen inngås. Slike bekreftelse gjøres ved å skanne Reuter-skjermene og legge ned markedsrenten på forskjellige tidspunkter. Utlåns- og lånerenten er også like verifisert.

Generelt er backkontoret ansvarlig for overholdelse av ulike risikobegrensninger pålagt av ledelsen og RBI, samt for nøyaktigheten og objektiviteten til transaksjonsdetaljene.

Ryggekontoret bør øke hastigheten og effektiviteten til kontroll, behandling og oppgjør av avtaler som gjennomføres av frontkontoret.

1. Bekreftelse av kontrakter er oppnådd for alle avtaler fra motpartsselskaper og behørig verifisert for korrekthet.

2. Avvik rettes opp samme dag.

Rate scan rapporter utarbeides med jevne mellomrom og avtaler inngått av forhandlere i vid avvik med markedsrenter.

Hvor det er nødvendig, kan disse avvikene undersøkes og rapporteres til høyere oppdrag for informasjon og nødvendig tiltak.

Verdipapirer i SGL-konto:

Overføringer gjennom SGL-kontoer av bankene som har SGL-anlegg, kan kun gjøres dersom de opprettholder en vanlig bankkonto hos Reserve Bank. Alle transaksjoner i statspapirer, for hvilke SGL-anlegget er tilgjengelig, bør kun legges gjennom SGL-kontoer.

Før utstedelse av SGL-overføringsskjemaer som dekker salgstransaksjoner, bør backkontoret sikre at de har tilstrekkelig balanse i de respektive verdipapirene i SGL-kontoene.

Under ingen omstendigheter bør en SGL-overføringsskjema utstedt av en bank til fordel for en annen bank sprette for mangel på tilstrekkelig balanse i SGL-kontoen. Kjøpsbanken bør kun utføre kontrollene etter at SGL-overføringsskjemaene er mottatt fra selgerbanken.

1. SGL-overføringsskjemaene skal være i standardformatet foreskrevet av Reserve Banken og trykt på semi-security papir med ensartet størrelse. Disse bør være serienummerert og det bør være et kontrollsystem på plass for å ta hensyn til hver SGL-form.

2. SGL-overføringsskjemaer skal undertegnes av to autoriserte tjenestemenn i banken hvis underskrifter skal registreres hos de respektive offentlige gjeldskontorer (Reserve Office) og andre banker.

3. SGL-overføringsskjemaet mottatt av innkjøpsbanken skal umiddelbart deponeres i sin SGL-konto. Ingen salg bør skje ved retur av SGL-overføringsskjema inneholdt av banken.

4. Eventuelle studs av SGL-overføringsskjemaer utstedt av selgerbank til fordel for kjøperbanken, bør straks bringes til varsel av Reserve Bank av kjøperbanken.

De samtidige revisorene bør bekrefte at investeringer som banken holder, som den siste rapporteringen fredag i hvert kvartal, og som rapportert til RBI, faktisk eies av den, ble vist ved fysisk eller utestående erklæring.

Reserve Bank of India har utvidet til alle markedsdeltakere anlegget av bosetninger i Government Securities transaksjoner over NDS (Negotiated Dealing System) - CCIL System i tillegg til oppgjøret under Delivery vs. Payment system.

Fra og med 1. april 2003 blir alle statspapirtransaksjoner (både direkte og Rego) utlignet obligatorisk gjennom Clearing Corporation of India Ltd. (CCIL). Eventuelle transaksjoner i Govt. Verdipapirer for oppgjør av bankene utenfor NDS-CCIL-systemet blir ikke underholdt av Reserve Bank of India siden den datoen.

Regnskap for tilbudene:

1. For alle inngåtte transaksjoner bør det utarbeides en avtale som bør inneholde opplysninger om motpartens navn, enten det er direkte avtale eller gjennom megler, og hvis gjennom megler, detaljer om sikkerhet, beløp, pris, kontrakt dato og klokkeslett. For hver avtale må det være et system for utstedelse av bekreftelse til motparten.

2. Tilbudslister skal være serielt nummerert og kontrollert separat for å sikre at hver avtale er korrekt regnskapsført.

3. På grunnlag av kuponger som er bestått etter verifisering av faktiske kontrakter, notater mottatt fra megler / motpart og bekreftelse av avtalen av motparten, skal kontoseksjonen selvstendig skrive regnskapsbokene.

4. En oversikt over megler-klare detaljer om tilbud gjennomført og megling betalt, bør opprettholdes.

5. Den interne revisjonsavdelingen bør kontinuerlig kontrollere transaksjonene i verdipapirer og overvåke overholdelse av de fastsatte forvaltningsregler og foreskrevne prosedyrer og rapportere manglene direkte til bankens ledelse.

Handel på børsene fungerer parallelt med dagens system for handel med statspapirer. Handlene som inngås på børsene, vil bli ryddet av deres respektive clearingfirmaer / clearinghus.

Handelsmedlemmer i børsene skal imidlertid ikke være involvert i oppgjørsprosessen for noen RBI-regulert enhet. Alle børsnoterte banker må avgjøres enten direkte med clearing selskap / clearing house (i tilfelle de er clearing medlemmer) eller annet gjennom en clearingmedlem custodian.

Banker som institusjonelle investorer på børsene, kan bare gjennomføre transaksjoner på grunnlag av å gi og ta imot verdipapirer. Kort sagt, det er ikke tillatt å selge statspapirer, selv om det er intradag.

Med sikte på å legge til rette for deltakelse på børsene i reglene som er foreskrevet av RBI, SEBI og børsene, vil Back Offices ha dematkontoer hos en bankinnskuddspartner (DP) i NSDL / CDSL eller med SHCIL i tillegg til deres SGL / CSGL kontoer med RBI.

Operative retningslinjer knyttet til handel med Govt. Verdipapirer på børs :

Back Office bør ha et hensiktsmessig internkontrollsystem som sørger for børshandel og oppgjøret før påbegynt drift på børsene.

Kontorarrangementet bør være slik at handel på NDS / OTC-markedet og på børsene enkelt kan spores for avregning, avstemming og ledelsesrapportering. Back Office bør derfor installere aktivering av IT-infrastruktur og tilstrekkelige risikostyringssystemer.

Bare SEBI-registrerte meglere som er autorisert av de tillatte utvekslingene (NSE, BSE eller OTCEL) for å foreta transaksjoner i statspapirer, kan brukes til å plassere kjøp / salgsordrer. Et gyldig kontraktsnotat som angir tidspunktet for utførelse, må hentes fra megleren ved slutten av dagen.

Alle transaksjoner må overvåkes av Back Office med sikte på å sikre rettidig mottak av midler og verdipapirer. Eventuell forsinkelse eller svikt bør straks tas opp med den aktuelle utvekslingen / myndighetene

På tidspunktet for handelen må verdipapirer være tilgjengelige hos bankene enten i deres SGL eller i dematkontoen med depotene.

Regnskapsstandarder:

For å oppnå en enhetlig regnskapsmessig praksis blant bankene for å reservere inntekt på andeler i verdipapirfond og egenkapital i All-India Financial Institutions, bør denne inntekten som en forsiktig praksis bokføres kontant og ikke på periodisk basis.

Når det gjelder inntekter fra statspapirer / obligasjoner fra offentlige foretak og finansinstitusjoner i hele India, hvor renten på instrumentene er forhåndsbestemt, kan inntektene bokføres på periodisering, forutsatt at renter betjenes jevnlig og ikke er i restance.

Samtidig revisjon:

Treasuryfunksjoner, dvs. investering, fondsstyring, inkludert mellombanklån, regnskapsredegjøring osv., Bør underkastes samtidig revisjon, og resultatene av revisjon skal plasseres før formann og administrerende direktør i banken med foreskrevne intervaller.

Det er bankens hovedansvar å sikre at det finnes tilstrekkelige revisjonshandlinger for å sikre at instruksjonene i samsvar med oppførselen av investeringsporteføljen oppfylles.

Den samtidige revisjonen vil dekke følgende aspekter, nemlig:

I. Sikre at vedkommende i forbindelse med kjøp og salg av verdipapirer har handlet innenfor sine delegerte myndigheter.

II. Sikre at verdipapirene annet enn dem i SGL og i dematform, som vist i bøkene, holdes fysisk.

III. Sikre at salgs- eller kjøpstransaksjonene gjøres til priser som er gunstige for banken.

IV. Gransker samsvar med meglerbegrensninger og inkluderer overskridelser observert i sine periodiske rapporter.

V. Bekreftelse av om interne retningslinjer for oppkjøp av tillatte aksjer, obligasjoner og PSU-obligasjoner i annenhåndsmarkedet er oppfylt.

Internrevisjon:

Innkjøp og salg av statspapirer mv er også utsatt for revisjon av interne revisorer også. Back Office forventes også å gjennomføre en halvårsrapport (per 31. mars og 30. september) i sin investeringsportefølje, som, bortsett fra andre operative aspekter av investeringsporteføljen, tydelig vil indikere at forhandlerne overholder de fastsatte interne investeringene politikk og prosedyrer av banken.

Liste over uttalelser, registrere råd og dekke brev, meldinger, som genereres av datamaskinen og trykt daglig og månedlig:

Daglig utskrift:

1. Rupee Funding Deals i dag.

2. Klar tilbud gjort i dag.

3. Regninger kjøpt i dag.

4. Videresend kontraktsbok i dag.

5. Regninger reversert i dag.

6. Interbanktilbud Registrer.

7. Daglig posisjon balansering.

8. Nostro Ledger.

9. Nosro Balanse.

10. Land eksponering.

11. Motparts eksponering.

12. Advance Bills Outstanding.

13. Daily Advance Bills Rapporter.

14. Gap daglig.

15. Videresende kontraktsråd til kunder.

16. Supplerende kontanter Bok.

17. Oppsummering av Nostro Accounts Valuation.

18. 5 dagers sammendrag av midler.

19. Rupee settlement-Interbank Contract modning på en bestemt dato (Kjøp og salg mot Rupees).

20. Interbankkontrakter modning på en bestemt dato (Forward Deals) inkludert TOM / SPOT / FORWARD.

21. Bekreftelser.

22. Interbankoppgjørsbeviser.

23. Pengemarkedsoppgjørskuponger.

24. Pengemarkedsbekreftelse.

25. Rupee Funding Statement.

26. Betalingsmelding fra Swfit.

27. Valutavis og datovis konsolidert Forward Purchase and Sales Statements for Next Two Months; Dette genereres for å bruke for å finansiere / redusere gapet gjennom bytte.

28. Fond på gitt dato.

29. Fondssammendrag.

30. Forex Utestående tilbud.

Noen månedlige utskrifter:

1. O / S Interbank.

2. O / S regninger.

3. O / S Klar.

4. O / S Forward Kontrakt valutavis, slipware, månedsvis.

5. O / S Avanserte regninger.

6. Sann posisjonerklæring.

7. IC4, IC6-erklæring.

8. R Returnerer og tillegg.