Datamaskinapplikasjon og Human Resource Management

Computer Application og Human Resource Management!

Dataprogrammet i human resource management er de ledelsesmessige bruksområder for bruk av datamaskiner som vanligvis kalles administrasjonsinformasjonssystem. I tilfelle Human Resource Management, er det kjent som Human Resource Information System (HRIS). Datamaskinen konverterer dataene til meningsfull informasjon som lederen trenger for å ta beslutninger, planlegging og kontroll.

I dag er HRIS datasystem basert informasjonssystem. Leder som beslutningstaker er en prosessor av informasjon. Han må ha muligheten til å skaffe seg informasjonen, lagre informasjonen, behandle og hente informasjonen og bruke den til riktig beslutning.

I dag øker kunnskapen med den enorme hastigheten. Det er en eksplosjon av kunnskap. Nåværende informasjon er svært viktig for riktig avgjørelse.

Hastighet og nøyaktighet er den spesielle egenskapen til datamaskinen. Maskinen blir ikke kjedelig eller trøtt. Det kan håndtere alle datamengder. Hastigheten og nøyaktigheten av datamaskinen har ført til hurtige transaksjoner og annen forretningsvirksomhet. Informasjonen gjøres tilgjengelig for ledelsen raskere Computer gir stor og sofistikert database til lederen som kan brukes til riktig tidspunkt for å ta avgjørelser.

Dagens dataspråk er brukervennlig som gjør at lederen kan lære nok ferdigheter på kort tid fra en dag eller to for å få tilgang til det meste av etterspørselen etter umiddelbar og ad hoc-informasjon, er dataene samlet korrekt, organisert og lagret i en datamaskin. Ledelsen må insistere på økonomisk kvalitet kvaliteten som er kostnadseffektiv. Det skal etablere kvalitetsstandarder som reflekterer behovene til organisasjonen. Det kan enkelt gjøres gjennom "Quality Circles". De bør fokusere sin oppmerksomhet på programmeringsteknikker, dokumentasjoner, ny teknologibruk etc. Datamaskinen er en tidsbesparende enhet.

Data og informasjon:

Det skiller seg mellom data og informasjon. Data er fakta og tall i form av historiske poster som ikke brukes til å ta avgjørelser. Informasjon derimot består av data som hentes og behandles og brukes til å ta beslutninger, prognoser og argument. Behandlede data er informasjon.

Beslutninger Støttesystem:

Beslutningssystem støtter lederen i beslutningsprosessen. Ifølge RH Sprague og ED Karlson er beslutningsstøttesystemet "et interaktivt datasystem som hjelper beslutningstakere til å benytte data og modeller for å løse ustrukturerte problemer."

Et beslutningsstøttesystem kan opprettes der senior og erfarne lederens prosedyrer og beslutningsmetoder kan replikeres. Det vil hjelpe ledere umåtelig å ankomme raskt ved en beslutning om ethvert problem knyttet til menneskelige ressurser i organisasjonen.

DSS letter den nåværende lederen å ha ekspertråd på fingertipsene. Systemet er brukervennlig. Det gir et readymade råd til utøvende. DSS for flere menneskelige problemer kan utvikles og holdes klar. DSS hjelper en leder til å planlegge for fremtiden.

Databasesystem:

Det er en samling programvare for behandling av innbyrdes relaterte data. I store organisasjoner er det en utvidelse i rekkefølge på bunnstrukturen. De står overfor et problem med å integrere organisasjonene menneskelige ressurser informasjon.

Deres aktiviteter bør integreres. Informasjonen om deres aktiviteter bør integreres. Det finnes flere programvarepakker som er utviklet for å integrere dataene i en database. Slike programvarepakker er kjent som databasebehandlingssystemer.

Databasestyringssystemene er spesielle dataprogrammer som gjør at brukeren kan opprette, manipulere, hente og vedlikeholde fildata. Databasebehandlingssystemet letter opprettelse, tillegg, sletting og modifisering og sortering av poster.

Det hjelper også med å utarbeide trykte rapporter i henhold til nødvendige spesifikasjoner. Det hjelper med å ordne dataene i ønsket rekkefølge. Det fungerer som et grensesnitt mellom applikasjonsprogram og kontorfiler.

Figuren nedenfor er en illustrasjon:

Databasebehandlingssystem gir tilgang til filforespørsler og informasjon, andre detaljer om ansatte, oppdateringsrekorder, skaper rapporter etc. Det gjør effektiv bruk av datastyrt lagringsplass.

Management Information System:

Ledelsesinformasjonssystem eller MIS er det gamle konseptet. Den datastyrte MIS er ny. Ledere brukte MIS for planlegging og kontroll. Datastyrt MIS lagde nye dimensjoner med økt hastighet og nøyaktighet. Bruken av datamaskinen har gjort administrasjonsinformasjonssystemet gjennomførbart. Det er ikke nødvendig at administrasjonsinformasjonssystemet skal bli datastyrt. Det er mange oppgaver som utføres perfekt av ansatte og ledere, men det er visse oppgaver som kan utføres raskt og nøyaktig av denne elektroniske maskinens "datamaskin".

I henhold til Gordon B. Davis og Margrethe H. Olson er styringsinformasjonssystemet "et integrert, brukermasksystem for å gi informasjon til å støtte operasjoner, ledelse og beslutningstakerfunksjoner i en organisasjon. Systemet benytter maskinvare og programvare; manuelle prosedyrer; Modeller for analyse, planlegging, kontroll og beslutningstaking; og en database. "

MIS hjelper til med å integrere organisatorisk informasjon. Med hensyn til human resources management hjelper det med å ha integrert informasjon når det gjelder menneskelige ressurser i organisasjonen. Informasjonen kan utnyttes av alle som trenger det som kunnskapen om datamaskinen ikke er nødvendig. Bare kunnskap om bruk av den vil gjøre. MIS er et støttesystem for ulike ledelsesfunksjoner.

Organisasjonen er et tekno-økonomisk og sosialt system. MIS trekker på organisasjonen, organisasjonsteori og ledelse. Hvis det hjelper til å forstå organisasjonsstruktur og design, organisasjonsendringsprosesser, motivasjon, beslutningstaking, organisasjonsadferdsmønster etc.

Organisasjon er et system som består av flere delsystemer basert på funksjonelle aktiviteter som Produksjon, Markedsføring, Personell, Finans, Salg, Regnskap og Materialer mv. MIS forsøker å få integrering for jevn arbeid. Menneskelige ressurser brukes i hver system bemanning respektive stillinger.

MIS hjelper til med å gi integrert informasjon om alle menneskelige ressurser i organisasjonen. Informasjonssystemet bør samsvare med organisasjonens ledelsesbehov. Dataprogrammer i Human Resource Management-programmet og kontorfiler. Figuren nedenfor er en illustrasjon.

Ledelsens behov og informasjonssystemer:

Informasjonssystemene kommer til redning av ansatte og ledere mens de utfører jobbene sine på arbeidsplassen. Systemet hjelper dem med å forbedre ytelsen som fører til fullstendig jobbtilfredshet. Informasjonen som kreves av ledelsen varierer i antall og kvalitet i henhold til deres posisjon og nivå i organisasjonshierarkiet.

Tradisjonelt har forvaltningen av organisasjonen en pyramidform, det vil si smalere på toppen med flatt base. Denne organisasjonspyramiden kan deles inn i tre nivåer; topp, mellom og nedre. Toppledelsen består av toppledere som ledende ansatte, administrerende direktør mv. Midtnivåadministrasjonen består av mellomstyrestyring, dvs. avdelingshoder og lavere ledelsesnivå består av frontlinjeveiledere, superintendenter og annet operativt personale. For å utføre arbeidene krever de ulike typer informasjon. Opplysningene for ytelse kan også deles, i henhold til disse nivåene fordi de beslutninger som skal gjøres, varierer i henhold til lederhierarkiet.

Det er vist i diagrammet nedenfor:

Toppnivåadministrasjonen krever beslutningsstøttesystem eller DSS for å ramme organisasjonsstrategi med hensyn til ulike aspekter ved organisasjonen. De kan ramme strategien med hensyn til menneskelige ressurser i organisasjonen. De må ta strategiske beslutninger som krever et interaktivt datasystem som kalles beslutningsstøttesystem.

Midtnivåadministrasjonen må ta taktiske beslutninger som de trenger databasesystemet, kjent som administrasjonsinformasjonssystem eller MIS. Lavere nivåledelse må foreta operasjonelle beslutninger for den faktiske arbeidsytelsen, systemet de krever for formålet er kjent som det elektroniske databehandlingssystemet eller EDP-systemet.

Informasjonen som kreves av lederen avhenger av den tekniske bakgrunnen, beslutningsprosessen og ledelsesmessig lederskapsstil vedtatt arten av organisasjonens organisasjonsstruktur og lederens oppfatning av krav til informasjon.

Human Resource System:

Menneskelige ressurser er faktisk et delsystem av et system, organisasjonen. Human Resources-systemet omfatter oppkjøp av menneskelige ressurser, trening og utvikling, kompensasjon, andre fordeler, helse og sikkerhet, jobbanalyse, stillingsbeskrivelse, jobbspesifikasjon, ytelsesevaluering, jobbevaluering, annen informasjon knyttet til menneskelige ressurser som kompetanse, kompetanse, erfaring, årlige økninger, bonus, kostnaden for å skaffe menneskelige ressurser, treningskostnader, komponere ferdighetsinventar, strategi med hensyn til oppkjøp, oppbevaring av menneskelige ressurser mv.

Den komplette informasjonen i alle sammenhenger skal holdes klar for hånden. Datamaskiner bistår med å holde all denne informasjonen og gjøre den tilgjengelig ved hånden av human resource manager. Menneskelige ressurser er en del av hele systemet. De jobber i alle funksjonelle områder av organisasjonen produksjon, markedsføring, salg, økonomi, logistikk, forskning og utvikling, reklame, etc.

Komplett informasjon skal lagres, kompileres, behandles, hentes sammen med eksterne organer som regjeringen, forhandlerne, grossister, finansører, leverandører etc. En systemorientert menneskelig ressursfunksjon integrerer og knytter seg til andre funksjoner i organisasjonen. Det datastyrte menneskelige ressurssystemet er kjent som human resource information system eller HRIS. Det behandles tidligere i kapitlet Human Resource Planning.

HRIS opprettholder oppdatert informasjon relatert til alle aspekter av menneskelige ressurser i organisasjonen og fungerer som beslutningsstøttesystem. Dens inngang er rå data og utdata er informasjon. Det er et system som anskaffer, manipulerer, analyserer, lagrer, henter og gjør tilgjengelig øyeblikkelig informasjon med hensyn til menneskelige ressurser i organisasjonen. Informasjonen er ferdig og strukturert en. Noen personell er pålagt å jobbe med systemet. De inkluderer System Manager som er ansvarlig for planlegging, overvåkning og kontroll av aktiviteter knyttet til datastyring.

Systemanalytiker er et annet personell som kreves i systemet for å studere og analysere problemene og forberede løsninger og programspesifikasjoner. Det tredje personellet i systemet og i hierarkiet er programmøren. Flere programmerere er pålagt å forberede dataprogrammer basert på spesifikasjoner utarbeidet av systemanalytiker. Det fjerde personellet i systemet som arbeider på det laveste nivået i hierarkiet er Data Entry Operator.

Flere slike operatører er påkrevd som er ansvarlige for å legge inn dataene i datasystemet. Denne maskinmaskinen grensesnitt er kjent som menneskelig ware eller livewire. Disse menneskene forbereder flere programvare og databaser og sender informasjonen på linjen ved å gjøre disse systemene tilgjengelige. På denne måten eliminerer avfall og oppnår betydelige forbedringer i datakvaliteten, og dermed hjelper linjelederne å løse sine menneskelige ressursproblemer.

De datastyrte systemene har verdiskapning for utvikling og administrasjon av menneskelige ressurser, noe som gir mulighet til å dukke opp som kraftbase i organisasjonen. Nå har elektronisk post, datamaskin til datalink og videokonferanse medført omdanning av menneskelige ressursfunksjoner. Det har også bragt ned de overheadkostnadene som påløper.

Human Resources Management Systemet består av flere innganger og utganger og andre aktiviteter og prosesser som arbeider gjennom informasjonsmedier. Systemet har et datastyrt databasebehandlingssystem, program for krysskontroll for nøyaktighet, moduler for å utføre bestemte funksjoner og et anlegg for spesiell informasjon som skal leveres på forespørsel.

Datamaskinbruk i HRM:

Den moderne teknologien har ført til sjøendringer og forvandlet organisasjonsstrukturen, arbeidet og kulturen. Datamaskiner og dataprogrammer har flommet inn i organisasjoner av alle slag og typer som gir ingen sjanse til å unnslippe fra sin innflytelse. De er mye brukt i human resource management.

Menneskelige ressurser planlegging:

De store dataene kreves for planlegging av menneskelige ressurser. Toppledelsen ønsker å forberede en langsiktig strategisk planlegging for menneskelige ressurser. Menneskelige ressursinformasjonssystem gir nødvendig informasjon som kreves for å gjøre viktige fremskrivninger angående menneskelige ressurser. Informasjonen kan også benyttes til å skaffe seg menneskelige ressurser, forfremmelse, overføring og karriereplanlegging. Informasjon om jobbanalyse hjelper til med planlegging av menneskelige ressurser.

Oppkjøp av menneskelige ressurser:

Oppkjøp av menneskelige ressurser skjer gjennom rekruttering og utvelgelse. Human Resources Informations System er et verktøy som gir mye hjelp til intern posting av jobber som gjøres gjennom rekruttering. Det er en intern rekrutteringskilde. Fullstendig informasjon om kompetanse, kompetanse, kunnskap, erfaring, opplæring, pedagogisk kvalifikasjon, alder, kjønn osv. Tilgjengelig for HR ressurs gjennom HRIS, slik at han kan fylle opp ledig stilling ved forfremmelse eller overføring.

Ekstern rekruttering gjøres også enkelt ved hjelp av datastyrt informasjon som opprettholdes av organisasjonene, ved å holde oversikt over uønskede søkere og til tider ta hjelp fra private arbeidsformidlingsbyråer som opprettholder databaser vedrørende ulike typer menneskelige ressurser tilgjengelig i ulike organisasjoner og eller andre personer på jakt etter jobber.

Oppkjøp av menneskelige ressurser ved valg er ganske lang og komplisert prosedyre er vedtatt. Alle disse komplikasjonene gjøres enkle ved hjelp av elektronisk informasjon. Test og skanning av applikasjoner utføres nøyaktig gjennom datamaskiner og sparer dermed mye tid og kostnader.

Trening og utvikling:

I trening og utvikling har datamaskinen blitt brukt i større grad. Det er datamaskinassisterte instruksjoner som er mye brukt treningsteknikker. Computerassisterte instruksjoner (CAI) er de programmerte læringsmetodene.

Tidligste i 1924 ble bruken av rudimentære undervisningsmaskiner laget, men med advent og tilgjengelighet av datamaskiner er den programmerte opplæringen nå i gang. Det datastyrte treningssystemet benyttes for verter av arbeidstakere som inkluderer mekanikere, kontorister, piloter etc. Datasimulering av ekte jobbssituasjon er av særlig betydning. Det er på arbeidsopplæringsmetoden. Det hjelper trainee å få praktisk erfaring.

Under datamaskinstyrte instruksjoner vurderes praktikantens kompetanse av datamaskinen før opplæringen påbegynnes. Vurderingen fortsetter til slutten av treningen. Vurderingen gjør treneren til å endre treningsinnholdet for å passe trenerenes behov.

Under datamaskinbasert opplæring kombineres anleggene med datamaskinstøttede instruksjoner og datamaskinstyrte instruksjoner. Å være omfattende gir det mange fordeler til læreren gjennom effektiv læring. Datamaskinbasert opplæring (CBT) gir umiddelbar tilbakemelding. En vanligere får mer kunnskap gjennom CBT enn i opplæring i klasserommet. Opplæringen gjennom CBT kan gis på arbeidsstedet eller hvor trainees møtes. Det er kostnadseffektivt.

Det påløper ingen kostnader på treneren, da det er den programmerte treningen. Det er en forbedring i CBT med tillegg av video som er høyteknologisk treningsteknikk og er kjent som interaktiv videoopplæring. CD-ROM brukes også til lederutvikling. Det er opp til organisasjonen å velge et passende elektronisk opplæringsteknikk avhengig av tilgjengeligheten av midler og typen av ansatte og ledere som gjennomgår opplæring.

Høyteknologiske opplæringsmetoder har høy innledende investering, men en gang kjøpt er det svært kostnadseffektivt. Evalueringen av trainees og treningsprogrammet kan umiddelbart foreligge, noe som ikke er mulig under andre tradisjonelle treningsteknikker.

Datamaskinen kan lagre informasjonen om praktikanter, deres ytelse og deres behov for videreutdanning. Oppdatert informasjon i dette henseende kan gjøres tilgjengelig når og når det kreves av menneskelige ressursforvalter eller enhver leder for det saks skyld.

HRIS-moduler kan brukes til å registrere opplæringen som mottas og kostnaden for opplæring kan overvåkes. Det er et konstant behov for å oppdatere kompetansen og kunnskapen til de ansatte og ledere for å møte de voksende behovene til organisasjonen. De datastyrt treningsprogrammene oppfyller disse behovene til organisasjonen.

Karriere og oppfølgingsplanlegging:

Karriereplanlegging krever grundig kontroll av ens egne preferanser, evner, ferdigheter, kompetanse, kunnskap og kompetanse og verdier og deres samsvar med jobbkravene på høyere nivå tilgjengelig i organisasjonen eller i en annen organisasjon. Dette gjøres enkelt og nøyaktig av datamaskinen for den enkelte medarbeider og leder og organisasjon.

Organisasjonen kan holde styr på slike ambisiøse ansatte og ledere. Slike personell er veldig bevisst på sin karriere og karrierevei. De tøver ikke med å forlate organisasjonen dersom en mulighet i karriereveien blir nektet dem.

Man kan si at karriereplanlegging og dataprogrammer er laget for hverandre. Den detaljerte oversikten over menneskelige ressurser i organisasjonen og jobbdetaljer kan lagres i en datamaskin. Oppdragssystem er et annet område hvor datamaskinen spiller en viktig rolle ved å foreslå en passende person for å lykkes en pensjonert på en stilling. Dette kan lett vedlikeholdes for både ansatte og ledere.

Kompensasjon:

Kompensasjon er enda et område hvor dataprogrammer kan gjøres. Kompensasjonen inkluderer lønn, lønn og andre ytelser. Informasjonen som kreves i dette systemet er lønn og økonomiske poster. Human Resources Informationssystem hjelpemidler i lønnsadministrasjon.

Flere programvarepakker er tilgjengelige i denne forbindelse for å opprettholde og overvåke kompensasjonsadministrasjonen. Medarbeider får opplysninger om lønnen som er tegnet av ham og obligatoriske fradrag fra lønn sammen med hans permisjoner til dato hver måned.

Det sparer manuell arbeid for å opprettholde de store og tunge ledgers. Nærmere opplysninger om arbeidstakers bidrag til gitt fond, renter derpå, opprettholdes også og med jevne mellomrom blir ansatte overlevert detaljene.

Prestasjonsvurdering:

Hvis fortjeneste eller ytelse er vurdert av en person, kan det være overlegen i rang og hierarki, er det et omfang for partisk holdning. Datamaskinen kan gi en løs løsning på problemet. Moduler er tilgjengelige for å hjelpe til med å evaluere ytelsen. Det er flere programvare tilgjengelig for å evaluere ytelsen til de ansatte og ledere som har flere karakterskalaer i kritiske områder av ytelse. Organisasjonen kan benytte seg av de relevante skalaene for å evaluere ytelsen til sine ansatte i ulike karakterer og rangere ved å variere karakterskalaen som leveres av programvaren.

Sikkerhet og helse:

Sikkerhet og helse på arbeidsplassen er svært viktig. Sunn ansatte uten sykdom som har alle kroppsdeler intakt og trygt, er organisasjonens eiendeler. Organisasjonen som har slike menneskelige ressurser burde skryte på seg selv. Det fortjener kreditt for gode bestemmelser med hensyn til sikkerhet og helse for sine ansatte.

Det er en drøm vekk fra fakta. Men organisasjonen kan ta ytterst forsiktighet over sine medarbeidere som holder journaler om yrkessykdommer, skader og gjør de ansatte oppmerksom på dem fra tid til annen, og også trekke oppmerksomheten til de ansatte mot farlige kjemikalier og andre slike materialer og deres bruk.

Personlig informasjonssystem kan utvikle programvare og opprettholde registre over ulike kategorier av yrkes sykdommer, farer, hvordan folk lider av dem, medisinsk behandling tilgjengelig, metoder for forebygging, sikkerhetstiltak på arbeidsplassen, bryr seg om å bli tatt osv.

Medarbeiderne kan regelmessig eller daglig, gjennom datanettverk, bli kjent med alle disse og advare om de farlige bivirkningene. Datamaskin i denne forbindelse kan gi et sunneste system for sikkerhet og helse for menneskets ressurser i organisasjonen. Datamaskinen bistår med å opprettholde helse, takle stress, endre livsstil og vedta den som passer til hans eller hennes helse, slanking etc.

Menneskelige relasjoner:

Opprettholde bedre menneskelige relasjoner er et problem som mange organisasjoner står overfor. Hver organisasjon forventer bedre menneskelige relasjoner og jevn fungerende. Forholdet mellom fagforeningen og ledelsen skal være jevn og samarbeidende. Datamaskinene kan bidra til å holde oversikt over forhandlinger mellom fagforeninger og ledelse, avtalene som er nådd mellom de to.

Datanettverket bidrar til å minne lederne av avtalene og avtalte vilkår mellom ledelsen og fagforeningene. Executives personlige datamaskin kan kobles til et online informasjonssøk og henting system human relations informasjon nettverk. Medarbeiderne kan også få tilgang til systemet, og vet godt hva deres ledere er enige om eller uenige med. Dette fremmer fullstendig åpenhet i menneskelige relasjoner eller arbeidsforhold i organisasjonen.

I moderne tid kommer gigantiske bedriftsorganer opp med et globalt nettverk som bruker lacs av ​​ansatte og andre tjenestemenn over hele verden. De har forskjellige synspunkter og krav. For å opprettholde dem effektivt og tilfredsstille deres behov, er det derfor nødvendig for organisasjonen å utvikle et ekspertsystem som gjør det mulig å ha en opinionsundersøkelse av de ansatte, deres oppfatning og råd. Datamaskiner hjelper til med å effektivisere prosessen.

Gjennom dette nettverket har ledere på hånden informasjon og nærkontakter med de ansatte. Eventuelle problemer avgrøder på en hvilken som helst plante hvor som helst, kan umiddelbart bli deltatt og nippet det i knoppen. Ekspertsystem kan utvikles for å holde kvalitativ informasjon sammen med kvantitativ. På denne måten spiller datamaskiner en viktig rolle i human resource management. Datamaskiner hjelper til med å legge til rette for jevn arbeids- og bekymringsfri miljø på anlegg, kontorer og hjemme. De hjelper til med å gjenopprette industriell fred og harmoni.