Effektiv forretningskommunikasjon: Prinsipper, 7C og fordeler

Les denne artikkelen for å lære om effektiv kommunikasjon. Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: 1. Prinsipper for effektiv forretningskommunikasjon 2. Syv Cs i effektiv kommunikasjon 3. Fordeler med effektiv kommunikasjon.

Prinsipper for effektiv forretningskommunikasjon:

Forretningskommunikasjon er en dynamisk og kompleks prosess.

For å gjøre denne prosessen effektiv og oppnå forretningsmålene, bør vi ta hensyn til følgende:

A. Utsikten over Chester I. Barnard:

Ifølge Chester I. Barnard må forretningskommunikasjon, for å være effektiv, ha en melding som er:

Jeg. Forståelig for mottakeren;

ii. Kompatibel med de berørte personers interesser

iii. Relevant til målene for organisasjonen; og

iv. Fysisk og psykologisk levedyktig.

B. Ti bud fra American Management Association:

American Management Association har foreskrevet følgende ti grunnleggende for effektiv forretningskommunikasjon:

Jeg. Lag en klar ide om informasjonen før kommunikasjon;

ii. Fikse målet, målet eller formålet med kommunikasjon

iii. Lag fysisk og psykologisk miljø for kommunikasjon;

iv. Lag plan for kommunikasjon gjennom konsultasjon;

v. velg riktig gjenstand for kommunikasjon;

vi. Gjør mottakeren innsett verdien av meldingen;

vii. Oppfølg kommunikasjonen;

viii. Ha en klar ide om betydningen av kommunikasjon;

ix. Handle i samsvar med kommunikasjon

x. Hør riktig.

C. Generelle prinsipper for effektiv forretningskommunikasjon:

De generelle prinsippene for effektiv forretningskommunikasjon kan beskrives som følger:

1. Klarhet:

Kommunikasjonsprosessen, for å tjene formålet, må sikre kommunikasjonens klarhet. En forretningskommunikasjon har klarhet når den uttrykkes på et språk og overføres på en måte som vil bli forstått av mottakeren.

Det grunnleggende målet med kommunikasjon er å bringe to tanker sammen, og dette kan bare være mulig når det som avsenderen betyr forstås av mottakeren på samme måte. Så, kommunikasjonen skal være klar og enkel på lett forståelig språk.

2. Tilstrekkelig:

Målet med kommunikasjon er å sikre en optimal informasjonsstrøm. Det skal være nok til å dekke feltet. Kommunikasjonsprosessen må sørge for at alle de meldinger som trengs av de ulike individer i organisasjonen i forbindelse med effektiv utførelse av deres offisielle plikter, må strømme opp til dem og videre at denne strømmen med hensyn til forskjellige typer meldinger må være tilstrekkelig.

3. Oppmerksomhet:

Meldingen, når den mottas, skal forstås riktig i sin mening og innhold med full oppmerksomhet. Til tross for uttrykkets klarhet kan den godt sammensatte meldingen synes å være svært vanskelig og kan som sådan ikke forstås på grunn av vår halvhjertede oppmerksomhet.

Så mottakerens full oppmerksomhet og konsentrasjon over meldingen lytter eller leser, bør anses å være svært viktig for riktig forståelse av meldingen som kommuniseres. Hvis meldingen mottar korrekt anerkjennelse og forståelse i mottakerens hender, vil kommunikatoren føle seg mye oppmuntret i sin innsats.

4. Timing:

Verktøyet til enhver melding til mottakeren er sterkt påvirket av aktualiteten. Kommunikasjonsprosessen bør derfor ikke bare sikre at meldingen når mottakeren, men også at den når til ham når han / hun krever det. Det er mulig at en person kan trenge litt tid til å kompilere en informasjon som har diversifisert og komplekst innhold.

Et passende tidsrom bør være tillatt for å vurdere haster og tidskrav for informasjonen.

5. Integritet:

Dette prinsippet krever at forretningskommunikasjonen skal støtte organisasjonsstrukturen og målene. En kommunikasjon er et middel og et verktøy for å sikre og opprettholde samarbeid mellom overordnede og underordnede som trengs for å oppfylle bedriftens mål.

Til dette formål bør det også legges særlig vekt på stillingen til underordnede ledere som er sentralene for kommunikasjon. De burde ha støtte og oppmuntring til å bruke posisjoner og status. Toppledere glemmer ofte dette og kommuniserer meldinger ved å sende disse underordnede ledere i et forsøk på å kontakte de ansatte for hvem kommunikasjonen er ment.

Denne prosedyren kan ikke være til fordel for underordnede ledere som opptar viktige stillinger med bestemt status. Derfor bør en kommunikasjon fra topp til bunn passere gjennom hvert trinn av linjeautorisasjonen.

6. Strategisk bruk av uformell organisasjon:

Informell organisasjon stammer fra behovet for overføring av informasjon. Det fortsetter med eller uten godkjenning av ledere og kan ha konstruktiv eller destruktiv endning. Så det bør være en lederes plikt å bruke det konstruktivt som kommunikasjonsmiddel.

Når uformell organisasjon vokser spontant, er det ikke tilrådelig å undertrykke eller stemple det ut. Det bør ikke også bli ignorert, men bør brukes til å overføre og motta kommunikasjon som supplement til formell organisasjon.

Dette vil sikre en ordentlig samordning og initiativrike innsats. Videre kan meldingen som formelt flyter mellom overordnet og underordnet, ikke være tilstrekkelig og upålitelig til å håndtere dem med en rask forståelse. I en slik situasjon er strategisk bruk av uformell organisasjon ledende for kommunikasjonsprosessen.

7. Balanse mellom tilpasningsevne og enhetlighet:

Den glatte arbeidet i en organisasjon er delvis avhengig av ensartethet. Likevel bør tilpasningsevne tas i bruk når ulike situasjoner og enkeltpersoner er involvert. Ordrer og rapporter kan kommuniseres gjennom systemene som gir mulighet for tilpasning til bestemte situasjoner.

8. Renter og aksept:

Formålet med en forretningskommunikasjon er å sikre et positivt svar. Personen kommunisert til, bør være interessert i meldingen og godta den. Nedadgående kommunikasjon er mer effektiv hvis moralen er god, og oppadgående kommunikasjon kommer gjennom når overordnet er en god lytter.

Mens du bruker prinsippene for kommunikasjon, bør du huske at de sjelden kan håndheves. Så, frivillig aksept av disse prinsippene av alle medlemmer av organisasjonen skal prøves.

9. Hilsen:

Hilsen bør opprettholdes for enhver pris i enhver form for kommunikasjon. I forretningskommunikasjon, spesielt er høflighet et tegn på en god organisasjon. Bruk av høflig språk, unnskyldning for en feil, takk for en tjeneste, å svare på et brev uten forsinkelse, etc. er noen av eksemplene på høflighet i næringslivskommunikasjon.

10. Kortfattet:

Bedriftskommunikasjon, for å være effektiv, bør være kortfattet. Bare nødvendige fakta skal oppgis, unngå gjentakelser.

11. Kanal:

Bruk av direkte og korteste kanal sparer gjenstanden for kommunikasjonen fra forvrengning. Det må tas hensyn til dette.

12. Tilbakemelding:

En kommunikasjon er fullført når tilbakemelding mottas fra mottakeren. Det ultimate målet for kommunikasjon er oppfylt gjennom dette prinsippet.

13. Toveiskommunikasjon:

Enveiskommunikasjon er ikke ønskelig. Det kan ikke oppfylle formålet med virksomheten kommunikasjon. Både avsenderen og mottakeren skal kommunisere med hverandre. Det hjelper tilbakemeldingsprosessen.

Syv Cs i effektiv kommunikasjon :

En kommunikasjon for å være effektiv krever følgende syv Cs:

1. Fullstendighet:

De første kriteriene for en effektiv kommunikasjon er dens fullstendighet. Meldingen eller konteksten til kommunikasjonen skal inneholde alle fakta som kreves for riktig reaksjon av mottakeren. En komplett kommunikasjon avklarer alle mulige spørsmål og bidrar til å ta en riktig beslutning.

2. Korthet:

Formålet med kommunikasjonen skal være kort og kort i naturen. Ingen unødig utbygging skal gjøres i en kommunikasjon. Ord som brukes i en kommunikasjon bør være hensiktsmessig, og uttrykket skal være presist. Gjentakelse bør unngås. Kortfattet melding sparer tid både avsender og mottaker.

3. Betraktning:

Under kommunikasjon skal avsenderen vurdere sosial og kulturell bakgrunn, utdanning, alder, følelser, etc. av mottakeren og endre språk, endre holdning og tilnærming tilsvarende.

4. Konkrethet:

Betongkommunikasjon refererer til utveksling av spesifikk, bestemt og nøyaktig informasjon i stedet for vag og generell informasjon. Det er overbevisende og akseptabelt for mottakeren, da det ikke er tvetydighet i det.

5. Hilsen:

En høflig tilnærming bør være tilstede i en effektiv kommunikasjon. Avsenderen av meldingen skal være våken med hensyn til mottakets verdighet, respekt og ære. Pass på at kommunikasjonen ikke kan skade, skade, forringe eller irritere mottakeren på noen måte. Sender vil også bli respektert i sin tur som ære hevder ære.

6. Klarhet:

Klarhet må opprettholdes i kommunikasjon. Ideen i meldingen bør uttrykkes tydelig. Det vil ikke forbli forvirring i forhold til meningen med meldingen. Avsenderen og mottakeren av meldingen vil forstå det identisk.

7. Korrektur:

Effektiv kommunikasjon bør være korrekt i stavemåte, konstruksjon av setning og bruk av språk. Grammatiske feil må unngås. Ordbok, datastyrt stavemåler, etc. kan brukes til å gjøre meldingsfeilen fri. Revisjon av teksten er nødvendig for å unngå uforsiktig forsømmelse. En korrekt melding skaper god innvirkning på mottakeren og forbedrer avsenderens prestisje.

Fordeler med effektiv kommunikasjon:

Kommunikasjon er en prosess for utveksling av informasjon, fakta, ideer, tanker, meninger mellom to eller flere personer eller en gruppe personer. Når kommunikasjonen er klar, komplett, konsistent, korrekt og fullstendig forstått av mottakeren, er den kjent som "Effektiv kommunikasjon". Hvis kommunikasjonen er uklar, ufullstendig, feil og vanskelig å forstå, kan det bli kalt "ineffektiv kommunikasjon".

Ineffektiv kommunikasjon gir ikke noe godt resultat; Tvert imot er det avlsgrunnlaget for misforståelse, mistillid, fiendskap, konflikt og kaos. I en bedriftsorganisasjon er effektiv kommunikasjon av største betydning, da den bidrar til beslutningsprosesser, øker produktiviteten, øker produktiviteten, gjør forretningsforholdet sterkt, øker kundenes tilfredshet og løser mange andre problemer.

Fordelene med effektiv forretningskommunikasjon er:

1. Hjelper med å ta beslutning:

En beslutning, for å være riktig og hensiktsmessig, må være basert på tilstrekkelig og korrekt informasjon som kun effektiv kommunikasjon kan bringe sammen.

2. Fremskynder arbeidsflyten:

Arbeidsflyt hindres ikke dersom bestillinger, instruksjoner, forslag etc. kommuniseres riktig og rettidig.

3. Øker produktiviteten:

Effektiv kommunikasjon gjør at arbeidstakerne kan konsentrere seg om deres respektive jobber og fjerner forvirring fra deres sinn. Det øker deres evne, effektivitet og kvalitet på ytelse som til slutt fører til høyere produktivitet.

4. Forbedrer jobbtilfredshet:

Effektiv kommunikasjon mellom ansatte og veileder på en arbeidsplass kan øke jobbtilfredsheten i begge endene. De ansatte mener at de er avgjørende for organisasjonen, og på den annen side føler veilederen seg også tilfreds med at hans ordrer utføres av de ansatte.

Når medarbeiderne vet klart hva de skal gjøre, når de skal gjøre og om belønningen for deres prestasjoner, kan de oppnå sine jobber effektivt. De forblir fornøyd og lojale overfor deres høyere autoritet.

5. Sparer tid og penger:

Hvis en kommunikasjon ikke forstås riktig, vil det bli behov for en samtale for å få klarhet i ekstra tid og penger. Effektiv kommunikasjon sparer tid og penger ved å hindre flere kommunikasjoner. Valg av passende kommunikasjonsmidler fra ulike metoder (f.eks. Telefon, mobiltelefon, e-post, faks, brev, ansikt til ansikt samtale), som per krav, kan spare både tid og penger.

6. Øker markedsføringsaktiviteten:

Varer og tjenester blir brakt til kundenes kunnskap gjennom kommunikasjons- og markedsføringsaktiviteter (f.eks. Reklame, bruk av ulike medier, etc.) blir gjort effektive gjennom det.

7. Gjør forretningsforbindelsen sterk:

Fruktbar kommunikasjon med eksterne personer og organisasjoner (f.eks. Kreditorer, banker, forsikringsselskaper, medforvaltere, etc.) gjør et sunt forhold til alle involverte.

8. Forbedrer profesjonelt bilde:

Måten en organisasjon kommuniserer kaster på inntrykk av effektiviteten i kommunikasjonen. God kommunikasjon betyr god og faglig effektiv organisasjon.

9. Øker kundenes tilfredshet:

Kundernes tilfredshet er et viktig aspekt av hensynet til en bedriftsorganisasjon. Eksistensen og veksten av en bedrift er i stor grad avhengig av det. Effektiv kommunikasjon er nødvendig for å oppnå kundenes tillit. Det klargjør alle spørsmålene (om produkter, tjenester, tilgjengelighet, priser, kvalitet, variasjon, etc.) av kundene og gjør dem lykkelige og fornøyde.

10. Løser ulike problemer:

Utallige problemer (f.eks. Sladder, rykter, konflikter, mistillid blant de ansatte, ledere etc.) kaster opp i en bedriftsorganisasjon på grunn av dårlig kommunikasjon eller ingen kommunikasjon. Effektiv kommunikasjon kan løse problemene enkelt. Det etablerer en sammenheng mellom ledere og ansatte. Forholdet mellom dem er lettet og ulike problemer og klager fjernes.