Hvordan gjøre komiteer effektive?

Komiteens organisasjonsform kan ikke dispenseres til tross for svakhetene. Det er noen områder hvor komiteer er det eneste alternativet for å bestemme bestemte saker. Det vil være bedre å gjøre komiteene effektive ved å forbedre deres funksjon.

Komiteene kan gjøres effektive på følgende måter:

1. Rimelig antall:

Antall medlemmer av komiteene skal hverken være for store eller for små. Tallet skal være slik som er viktig for å ta kollektive beslutninger. Antall medlemmer av komiteer med utøvende myndigheter bør ikke være over 4 til 5, og rådgivende komiteer bør være begrenset til 7 - 8 medlemmer. Det rimelige antall komiteer vil bidra til å ta beslutninger raskt.

2. Velinformerte Medlemmer:

Komiteens medlemmer bør være godt informert om hvilke områder de skal ta beslutninger om. Det vil også bidra til å gjennomføre disse vedtakene fordi folk vil ha tillit til medlemmene. Medlemmene bør være oppmerksomme på konsekvensene av deres beslutninger. Dette vil bare være mulig hvis de er klar over alle aspekter av problemet.

3. Effektiv leder:

Formann i komiteen bør være en person som kan organisere saksbehandlingen på riktig måte og hjelpe medlemmene til å nå beslutninger. Hvis møtet ikke gjennomføres på riktig måte, vil det være uendelige diskusjoner uten å komme frem til konklusjoner. Formannens visdom og taktfullhet vil gjøre komiteen målrettet og uunnværlig.

4. Klar kuttreferanse:

Komiteens rolle bør være tydelig stavet ut. Vilkårene skal hjelpe medlemmene til å kjenne deres rolle og begrensninger. Dersom komiteene ikke er gitt klare kuttreferanse, vil disse ikke tjene noe nyttig formål. Det kommer til å bli flere slag om busken og mindre konstruktivt arbeid. Når medlemmene er klare om sitt arbeid, vil de straks prøve å fullføre det.

5. Riktig briefing:

Komiteene bør være riktig informert av de ansvarlige ledere. Medlemmene skal være utstyrt med nødvendig informasjon og data slik at de er i stand til å anvende sinnet riktig. Hvis medlemmene ikke er oppmerksomme på visse aspekter av problemet, vil det ikke være mulig å bestemme riktige beslutninger. Utvalgene kan utføre jobben sin korrekt hvis alle aspekter av problemet er i deres kunnskap.