Topp 10 måter å utnytte tiden mer effektivt - forklart!

Les denne artikkelen for å lære om de fjorten måtene for riktig utnyttelse av tiden.

(1) Planlegging av arbeid:

Dette er det første trinnet i tidsstyring og riktig utnyttelse. En leder må planlegge arbeidet effektivt. For planleggingsarbeid skal han bruke dagplanlegger. Før han legger seg om natten, må han krite ut neste dags program. Han kan også planlegge for en uke, måned eller kvart i et år eller år. Uten å planlegge tiden, kan ikke noe konkret oppnås. Han burde fikse tid til å ta te, lunsj, formelle møter og samtale med sønnen, datteren, kone, foreldre og underordnede på kontoret. De bør også planlegge for reise fra hjemmet til kontoret. Han må holde det planlagte arbeidet i klarminnet.

(2) Tilordne prioriteringer til arbeidet som skal utføres:

For å fullføre arbeidet i tide skal man prioritere de forskjellige arbeidene som skal utføres på en dag. Det er noen arbeider som kan gjøres ved å snakke med de berørte personene på telefon. På riktig tidspunkt kan de kontaktes på telefoner og informere dem om oppgaven. Prioritetene kan fastsettes på følgende måte.

Prioriteter kan fastsettes og kategoriseres som vist ovenfor. Det hjelper med riktig utnyttelse av tid og effektiv styring.

(3) Myndighetens delegering:

Ingen leder kan utføre alle verkene selv, selv om han er svært effektiv. Han må delegere riktig autoritet til sine underordnede for å få arbeidene gjort av mindre haster eller betydning. Han bør trene sine underordnede tilsvarende for å ta på seg noe av ansvaret.

Ved å delegere noen av myndighet til sine underordnede til å delta i arbeidene, kan han konsentrere seg om mer presserende arbeider. Han kan dermed utnytte sin tid til flere viktige verk. Ikke-delegasjon innebærer å delta i hvert eneste arbeid av alle slag. Det betyr å kaste bort tid. Delegasjonen hjelper en leder til å utnytte tiden effektivt og få jobben gjort til det maksimale.

(4) Målinnstilling:

Ledelsen må vite hva han må oppnå. Han bør sette et mål først hva han ønsket å oppnå på en dag da han kan distribuere aktiviteter ved å distribuere blant sine underordnede og seg selv og gi tid til slutt. I mangel av mål lander han seg i forvirring.

(5) Forenkle prosedyrer:

Prosedyre for å oppnå arbeid bør være veldig enkelt og forståelig av alle som arbeider med deg og under deg. Minimer trinnene i prosedyren, slik at klokkeslettet blir lagret. Vedta ideell arbeidsmetode som er tidsbesparende. Prøv å unngå komplekse prosedyrer som spiser ekstra tid.

(6) Vær komfortabel:

Man bør være rolig og komfortabel hjemme og på kontoret. Han bør sitte komfortabelt i riktig stilling, og unngår noen smerter i kroppen. Det vil øke pausene for resten å kaste bort mye tid. Å være komfortabel, han kan kvitte seg med unødvendig stress og dermed sparer tid som kan brukes til å få mer viktig arbeid.

(7) Ikke kast bort tid:

Det er flere trivielle saker hvor mye tid er bortkastet. Slike aktiviteter skal begrenses til et minimum slik at mye av tiden ikke skal brukes. Tiden som er lagret, kan effektivt brukes til mer viktige aktiviteter. De innkommende telefonsamtalene kan også føre til sløsing med tid. Personlig assistent kan bli instruert til å viderebringe bare viktige anrop til ham hvile han selv kan svare på. Besøkende forstyrrer også arbeidet og spiser mye tid. Ledelsen kan fastsette en tid for besøkende, slik at viktig tid kan bli lagret og utnyttet for mer presserende arbeid.

(8) Klubber av identisk arbeid:

Arbeidet av lignende art kan klubbes sammen og ferdigstilles samtidig, i stedet for å tildele separate tider for slikt arbeid. Derfor blir mye tid lagret som kan benyttes til andre verk av viktig natur.

(9) Ta hurtig beslutning:

Å gjøre raske beslutninger, sparer mye tid. Unngå ubesluttsomhet. Obligthet fører til mer sløsing med tid. Obsessivitet er symptom på ineffektivitet fra lederens side. Aldri avbryte dagens arbeid for i morgen fordi i morgen aldri kommer.

(10) være systematisk:

En person som er systematisk i naturen liker å plassere alt, for eksempel filer, papirer og annet materiale på de riktige stedene, slik at de lett kan spores etter behov uten å jakte på dem. Jakt på papirer og filer etc. bruker mye tid, dermed sløsing med verdifull ressurs tid. Systematisk plassering av filer, papirer og materialer sparer tid som kan utnyttes fruktbart for arbeid av viktig natur. Man bør inkludere vanen med å plassere ting på de riktige stedene for å spare tid. Det øker også effektiviteten til menneskelige ressurser.

(11) Ta tilstrekkelig hvile:

Arbeide fører kontinuerlig til anstrengelse. Man bør ta en pause og hvile en stund. Det vil revitalisere en person. Han kan jobbe med interesse. Å ta en slik hvile er ikke sløsing med tid, men investering av tid til videre arbeid. Tiden kan utnyttes til maksimum på denne måten.

(12) Bruk hvert øyeblikk til bortskaffelse:

Å bruke hver sekund bør være øvelsen. Man bør lære å bruke hver brøkdel av sekund mens man arbeider. Hvis vi ikke klarer å utnytte det øyeblikket, er det borte for alltid. Disse små sekundene sammen gjør en dag, uke, måned, år og en epoke. Så ikke kast bort det, bruk det.

(13) Bruk av Daglig Planlegger:

Bruk av daglig planlegger gjør det mulig for lederen å holde et spor på sine aktiviteter som skal utføres på en dag. Han bør referere til planleggeren om morgenen og begynne sin daglige rutine.

(14) Gi tilstrekkelig tid til familien:

Hvis lederen er opptatt i sitt kontorarbeid og ikke klarer å tilbringe nok tid til sin familie, kommer han ofte under stress som vil ha dårlig effekt på helsen. Han må derfor ta tilstrekkelig tid fra sin travle timeplan for sine familiemedlemmer og nyt dem. Dette vil holde ham glad og glad og fri for innenlandske bekymringer.

Han kan lindre seg fra stresset på arbeidsplassen og være med familien. Neste dag i et muntert humør, vil han fullføre sitt arbeid til tiden. Riktig bruk av tid er svært viktig for en opptatt leder. Det er flere tidskilder og det er mange grunner til trivial natur som sløser med tid. En utøvende bør holde seg borte fra tidevoktere.