Prosjektorganisasjon: Definisjon, Meritter og Begrensninger

Les denne artikkelen for å lære om innledende observasjon, definisjon, funksjon, forhold, diagram, meritter og begrensninger av prosjektorganisasjonen.

Innledende observasjoner av prosjektorganisasjon :

Tradisjonelle organisatoriske strukturer er ikke egnet til å utføre store prosjekter av teknisk art, under dagens volatile og turbulente ytre miljøforhold.

Dermed behovet for et prosjekt organisasjonsstruktur.

Prosjektorganisasjon Definert:

Prosjektorganisasjon kan defineres som følger:

En prosjektorganisasjon er en, hvor en prosjektstruktur opprettes som en egen enhet eller deling innenfor en permanent funksjonell struktur; tegne spesialister og arbeidstakere fra ulike funksjonelle avdelinger som jobber under ledelse, kontroll og koordinering av prosjektleder for å fullføre prosjekter av teknisk og kostbar natur.

George R. Terry definerer en prosjektorganisasjon som følger:

"En prosjektorganisasjon er et foretrukket middel når et godt definert prosjekt må håndteres eller oppgaven er større enn noe, er organisasjonen vant til."

Funksjon av prosjektorganisasjon:

Under en prosjektorganisasjon er et team av spesialister og arbeidstakere trukket fra ulike funksjonsområder, ut av den permanente funksjonelle strukturen i organisasjonen - for å jobbe med et prosjekt. Prosjektlederen kan også ta hjelp fra eksterne kilder.

Prosjektgruppen fungerer under prosjektlederens overordnede kontroll og ledelse. Under videreføring av prosjektet avstår funksjonelle ledere sin autoritet over underordnede (som inngår i prosjektgruppen) til fordel for prosjektlederen.

Kommentarpunkt:

Når prosjektets gjennomføring er over; prosjektgruppen er oppløst og teampersonell går tilbake til deres respektive funksjonelle avdeling. Faktisk er et prosjekt organisatorisk system en permanent funksjon med mange funksjonelle organisasjoner. Som sådan, etter at ett prosjekt er fullført, kan de gamle prosjektgruppemedlemmene få tildelt roller mot softie-nytt prosjekt.

Betingelser som krever en prosjektorganisasjon:

Betingelser som krever opprettelse av en prosjektorganisasjon er som følger:

(i) Prosjektet er teknisk, krever høyeste presisjon og nøyaktighet, for eksempel skipbygging, utforming og lansering av satellitter, flyproduksjon etc.

(ii) Prosjektgjennomføring krever stor kostnad.

(iii) Tidsfaktor er en kritisk faktor; krever prosjektgjennomføring innen en begrenset foreskrevet tid. Eventuelle forsinkelser i gjennomføringen av prosjektet innen tid kan fortelle om omdømmet til organisasjonen.

Kart over prosjektorganisasjon:

Følgende diagram viser en typisk prosjekt organisasjonsstruktur:

Figuren illustrerer den permanente funksjonelle strukturen i organisasjonen, som består av produksjon, økonomi, markedsføring, ingeniør- og forskningsavdelinger. Det er to prosjektledere for prosjekt I og II. Hver prosjektleder har et prosjektteam bestående av personell trukket fra ulike funksjonelle avdelinger; og jobber under ledelse og kontroll av prosjektlederne.

Meriter og begrensninger av prosjektorganisasjonen:

(a) Meritter:

Følgende er hovedverdiene til en prosjektorganisasjon:

(i) Konsentrert oppmerksomhet på prosjektarbeid:

I en prosjektorganisasjon er prosjektlederens full og konsentrert oppmerksomhet på prosjektarbeid; som prosjektleder har ikke noe annet arbeid enn å delta i prosjektledelse. Han har fullmakt til å koordinere og kontrollere prosjektaktiviteter. Faktisk, under videreføring av prosjektet, avvikler funksjonelle ledere sin autoritet over sine prosjektpersoner, til fordel for prosjektlederen.

(ii) Fordeler med gruppespesialisering:

Prosjektteamet som ble dannet for å utføre prosjektarbeid består av spesialister hentet fra mange funksjonsområder. Dette fenomenet gjør det mulig for prosjektorganisasjonen, fordelene med gruppespesialisering.

(iii) Evne til å takle miljøpåvirkninger:

På grunn av prosjektlederens ledelse kombinert med spesialisert kunnskap om prosjektgruppemedlemmer, er prosjektorganisasjonen bedre i stand til å takle miljøutfordringer. Faktisk er en av grunnene til å skape en prosjektstruktur å lykkes med å bekjempe miljøstyrker.

(iv) Tidlig gjennomføring av prosjektet:

Prosjektorganisasjonen sikrer en rettidig gjennomføring av prosjekter; uten å forstyrre den normale driften av hele organisasjonen.

(b) Begrensninger:

Følgende er hovedbegrensningene til en prosjektorganisasjon:

(i) Fokuserte koordinasjonsproblemer:

I en prosjektorganisasjon er det økte koordinasjonsproblemer; på grunn av de ulike utsikterna til lagspesialister. Faktisk har spesialister en tendens til å overbelaste på sine spesialiserte synspunkter i forhold til hvordan prosjektet utformes og implementeres.

Denne tendensen til spesialister skaper en alvorlig hodepine for prosjektlederen; som hele tiden kan bli opptatt av å forene motstridende synspunkter av spesialister, får liten tid til oppmerksomhet mot prosjektets fremgang.

(ii) Uklart definert forhold:

Vanligvis i en prosjektorganisasjon er forholdene mellom prosjektleder og funksjonsspesialister ikke veldig klart definert. Denne situasjonen kan føre til spenning mellom dem; som resulterer i dårlige menneskelige relasjoner, i prosjektorganisasjonen. Til slutt kan prosjektets arbeidseffektivitet bli betydelig redusert.

(iii) Følelse av usikkerhet blant personell:

Vanligvis er det en følelse av usikkerhet i prosjektgruppenes personers sinn om hvor de skal søke ly, etter et bestemt prosjekt (som de var engasjert på), er over. Denne følelsen av usikkerhet om oppdrag skaper følelse av usikkerhet blant personell; og da har de en tendens til å strekke ut det eksisterende prosjektet for å forårsake forsinkelser ved rettidig gjennomføring av prosjektet.

(iv) Duplisering av innsats:

En prosjektorganisasjon lider av begrensning av duplisering av innsats, involvert i gjennomføring av prosjektaktiviteter. Når f.eks. I en prosjektorganisasjon er mer enn ett eller to prosjekter gjennomført; Det er ganske sannsynlig at de samme typer aktiviteter kan dupliseres, under gjennomføringen av ulike prosjekter. Dette fenomenet forteller i det siste om den samlede organisatoriske effektiviteten og lønnsomheten.