Columnar Book Keeping: Med Prøve

Eleven bør se en småpengebok og se hvordan kolonner gjør det mulig å analysere informasjonen enkelt og deretter registreres i bøker. Denne praksisen kan ofte utvides til andre datterbøker og til og med storboksen for å legge til rette for regnskapsarbeid, for å gjøre det mer nøyaktig og for å redde arbeidskraft. En systematisk bruk av kolonner i storboken og bøkene med opprinnelige oppføring kalles Columnar Book Keeping.

Columnar datterselskaper:

Hvis transaksjoner i hovedsak av samme art men av forskjellige typer forekommer ofte, kan den aktuelle datterboken styres med ekstra kolonner, og deretter kan transaksjoner angis i de aktuelle kolonnene. Anta at et firma har fire avdelinger.

Kjøpsdagboken kan deretter styres som følger:

Alle regningene for kjøp av varer for de fire avdelingene vil bli oppgitt i Kjøpedagboken og analysert og deretter lagt inn i hovedboken, i totals, ved slutten av måneden. Eksemplet på kjøp kan følges for opptak av salg og for registrering av kontanttransaksjoner også. Kontantboken, forklart tidligere i kapitlet, har kolonner på hver side for å registrere rabatt-, kontanter og banktransaksjoner.

Hvis transaksjoner av en type er tallrike, kan en kolonne også gis for å registrere dem. For eksempel på debitorsiden kan det være ekstra kolonner å registrere kontantsalg, kvitteringer fra skyldnere, diverse og totalt. (Den totale kolonnen er nødvendig for å se at ingen transaksjon er utelatt). På kredittiden kan det være kolonner å registrere kontantinnkjøp, betalinger til kreditorer, ulike typer utgifter og totalt.

Columnar Ledger:

Når ulike kontoer, spesielt personlige kontoer, har omtrent de samme elementene som vises i dem, er det mulig å styre storboeken på en slik måte at:

(i) Registrere transaksjoner i storboksen på en kolumnar måte datovis eller

(ii) Legg inn en rekke kontoer på samme side.

Kontoer av besøkende på et hotell er et eksempel på den tidligere typen, mens kontoer av studenter på en høyskole eller skole er et eksempel på sistnevnte. Et eksemplar av gjestens hovedbok på et hotell er gitt litt under.

I en skole eller høyskole tjener Fee-registret som hovedbok for studenter. Kolonner er gitt for studieavgift, bibliotek gebyr, eksamensgebyr, spill avgift, bøter, etc., og totalt. For å være med, er det en kolonne for "fremført". Etter kolonnen for total er "Kontant mottatt" og deretter "Balanse overført". Studentens navn skrives ut serielt på venstre side.

Kombinert Columnar Datterbøker og Personlig Ledger:

Hvis det for hver faktura er mottatt fra leverandørene, utføres en separat sjekk, eller hvis betalinger gjøres av kunder mot hver regning separat, kan det være mulig å fjerne personlig konto helt ved å gi kolonnene opptak av betalingsopplysninger.

Navnet mot hvilket slike opplysninger ikke er oppgitt, er fremdeles utestående. I hovedboksen vil totale kreditorer og totale gjeldsbrevene bli opprettholdt og oppført i totalsummer. Kreditorer som ikke har blitt foretatt ennå, vil bli oppført og samlet og summen i forhold til balansen i Total Kreditorkonto; Hvis de to er enige, er det ingen feil. Samme prosess med hensyn til debitorer vil fastslå nøyaktigheten av skyldige beløp fra skyldnere.

Bestemmelsen om kjøpslager vil være som vist nedenfor:

Systemet som er skissert over, kan ikke fungere hvis betalingene gjøres på konto eller hvis det er en løpekonto hos partene. Også, hvis det er mange avkastninger, kan det hende at systemet ikke fungerer jevnt. En feil i systemet er at alle transaksjoner med en leverandør eller en kunde ikke vil være tilgjengelige på ett sted og dermed mye arbeidskraft må tilbringes dersom informasjon om salg til en kunde eller kjøp fra en leverandør er nødvendig. Columnar Book Keeping er dermed av ulike typer og et firma må selv bestemme seg for hvor mye regnskapsarbeidet kan gjøres ved bruk av ekstra kolonner i ulike regnskapsbøker.