10 Fordeler med å følge den byråkratiske strukturen for å administrere organisasjonen

Fordeler med å følge den bureaukratiske strukturen for å administrere organisasjonen din!

Den klassiske form betyr en byråkratisk struktur der det er et hierarki av makt og ansvar, og retningene går primært fra toppledelsen til de lavere nivåene av arbeidstakere gjennom dens hierarkiske ranger. Disse retningslinjene er:

Image Courtesy: 2.bp.blogspot.com/-BACFLfzL4to/UdBss-t8pvI/AAAAAAABNCE/_e8PjODHSgs/s1024/leadership2.jpg

1. Myndighetens linjer bør være tydelig angitt og skal løpe fra topp til bunn i organisasjonen:

Dette prinsippet er kjent som skalarprinsippet og autoritetslinjen refereres til som kommandokjede. De store beslutningene blir gjort og politikkene formuleres på toppledelsesnivå og de filtrerer ned gjennom de ulike ledelsesnivåene til arbeidstakere. Maktlinjen bør klart fastslås slik at hver person i denne kommandoen kjenner sin autoritet og sine grenser.

2. Hver person i organisasjonen skal rapportere til bare en sjef:

Dette kalles prinsippet om "kommandoenhet" og hver person vet hvem han rapporterer til og hvem rapporterer til ham. Denne prosessen eliminerer tvetydighet og forvirring som kan oppstå når en person må rapportere til flere enn en overlegen.

3. Ansvaret og myndigheten til hver veileder skal etableres tydelig og skriftlig:

Dette vil tydeliggjøre veilederens nøyaktige rolle med hensyn til grensene for hans myndighet. Myndighet er definert som "den formelle rett til å kreve handling fra andre", og ansvaret er ansvaret for denne myndigheten. Med klart definert myndighet og ansvar vil det være lettere for veileder å spore og håndtere problemer og ta hurtige beslutninger når det er nødvendig.

4. De høyere lederne er ansvarlige for handlinger av sine underordnede:

Lederen eller veilederen kan ikke dissociere seg fra hans underordnes handlinger. Derfor må han være ansvarlig for sine underordnes handlinger.

5. Myndighet og ansvar bør delegeres så langt nedover den hierarkiske linjen som objektivt mulig:

Dette vil plassere beslutningsprosessen i nærheten av den faktiske operasjonen. Dette vil gi toppledelsen mer ledig tid til å satse på strategisk planlegging og overordnet policyutvikling. Dette er spesielt nødvendig i store komplekse organisasjoner. Dette prinsippet er kjent som "desentralisering av makt" i forhold til sentralisert kraft der alle beslutninger er gjort øverst.

6. Antall myndighetsnivåer skal være så få som mulig:

Dette vil gjøre kommunikasjonen enklere og klar og beslutningen gjøres raskere. En lengre kommandokjede resulterer vanligvis i "run-around", fordi ansvaret ikke er klart tildelt og dermed blir tvetydig. Ifølge Gilmore® behøver de fleste organisasjoner ikke mer enn seks nivåer av tilsyn, inkludert presidentens nivå.

7. Spesialiseringsprinsippet bør brukes når det er mulig:

Presis arbeidsdeling letter til spesialisering. Hver person bør tildeles en enkelt funksjon der det er mulig. Denne regelen gjelder både enkeltpersoner og avdelinger. Den spesialiserte operasjonen vil føre til effektivitet og kvalitet. Imidlertid må hvert spesialiseringsområde være sammenhengende med det totale integrerte systemet ved å koordinere alle aktiviteter i alle avdelinger.

8. Linjefunksjonen og stabsfunksjonen skal holdes skilt:

Overlapping av disse funksjonene vil resultere i tvetydighet. Linjefunksjonene er de som er direkte involvert i operasjonene som resulterer i oppnåelsen av selskapets mål.

Personalefunksjoner er hjelp til linjepunktet og tilbyr hjelp og råd. For eksempel er juridiske, PR og salgsfunksjoner alle stabsfunksjoner. Aktivitetene til linjeledere og stabsledere bør koordineres for å oppnå synergetiske resultater.

9. Kontrollspenningen skal være rimelig og godt etablert:

"Kontrollpanelet" bestemmer antall stillinger som kan koordineres av en enkelt leder. Kontrollpanelet kan være smalt der det er relativt få personer som rapporterer til samme leder eller det kan være bredt der mange personer er under tilsyn av samme leder.

Et slikt kontrollpanel vil imidlertid avhenge av likhet eller ulikhet av underordnede stillinger og hvor gjensidig avhengige disse posisjonene er. Jo mer gjensidig disse posisjonene er, desto vanskeligere er koordinasjonen. I slike sammenkoblede stillinger er det tilrådelig å ha ikke mer enn fem eller seks underordnede arbeidere under en hvilken som helst leder.

10. Organisasjonen skal være enkel og fleksibel:

Det skal være enkelt fordi det er enklere å administrere, og det bør være fleksibelt fordi det raskt kan vedta til endrede forhold. Det skal være slik at det enkelt kan utvides eller reduseres etter hvert som tiden krever det. Videre vil enkelhet gjøre kommunikasjonen mye enklere, rask og nøyaktig, noe som er nødvendig for vellykkede organisasjoner.

Mens disse prinsippene generelt gjelder for klassiske organisasjoner som foreslått av Frederick Taylor og Henry Fayol, og har blitt vedtatt for å lette administrasjonen, har noen nyere prinsipper utviklet seg som har blitt en integrert del av de fleste moderne organisasjoner.

Disse nye prinsippene om deltakende beslutningsprosesser, utfordrende arbeidsoppgaver, målstyring og decentralisering av myndighet og snart blitt integrert med de tradisjonelle. Tanken er å stimulere kreativitet, oppmuntre til vekst og optimalisere bruken av alle ressurser i å nå målene i organisasjonen.