Topp 4 tiltak for kontroll av kapitalutgifter
Les denne artikkelen for å lære om følgende fire tiltak for kontroll av kapitalutgifter, dvs. (1) Investeringsbudsjett, (2) Forespørsel om midler, (3) Variansanalyse og (4) Oppfølging.
1. Investeringsbudsjett:
Planlegging er det første og mest avgjørende skrittet for kontroll. Derfor er det første trinnet i kapitalutgiftskontrollen utarbeidelsen av investeringsbudsjettet.
Dette budsjettet skisserer ulike typer prosjekter som nye prosjekter, utvidelsesprosjekter, moderniseringsprosjekter og diversifiseringsprosjekter som skal tas opp, og forklarer hvordan disse prosjektene skal finansieres over en gitt periode. Forespørselen om investeringsprosjekter kommer fra ulike organisasjonsavdelinger.
Mens de sender inn sine forespørsler om investeringsprosjekter, gir de følgende informasjon:
(a) Beskrivelse av forslaget,
(b) Begrunnelse for å gjøre et slikt forslag,
(c) Kostnadsestimater,
(d) Estimater av effektivt økonomisk liv, og
(e) Netto ytelser forventet fra forslaget.
De individuelle forespørslene sendes til budsjettkomiteen for foreløpig gjennomgang, screening, koordinering og endelig konsolidering.
Når man vurderer de enkelte forespørsler, ser komiteen hovedsakelig på forslaget til følgende aspekter:
(a) At alle forespørsler passer godt inn i selskapets langsiktige planlegging og programmer,
(b) De er økonomisk gjennomførbare, og
(c) Individuell forespørsel Må ikke opprette ubalanser i avdelinger.
Eksempelvis kan vurderingen av et utvidelsesprosjekt føre til ubalanse i avdelinger dersom salgsavdelingen ikke kan selge overskytende produksjon. Når forslagene er funnet verdt, anbefales de til høyere nivå ledelse for endelig godkjenning.
2. Forespørsel om midler:
Når prosjektene er godkjent, bør den aktuelle avdelingen sende inn en detaljert anmodning om disponering av midler.
Denne forespørselen kan være en forespørsel om:
(a) Opprinnelige kapitalbudsjett,
(b) Ekstra midler, og
(c) Substituert nytt prosjekt.
På grunn av visse endrede forhold eller omstendigheter, hvis det godkjente prosjektet ikke kunne ta opp, kan det bli forlatt ved å gi riktige grunner til oppgivelse. Når oppsigelsen er godkjent, blir midlene tildelt og senere kansellert brukt til andre prosjekter basert på prioriteringer.
3. Variansanalyse:
Dette er en viktig oppgave i kapitalutgiftskontroll. Den faktiske ytelsen sammenlignes med estimater og varians eller avvik blir notert, analysert og rapportert på.
Etter hvert som prosjektgjennomføringsarbeidet utvikler seg, blir de faktiske utgiftene som er påløpt, sammenlignet med budsjettestimatene. Når det forventes at den faktiske kostnaden kan overstige de opprinnelige estimatene, vil det bli foretatt en formell anmodning om ytterligere midler eller for revisjon av planen.
For å få bedre kontroll, innføres et system for å ringe for månedlige eller ukentlige rapporter om individuelle prosjekter eller jobber. Disse rapportene kan være i form av kapitalprosjektutgifter, oppsummering av nåværende kapitalprosjekter, periodisk kapitalprosjektkostnadserklæring og ukentlig oversikt over kostnadsdetaljer.
4. Oppfølging:
En oppfølging av utførelsen av kapitalprosjekter er svært viktig. Det gjør det mulig for ledelsen å avgjøre om de forventede besparelsene faktisk er realisert eller ikke.
Oppfølgingen i skjemaet etter gjennomføring av revisjonen tjener to formål:
1. Det indikerer svakhetsområdene til ledelsen.
2. Det skaper tillit til det fremtidige investeringsprogrammet for kapitalutgifter. Imidlertid er revisjonen etter gjennomføring en vanskelig oppgave.
Mange kompensasjonsfaktorer som volum- og prisendringer og lønnsøkning mv kan skjule eller vildlede de faktiske resultatene fra prosjektet. Derfor er en revisjonskomité etter utførelse utarbeidet som Chief Engineer, Plant Manager, Internal Auditor, etc., som medlemmer.
Utvalget bør utarbeide en rapport i proforma som er fastsatt i hovedbudsjettmanualen. Utvalgsrapporten bør spesifikt angi årsakene til mangel, om noen, korrigerende tiltak som skal tas, og hvilken periode tiltakene skal iverksettes.
